Gestisci eventi

Fase di pianificazione pre-approvazione: In qualità di organizzatore, la fase di pianificazione è della massima importanza. La fase bozza dell'evento è la base di un evento. Si determina l'argomento che verrà presentato all'evento e poi si passa alla complessa operazione di reclutamento dei partecipanti. In caso di incontri con relatori, il reclutamento dei partecipanti prevede la selezione dell'oratore giusto che sia addestrato per tenere una conferenza all'evento e sia anche conforme alle regole dell'evento. Quindi, si calcola la logistica di quando e dove si svolgerà l'evento e si calcolano i costi stimati per l'evento. Dopo aver completato l'impostazione, inviare la bozza del piano per l'approvazione del responsabile. Il processo di approvazione è personalizzabile in base ai requisiti dell'organizzazione.

Fase di pianificazione post-approvazione: Dopo l'approvazione del piano evento, si inizia a inviare inviti tramite email ai partecipanti, ai collaboratori, agli esperti. Tenere traccia delle risposte dei partecipanti e finalizzare i fornitori di servizi logistici, ad esempio fornitori e catering.

Fase di esecuzione: Questo è il giorno dell'evento. Quando i partecipanti arrivano, acquisire la loro partecipazione avviando il foglio di accesso. Registrare tutti i tipi di partecipanti, incluse le scritture. Confermare la partecipazione del relatore e aggiornarne lo stato in "Partecipato". Durante l'evento, facilitare i processi di supporto lanciando presentazioni.

Fase di chiusura: Concludere l'evento lanciando un sondaggio per fornire un feedback sulla logistica dell'evento. Registrare i costi effettivi per riconciliare le differenze tra stime ed effettivi. Acquisire e riconciliare i partecipanti con write-in e non profilati con i record di sistema.

• Pianificazione evento pre-approvazione
  Pianificare l'evento gestito creando il record evento, accettando le dichiarazioni di conformità, assegnando gli oggetti e aggiungendo partecipanti. Selezionare la posizione in cui verrà ospitato l'evento e calcolare le spese dell'evento aggiungendo le spese stimate. Inviare il piano per l'approvazione secondo le regole dell'organizzazione. Dopo l'approvazione, inviare gli inviti tramite email e monitorare le risposte.
• Operazioni post-approvazione
  Dopo che il responsabile ha approvato il piano, aggiungere la spesa stimata per l'evento e finalizzare l'operatore logistico. Quindi, inviare gli inviti ai partecipanti. Monitorare le risposte e aggiornare lo stato dei record di conseguenza.
• Esecuzione evento
  Avviare il foglio di accesso elettronico il giorno dell'evento per acquisire le firme dei partecipanti e le preferenze dei pasti.
• Operazioni post-evento
  Al termine dell'evento, è il momento di completare le operazioni di chiusura. Registrare le spese effettive sostenute durante l'evento e allocare le spese ai partecipanti. Immettere i dettagli dei partecipanti che non hanno un record esistente nel sistema. Infine, avviare un sondaggio per fornire il proprio feedback sull'evento.
• Esecuzione di eventi mobili e offline
  Gestione eventi supporta l'esecuzione mobile e offline dall'app mobile, aiutando i rappresentanti sul campo a gestire accessi, partecipanti, presentazioni e sondaggi anche quando la connettività non è disponibile.