Ajout de participants à un événement

Considérations relatives à la recherche de participants

Dans la fenêtre Mettre à jour les participants, la Gestion des événements recherche les participants à ajouter à un événement comme suit.

• Liste de comptes alignés : Par défaut, le système recherche les comptes alignés sur votre territoire. Vous pouvez afficher toutes les options de participants disponibles dans la liste Comptes alignés. Vous pouvez basculer vers une liste que vous avez créée pour afficher les comptes qui remplissent un critère spécifique, ou filtrer la recherche par professionnel de santé (HCP), organisme de santé (HCO) ou tous les autres. Votre administrateur peut activer les listes et les filtres en cochant la case Activer les listes et les filtres dans la fenêtre Mettre à jour le participant, dans les paramètres au niveau du profil de Gestion des événements.
• Utilisez des champs spécifiques pour filtrer la recherche. Votre administrateur active ce paramètre en créant un ensemble de champs et en le configurant dans l'ensemble de champs Mettre à jour la recherche de participants de la console d'administration.
• Affichez des champs spécifiques dans les colonnes des résultats de recherche. Votre administrateur active ce paramètre en créant un ensemble de champs et en le configurant dans l'ensemble de champs Mettre à jour les participants dans la console d'administration.
• Utilisez le bouton Inviter tout pour inviter tous les participants dans les résultats de recherche. Votre administrateur configure la visibilité de ce bouton en cochant la case Afficher le bouton Ajouter tout dans la fenêtre Mettre à jour les participants, dans les paramètres au niveau du profil de Gestion des événements.
• Recherchez rapidement un HCP à partir d'un HCO spécifique. Dans les résultats de recherche, si un HCO a des HCP affiliés, le résultat de recherche est indiqué par un symbole de . Cette fonction facilite la sélection d'un participant affilié à un HCO. Votre administrateur configure ce paramètre en utilisant le champ Afficher l'affiliation HCP-HCO pour les participants dans la console d'administration.
• Utilisez la fonction Rechercher avant de créer avant de créer un compte à ajouter en tant que participant. Votre administrateur configure ce paramètre en sélectionnant la case Activer la recherche avancée pour rechercher les comptes à inviter dans les paramètres au niveau du profil de Gestion des événements.

Ajout d'un participant au type de participant

Recherchez des professionnels de la santé et des organisations de soins à ajouter à un événement.

1. Depuis la page d'accueil de l'iPad, accédez à l'onglet Événement géré dans la barre de défilement supérieure, puis sélectionnez l'enregistrement pour lequel vous souhaitez ajouter un participant.
2. Accédez à l'onglet Participants de l'enregistrement Événement géré.
3. Cliquez pour faire défiler jusqu'à la section qui représente les participants, puis touchez Mettre à jour les participants.
4. Sélectionnez une liste ou un filtre pour rechercher des participants.
   Vous pouvez également utiliser la Recherche avancée pour rechercher un compte avant de le créer et de l'ajouter.
5. Touchez Inviter en regard d'un compte que vous souhaitez ajouter à un événement.
6. Si nécessaire, cliquez sur Inviter tout pour ajouter en masse tous les comptes aux résultats de recherche.
7. Enregistrez vos modifications.
   Le participant est ajouté à la liste associée des participants.
8. 

   Remarque Vous pouvez charger des documents de consentement uniquement depuis le Web.
   Pour ajouter des documents de consentement, cliquez sur en regard de l'enregistrement du participant, puis touchez Charger des documents de consentement.
   1. Dans la fenêtre de consentement, sélectionnez le type de consentement pour lequel vous chargez le document de consentement.
   2. Touchez Suivant.
   3. Sélectionnez un fichier à charger.
   4. Enregistrez vos modifications.

Considérations relatives à la recherche de collègues

Dans la fenêtre Mettre à jour les collègues, la Gestion des événements recherche des collègues à ajouter à un événement en procédant comme suit.

• Utilisez des champs spécifiques pour filtrer la recherche. Votre administrateur active ce paramètre en créant un ensemble de champs et en le configurant dans l'ensemble de champs Mettre à jour la recherche de collègues dans la console d'administration.
• Affichez des champs spécifiques dans les colonnes des résultats de recherche. Votre administrateur active ce paramètre en créant un ensemble de champs et en le configurant dans l'ensemble de champs d'affichage Mettre à jour les collègues dans la console d'administration.
• La fenêtre Mettre à jour les collègues utilise des filtres générés par le système pour afficher uniquement les collègues dont le pays préféré correspond au pays préféré de l'utilisateur actuel. Cependant, le filtre de pays préféré généré par le système fonctionne uniquement si les conditions ci-dessous sont remplies.
  • La recherche avancée est activée.
  • Votre administrateur configure les valeurs de liste de sélection de pays préférées pour le champ Pays préféré des Informations supplémentaires de l'utilisateur.
  • Votre administrateur peut retirer le filtre en désélectionnant le champ Basculer le filtre Pays préféré généré par le système dans la console d'administration.

Ajout d'un collègue à un événement

Choisissez un utilisateur à ajouter en tant que collègue à un événement. Les détails de l'utilisateur doivent être définis dans un enregistrement Informations supplémentaires de l'utilisateur.

Après avoir sélectionné un utilisateur, vous choisissez le mappage des rôles de type participant à la gestion des événements entre les types de participant collègue et les rôles de participant de tout type. Dans la fenêtre Mettre à jour les collègues, les options de mappage affichent les valeurs de liste de sélection personnalisées des types et des rôles de participant.

Remarque Après avoir sélectionné un collègue de type organisateur, vous ne pouvez pas modifier ni retirer l'enregistrement.

1. Sur votre iPad, sous l'onglet Participants de l'enregistrement Événement géré, cliquez pour faire défiler jusqu'à la section qui représente les collègues.
2. Touchez Mettre à jour collègues.

   La fenêtre Mettre à jour les collègues affiche tous les participants à un événement géré de type Utilisateur.

3. Sélectionnez un utilisateur pour l'ajouter en tant que collègue.
   Cette action affiche toutes les valeurs de mappage de rôle de type participant à la gestion des événements dans lesquelles le type est collègue, alors que le rôle peut être de n'importe quel type.
4. Enregistrez vos modifications.

Considérations relatives à la recherche d'experts

Avant d'ajouter des experts à un événement géré, assurez-vous que votre administrateur a configuré les ensembles de champs et les configurations de recherche d'experts dans la console d'administration. Assurez-vous également que votre organisation a un type de participant Gestion des événements avec le type standard Expert, un rôle de participant avec le rôle standard Expert et un enregistrement de mappage entre les deux. Votre administrateur doit également créer des enregistrements Expert, des enregistrements Objet et des enregistrements Objet expert, avec des dates d'événement comprises entre les dates de début et de fin de l'enregistrement Objet expert.

Ajout d'un participant de type Expert

Ajoutez un conférencier ou un expert à un événement.

1. Sur iPad, dans l'enregistrement Événement géré, accédez à l'onglet Participants.
2. Cliquez pour faire défiler jusqu'à la section qui représente les experts.
3. Dans la section Expert, touchez Mettre à jour les experts.
4. Dans les résultats de recherche, touchez Inviter en regard du compte que vous souhaitez ajouter en tant qu'expert.
5. Enregistrez vos modifications.

Ajout d'un expert via la recherche de comptes

Lorsque les critères de recherche d'éligibilité des experts ne sont pas remplis, vous pouvez ajouter des experts en exécutant au préalable une recherche de compte. La recherche affiche les comptes personnels alignés sur votre territoire.

1. Sur le mobile, dans l'enregistrement Événement géré, accédez à l'onglet Participants.
2. Cliquez pour faire défiler jusqu'à la section qui représente les experts, puis touchez Mettre à jour les experts.
3. Dans la fenêtre Mettre à jour les experts, touchez Ajouter des experts via la recherche de comptes.
4. Dans les résultats de recherche, sélectionnez le compte que vous souhaitez ajouter en tant qu'expert.
   Cette action crée un enregistrement Expert et un enregistrement Participant à l'événement géré auxquels vous souhaitez ajouter l'expert. Le système attribue le statut Désigné à l'enregistrement Expert, et coche également la case Haut-parleur dans l'enregistrement Prestataire de soins. Si l'enregistrement Prestataire de soins a un compte d'organisation parente, l'enregistrement est ajouté en tant qu'organisation principale dans l'enregistrement Expert.
5. Enregistrez vos modifications.