事件管理工作流程
實作事件管理流程,跨越事件生命週期的所有階段,從規劃事件和傳送計畫以供批准到執行和結束。
必要版本
| 提供版本：Lightning Experience |
| 提供版本：具有 Life Sciences Cloud、Life Sciences Cloud for Customer Engagement 附加元件授權和 Life Sciences Customer Engagement 受管理封裝的 Enterprise 和 Unlimited Edition。 |
| 所需的使用者權限 | |
|---|---|
| 建立工作流程階段、路徑和動作: | 「Life Sciences 商業管理員」權限集 |
「受管理事件」工作流程建立在「一般工作流程組態」上,提供用於執行各種事件類型的結構化架構,例如發言者事件、代表主導的事件和醫療照護專業贊助事件。工作流程也提供彈性的自訂選項,讓管理員可以根據組織的獨特需求量身打造工作流程。
事件管理中的事件類型
發言者事件是由公司主辦的事件,其中醫療照護專家 (由公司契約) 會將已批准的教育或促銷內容傳遞給其他 HCP。製藥公司會計畫並控制事件物流、內容和合規性需求。發言者事件受到高規範,且需要正式批准、發言者契約、出席次數捕捉和事件後協調。發言者事件通常用於結構化教育,且需要詳細的費用追蹤和透明度報告。
代表主辦的事件是由銷售代表主辦的會議,但沒有付費的外部發言者。代表以較小的形式將批准的資料直接呈現給 HCP。不同於標準造訪或通話,其通常涉及一對一互動且沒有可報告的值轉移,代表負責事件可能包含需要值轉移報告的餐點或其他項目。「代表負責事件」通常用於產品更新、疾病狀態教育或建立關係的互動。
當製藥公司為 HCP 提供財務支援,以出席該公司未組織或控制的第三方事件 (例如醫療會議或會議),便會發生 HCP 贊助事件。公司不會管理議程、內容或發言者,也不會主辦事件。贊助需要嚴格的合規性審查、批准和透明度報告,但不涉及出席者登入、調查或公司執行事件。
每個事件,無論其最終目的為何,都具有下列階段:草稿、待批准、已批准、執行、結束。不過,您可針對每個階段設定的階段作業動作不同。根據事件的類型和目的,為您的組織定義下列動作。
下表僅作為管理員如何定義工作流程路徑的範例。
| 階段 | 角色 | 發言者事件 | 代表主導的事件 | HCP 贊助事件 |
|---|---|---|---|---|
| 草稿 | 召集人 |
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| 待批准 | 批准者 |
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| 已批准 | 召集人 |
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| 執行 | 召集人 |
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| 結束 | 召集人 |
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事件工作流程
已針對「受管理事件」物件設定「受管理事件」工作流程動作。控制工作流程路徑進度的欄位是「受管理事件的狀態」欄位,您必須為該欄位定義動態選項清單值,工作流程才能運作。
工作流程路徑有兩個作業:「受管理事件召集人作業」與「受管理事件預設作業」,針對路徑的每個階段進行設定。因此,在「草稿」階段中,工作流程有兩個階段作業:「草稿受管理的事件召集人作業」和「草稿受管理的事件預設作業」。
「受管理的事件召集人作業」會定義事件召集人可採取的動作,例如進行事件物流的調查。「受管理事件預設作業」可作為驗證,以確保未將任何動作指派給其他角色。如果移除「受管理事件預設作業」作業,則系統會引發錯誤。
此架構可讓管理員精確定義哪些角色 (召集人、聯席召集人、協調員或如稽核員等自訂角色) 可在每個事件狀態執行哪些動作。
在「草稿」階段中,規劃角色可以完成設定工作,例如新增產品、主題、參與者和傳送電子郵件。在「待批准」中,只有指派的批准者可以看見並使用「批准」或「拒絕」,組織者和銷售代表沒有這些動作的存取權。在「已批准」中,使用者會看到批准後動作,例如傳送邀請。
整體而言,每個狀態都會顯示角色特定的動作集,讓使用者只會看到該階段所需的內容,進而改善清晰度、控制和合規性。
針對每個階段作業,您可以執行下列動作:
- 建立子系階段作業。
- 變更用於階段作業的建立、編輯和刪除函數。
- 新增篩選條件以定義階段作業動作的存取權。
自訂受管理事件工作流程路徑,以新增您需求特定的階段作業和動作。或者,複製預設工作流程以建立您自己的工作流程。停用預設工作流程,然後啟用新工作流程以使用它。
先決條件
- 確定下列觸發處理常式已啟用。
- StagePathPermissionHandler
- ColleagueSurveySharingHandler
- SurveyInvitationSharingHandler
- 將「Life Sciences 事件工作流程」Lightning 應用程式產生器元件新增至「受管理事件」記錄頁面。
- 為受管理事件的狀態欄位建立選項清單值。
自訂啟動調查工作流程動作
「事件管理」提供預設的「啟動受管理事件調查」開放元件類型工作流程動作,此動作使用 lsc4ce:LaunchSurveyModal 開放元件來啟動事件特定的調查。
根據您組織的需求變更工作流程動作內容,並在事件的完成階段中設定動作,讓銷售代表能夠啟動調查。
- 進入 App Launcher,尋找並選取「管理員主控台」。
- 選取「工作流程組態」圖標。
- 在左側瀏覽窗格中,選取「工作流程動作」。
- 前往「開啟元件」索引標籤。
-
若要自訂「啟動受管理事件調查」動作,請按一下動作旁邊的
,然後選取「編輯」。
-
視需要變更元件參數,然後新增調查名稱。
例如,輸入
("enableRetake":true,"surveyNames": ["dreamforce_survey"]) - 儲存您的變更。
自訂受管理的事件電子郵件參與者工作流程動作
依預設,「事件管理」會提供「受管理的事件電子郵件參與者」工作流程動作,其會使用 lsc4ce:mngEventParticipantEmailing 元件將電子郵件傳送給事件參與者。根據您組織的需求,量身打造並自訂工作流程動作,例如僅將電子郵件傳送給接受事件邀請的參與者。
- 進入 App Launcher,尋找並選取「管理員主控台」。
- 選取「工作流程組態」圖標。
- 在左側瀏覽窗格中,選取「工作流程動作」。
- 前往「開啟元件」索引標籤。
-
若要自訂「受管理的事件電子郵件參與者」動作,請按一下動作旁邊的 ,然後選取「編輯」。
- 視需要變更元件參數。例如,若只要傳送電子郵件給已接受邀請的參與者,請輸入 {participantResponses":["Accepted"]}。
- 儲存您的變更。
自訂工作流程路徑
根據您的組織量身打造工作流程路徑。此外,選擇您要設定「啟動調查」與「受管理事件電子郵件參與者」工作流程動作的位置。例如,在工作流程的草稿階段中傳送電子郵件邀請,並在事件結束時啟動調查。
- 進入 App Launcher,尋找並選取「管理員主控台」。
- 選取「工作流程組態」圖標。
- 在左側瀏覽窗格中,選取「工作流程路徑」,然後按一下「受管理事件工作流程」。
-
將「啟動受管理事件調查」動作新增至使用者可進行調查的工作流程階段。
- 選取代表該事件完成狀態的階段。
- 在「階段作業」下,選取「已完成受管理事件預設作業」。
- 在對應的「階段作業動作」索引標籤中,按一下「新增動作」,然後選取「開啟元件」。
- 在「新增動作」視窗中,選取「啟動受管理事件調查」,然後儲存您的變更。
- 同樣地,將「受管理的事件電子郵件參與者」工作流程動作新增至工作流程中的適當階段,例如事件草稿階段。
-
若要定義哪些使用者角色可在特定階段中執行特定動作,請設定階段條件。
例如,設定篩選條件,以僅向目前的使用者顯示「啟動調查」按鈕 (如果他們是事件的召集人或聯席召集人)。
- 前往「階段作業條件」索引標籤。
-
若要新增篩選條件,請按一下
。
- 選取「受管理事件」欄位,例如「目前使用者事件角色」。
- 儲存您的變更。
- 針對「運算子」,選取「在」。
-
針對「值」,輸入在「事件管理參與者角色的角色」欄位中定義的選項清單值 API 名稱,例如 「召集人」。
小秘訣 在「值」欄位中指定召集人和聯席召集人角色,並以分號分隔。 - 儲存您的變更。
- 自訂工作流程路徑以新增您選擇的階段作業、條件和作業動作。
- 儲存您的變更。
- 啟用工作流程。
