Tapahtumien hallinta

Hyväksymistä edeltävän suunnitteluvaihe: Järjestäjänä suunnitteluvaihe on erittäin tärkeä. Tapahtuman luonnosvaihe on tapahtuman perusta. Sinä määrität tapahtumassa esitettävän aiheen ja siirryt sitten osallistujien rekrytoimiseen. Jos kyseessä on puhujan kokous, osallistujien rekrytointi sisältää oikean puhujan valitsemisen, joka on koulutettu esittämään keskustelua tapahtumassa ja joka noudattaa myös tapahtumasääntöjä. Seuraavaksi selvität, milloin ja missä tapahtuma tapahtuu, ja lasket tapahtuman arvioidut kustannukset. Kun kaikki määritykset on valmis, lähetät luonnossuunnitelman esimiehesi hyväksyttäväksi. Hyväksymisprosessia voi mukauttaa organisaatiosi vaatimusten mukaisesti.

Hyväksymisen jälkeinen suunnitteluvaihe: Kun tapahtumasuunnitelmasi on hyväksytty, aloitat sähköpostikutsujen lähettämisen osallistujille, työkumppaneille ja asiantuntijoille. Seuraa osallistujien vastauksia ja viimeistele logististen palveluiden tarjoajat, kuten toimittajat ja tarjoajat.

Suoritusvaihe: Tämä on tapahtuman päivä. Kun osallistujat saapuvat, voit tallentaa heidän osallistumistaan avaamalla sisäänkirjautumissivun. Tallenna kaikentyyppiset osallistujat, mukaan lukien kirjoittajat. Vahvista puhujan läsnäolo ja päivitä hänen tilakseen ”Osallistu”. Helpota tukiprosesseja käynnistämällä esitelmiä tapahtuman aikana.

Sulkemisvaihe: Lopeta tapahtuma käynnistämällä kysely tarjotaksesi palautetta tapahtuman logistiikasta. Tallenna todelliset kustannukset täsmätäksesi arvioiden ja todellisten kustannusten erot. Sieppaa ja täsmää sisäänkirjautuneet ja ei-profiilisoidut osallistujat järjestelmätietueisiin.

• Hyväksymistä edeltävän tapahtuman suunnitteleminen
  Suunnittele hallittu tapahtumasi luomalla tapahtumatietue, hyväksymällä vaatimustenmukaisuuslausunnot, kohdistamalla aiheita ja lisäämällä osallistujia. Valitse sijainti, jossa tapahtumaa isännöidään, ja laske tapahtumien kulut lisäämällä arvioidut kustannukset. Lähetä suunnitelma hyväksyttäväksi organisaatiosi sääntöjen mukaisesti. Kun hyväksyntä on suoritettu, lähetä sähköpostikutsuja ja valvo vastauksia.
• Hyväksymisen jälkeiset tehtävät
  Kun päällikkösi on hyväksynyt suunnitelmasi, lisää tapahtuman arvioidut kustannukset ja viimeistele logistiikkatoimittaja. Lähetä sitten kutsut osallistujille. Valvo heidän vastauksiaan ja päivitä heidän tietuetilojaan asianmukaisesti.
• Tapahtuman suoritus
  Käynnistä sähköinen sisäänkirjautumissivu tapahtuman päivänä kerätäksesi osallistujien allekirjoituksia ja aterioiden valintoja.
• Tapahtuman jälkeiset tehtävät
  Kun tapahtuma on valmis, on aika suorittaa sulkemistehtävät. Tallenna tapahtuman aikana suoritetut todelliset kustannukset ja jaa kustannukset osallistujille. Syötä lisätietoja osallistujista, joilla ei ole olemassa olevaa tietuetta järjestelmässä. Käynnistä lopuksi kysely tarjotaksesi palautetta tapahtumasta.
• Mobiili- ja offline-tapahtumien suoritus
  Tapahtumien hallinta tukee mobiili- ja offline-toimintoja mobiilisovelluksessa, mikä auttaa kentän edustajia hallitsemaan sisäänkirjautumisia, osallistujia, esityksiä ja kyselyitä, vaikka yhteys ei olisi käytettävissä.