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Gérer les événements
La Gestion des événements offre un workflow structuré de bout en bout pour planifier, exécuter et conclure vos événements sur site. Depuis la création d'un événement et la planification de la logistique jusqu'à la soumission pour approbation, un événement peut inclure plusieurs phases et étapes.
Éditions requises
| Disponible avec : Lightning Experience |
| Disponible avec : les éditions Enterprise et Unlimited avec Life Sciences Cloud, la licence complémentaire Life Sciences Cloud pour Customer Engagement et le package géré Life Sciences Customer Engagement. |
Phase de planification préalable à l'approbation : En tant qu'organisateur, la phase de planification est de la plus haute importance. La phase brouillon de l'événement est la fondation d'un événement. Vous déterminez le sujet qui sera présenté à l'événement, puis vous passez à la tâche complexe de recrutement des participants. Dans le cas des réunions d'orateurs, le recrutement de participants consiste à sélectionner l'orateur compétent qui est formé pour donner une conférence à l'événement et qui est également conforme aux règles de l'événement. Vous déterminez ensuite la logistique de quand et où l'événement aura lieu, puis calculez les coûts estimés de l'événement. Une fois la configuration terminée, vous soumettez le plan brouillon à l'approbation de votre responsable. Le processus d'approbation peut être personnalisé selon les exigences de votre organisation.
Phase de planification postérieure à l'approbation : Une fois votre plan d'événement approuvé, vous commencez à envoyer des invitations par e-mail aux participants, aux collaborateurs et aux experts. Suivez les réponses des participants et finalisez les fournisseurs de services logistiques, notamment les fournisseurs et les traiteurs.
Phase d'exécution : C'est le jour de l'événement. À l'arrivée des participants, capturez leur participation en lançant la feuille de connexion. Enregistrez tous les types de participants, y compris les inscriptions. Confirmez la présence du conférencier et mettez à jour son statut sur « Attendu ». Pendant l'événement, facilitez les processus de support en lançant des présentations.
Phase de clôture : Concluez l'événement en lançant une enquête pour fournir des commentaires sur la logistique de l'événement. Enregistrez les coûts réels pour rapprocher les différences entre les estimations et les valeurs réelles. Capturez et réconciliez les participants inscrits et non profilés avec les enregistrements système.
- Planification d'événements de pré-approbation
Planifiez votre événement géré en créant l'enregistrement de l'événement, en acceptant des déclarations de conformité, en attribuant des objets et en ajoutant des participants. Sélectionnez l'emplacement où l'événement sera accueilli et calculez les dépenses de l'événement en ajoutant une estimation des dépenses. Soumettez le plan pour approbation conformément aux règles de votre organisation. Une fois l'approbation obtenue, envoyez les invitations par e-mail et surveillez les réponses. - Tâches de post-approbation
Lorsque votre responsable a approuvé votre plan, ajoutez la dépense estimée pour l'événement et finalisez le fournisseur logistique. Envoyez ensuite des invitations aux participants. Surveillez leurs réponses et mettez à jour leur statut d'enregistrement en conséquence. - Exécution d'événements
Lancez la feuille de connexion électronique le jour de l'événement pour consigner les signatures des participants et leurs préférences de repas. - Tâches postérieures à l'événement
Une fois l'événement terminé, il est temps de terminer les tâches de clôture. Enregistrez les dépenses réelles encourues pendant l'événement et attribuez-les aux participants. Saisissez les détails des participants qui n'ont pas d'enregistrement existant dans le système. Pour terminer, lancez une enquête afin de formuler vos commentaires sur l'événement. - Exécution d'événements mobiles et hors ligne
La Gestion des événements prend en charge l'exécution mobile et hors ligne depuis l'application mobile, ce qui aide les représentants sur site à gérer les connexions, les participants, les présentations et les enquêtes, même lorsque la connectivité n'est pas disponible.
