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Ereignisse verwalten
Die Ereignisverwaltung bietet Ihnen einen strukturierten, durchgängigen Workflow zum Planen, Ausführen und Abschließen Ihrer Feldereignisse. Vom Erstellen eines Ereignisses über die Planung der Logistik bis hin zum Einreichen zur Genehmigung kann ein Ereignis mehrere Phasen und Schritte umfassen.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Enterprise und Unlimited Edition mit Life Sciences Cloud, der Add-On-Lizenz "Life Sciences Cloud für Kundenengagement" und dem verwalteten Paket "Life Sciences Customer Engagement". |
Planungsphase vor der Genehmigung: Als Veranstalter ist die Planungsphase von größter Bedeutung. Die Entwurfsphase des Ereignisses ist die Grundlage eines Ereignisses. Sie bestimmen das Thema, das auf der Veranstaltung vorgestellt wird, und fahren dann mit der komplexen Aufgabe fort, die Teilnehmer zu rekrutieren. Im Falle von Sprecherbesprechungen besteht die Anwerbung von Teilnehmern darin, den richtigen Sprecher auszuwählen, der für das Halten eines Vortrags auf der Veranstaltung geschult ist und zudem die Ereignisregeln einhält. Als Nächstes ermitteln Sie die Logistik, wann und wo die Veranstaltung stattfinden wird, und berechnen die geschätzten Kosten für die Veranstaltung. Nachdem das Setup abgeschlossen ist, senden Sie den Entwurfsplan Ihrem Manager zur Genehmigung. Der Genehmigungsprozess kann entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden.
Planungsphase nach der Genehmigung: Nachdem Ihr Ereignisplan genehmigt wurde, senden Sie E-Mail-Einladungen an die Teilnehmer, Mitarbeiter und Experten. Verfolgen Sie die Antworten der Teilnehmer und stellen Sie die Logistikdienstleister fertig, beispielsweise Anbieter und Caterer.
Ausführungsphase: Dies ist der Tag der Veranstaltung. Erfassen Sie bei Ankunft der Teilnehmer ihre Teilnahme, indem Sie das Anmeldeblatt starten. Zeichnen Sie alle Teilnehmertypen auf, einschließlich Write-ins. Bestätigen Sie die Teilnahme des Sprechers und aktualisieren Sie seinen Status auf "Teilgenommen". Erleichtern Sie während der Veranstaltung die unterstützenden Prozesse, indem Sie Präsentationen starten.
Close-out-Phase: Schließen Sie die Veranstaltung ab, indem Sie eine Umfrage starten, um Feedback zur Veranstaltungslogistik zu geben. Erfassen Sie die tatsächlichen Kosten, um Unterschiede zwischen Schätzungen und Ist-Werten auszugleichen. Erfassen und stimmen Sie schreibgeschützte und nicht profilierte Teilnehmer mit den Systemdatensätzen ab.
- Eventplanung vor der Genehmigung
Planen Sie Ihre verwaltete Veranstaltung, indem Sie den Ereignisdatensatz erstellen, Compliance-Anweisungen akzeptieren, Themen zuweisen und Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie den Ort aus, an dem die Veranstaltung stattfinden soll, und berechnen Sie die Ereignisausgaben, indem Sie die geschätzten Ausgaben hinzufügen. Senden Sie den Plan zur Genehmigung gemäß den Regeln Ihrer Organisation. Nachdem die Genehmigung eingegangen ist, senden Sie die E-Mail-Einladungen und überwachen Sie die Antworten. - Aufgaben nach der Genehmigung
Nachdem Ihr Manager Ihren Plan genehmigt hat, fügen Sie die geschätzten Kosten für das Ereignis hinzu und stellen Sie den Logistikanbieter fertig. Senden Sie anschließend Einladungen an Teilnehmer. Überwachen Sie ihre Antworten und aktualisieren Sie ihre Datensatzstatus entsprechend. - Ereignisausführung
Starten Sie das elektronische Anmeldeblatt am Tag der Veranstaltung, um Teilnehmersignaturen und Mahlzeitenvoreinstellungen zu erfassen. - Aufgaben nach dem Ereignis
Nach Abschluss des Ereignisses können Sie die Abschlussaufgaben abschließen. Zeichnen Sie die während der Veranstaltung tatsächlich angefallenen Kosten auf und teilen Sie die Kosten den Teilnehmern zu. Geben Sie die Details der Teilnehmer ein, die nicht über einen vorhandenen Datensatz im System verfügen. Starten Sie abschließend eine Umfrage, um Ihr Feedback zum Ereignis abzugeben. - Mobile und Offline-Ereignisausführung
Die Ereignisverwaltung unterstützt die mobile und Offline-Ausführung innerhalb der mobilen Anwendung und unterstützt Außendienstmitarbeiter bei der Verwaltung von Anmeldungen, Teilnehmern, Präsentationen und Umfragen, selbst wenn keine Verbindung verfügbar ist.