Administrer begivenheder

Planlægningsfase for forhåndsgodkendelse: Som arrangør er planlægningsfasen af største betydning. Begivenhedens kladdefase er grundlaget for en begivenhed. Du bestemmer, hvilket emne der skal præsenteres på begivenheden, og derefter fortsætter du til den komplekse opgave at rekruttere deltagerne. I tilfælde af talermøder involverer deltagerrekruttering valg af den rigtige taler, der er uddannet til at give en forelæsning på begivenheden, og som også overholder begivenhedsregler. Derefter finder du ud af, hvornår og hvor begivenheden skal finde sted, og beregner de estimerede omkostninger for begivenheden. Når opsætningen er klar, sender du kladdeplanen til din managers godkendelse. Godkendelsesprocessen kan tilpasses i henhold til din organisations krav.

Planlægningsfase efter godkendelse: Når din begivenhedsplan er godkendt, starter du med at sende mailinvitationer til deltagerne, medarbejderne og eksperterne. Spor deltagernes svar, og afslut logistiske serviceudbydere, f.eks. leverandører og caterere.

Kørselsfase: Dette er begivenhedens dag. Når deltagere ankommer, skal du registrere deres deltagelse ved at starte tilmeldingsarket. Registrer alle typer af deltagere, inklusive tilmeldinger. Bekræft talernes tilstedeværelse, og opdater deres status til "Tilsluttet". Under begivenheden skal du gøre det nemmere for de understøttende processer ved at starte præsentationer.

Nærhedsfase: Afslut begivenheden ved at starte en undersøgelse for at give feedback for begivenhedslogistikken. Registrer faktiske omkostninger for at afstemme forskelle mellem estimeringer og faktiske tal. Registrer og afstem indskrevne og ikke-profilerede deltagere med systemregistreringerne.

• Planlægning af før godkendelsesbegivenhed
  Planlæg din administrerede begivenhed ved at oprette begivenhedsregistreringen, acceptere overensstemmelseserklæringer, tildele emner og tilføje deltagere. Vælg den placering, hvor begivenheden skal hostes, og beregn begivenhedsudgifter ved at tilføje estimerede udgifter. Indsend planen til godkendelse i henhold til din organisations regler. Når godkendelsen er gennemført, skal du sende mailinvitationer ud og overvåge svar.
• Efter godkendelse-opgaver
  Når din manager har godkendt din plan, skal du tilføje den estimerede udgift for begivenheden og afslutte logistikudbyderen. Send derefter invitationer til deltagere. Overvåg deres svar, og opdater deres registreringsstatusser tilsvarende.
• Begivenhedsudførelse
  Start det elektroniske tilmeldingsark på dagen for begivenheden for at registrere deltagersignaturer og måltidspræferencer.
• Efter begivenhed-opgaver
  Når begivenheden er afsluttet, er det tid til at fuldføre lukkeudgaver. Registrer de faktiske udgifter, der er påløbet under begivenheden, og tildel udgifterne til deltagerne. Angiv detaljerne for de deltagere, der ikke har en eksisterende registrering i systemet. Endelig skal du starte en undersøgelse for at give din feedback om begivenheden.
• Mobil og offline begivenhedsudførelse
  Begivenhedsstyring understøtter mobil og offline-kørsel inde fra mobilappen og hjælper konsulenter med at administrere login, deltagere, præsentationer og undersøgelser, selv når der ikke er tilgængelig forbindelse.