Aggiunta di partecipanti agli eventi
Aggiungere i partecipanti di un evento gestito, inclusi i partecipanti abituali, i colleghi e i coorganizzatori, gli esperti formati sull'argomento dell'evento e i partecipanti ad hoc.
Versioni (Edition) richieste
| Disponibile nelle versioni: Lightning Experience |
| Disponibile in: Enterprise Edition e Unlimited Edition con licenza aggiuntiva Life Sciences Cloud per Customer Engagement e pacchetto gestito Life Sciences Customer Engagement. |
| Autorizzazioni utente necessarie | |
|---|---|
| Per aggiungere partecipanti, colleghi ed esperti: | Autorizzazione utente Rappresentante di vendita sul campo Scienze della vita E Autorizzazione utente Life Sciences Core |
Considerazioni sulla ricerca dei partecipanti
Nella finestra Aggiorna partecipanti, Gestione eventi cerca i partecipanti da aggiungere a un evento nei modi seguenti.
- Elenco account allineati: Per impostazione predefinita, il sistema cerca gli account allineati al territorio. È possibile visualizzare tutte le opzioni dei partecipanti disponibili nell'elenco Account allineati. È possibile passare a un elenco creato dall'utente per visualizzare gli account che soddisfano un criterio specifico, oppure filtrare la ricerca per professionista sanitario (HCP), organizzazione sanitaria (HCO) o tutti gli altri. L'amministratore può attivare elenchi e filtri selezionando la casella di controllo Abilita elenchi e filtri nella finestra modale Aggiorna partecipante nelle impostazioni a livello di profilo di Gestione eventi.
- Utilizzare campi specifici per filtrare la ricerca. L'amministratore abilita questa impostazione creando un insieme di campi e configurandolo nell'insieme di campi di ricerca Aggiorna partecipanti nella console di amministrazione.
- Visualizzare campi specifici nelle colonne dei risultati della ricerca. L'amministratore abilita questa impostazione creando un insieme di campi e configurandolo nell'insieme di campi Aggiorna partecipanti Display (Espositore) nella console di amministrazione.
- Utilizzare il pulsante Invita tutti per invitare tutti i partecipanti nei risultati della ricerca. L'amministratore configura la visibilità di questo pulsante selezionando la casella di controllo Mostra il pulsante Aggiungi tutto nella finestra modale Aggiorna partecipanti nelle impostazioni a livello di profilo di Gestione eventi.
- Trovare rapidamente un HCP da un HCO specifico. Nei risultati della ricerca, se un HCO ha un HCP affiliato, il risultato della ricerca viene indicato con un simbolo di
. Questa funzione semplifica la selezione di un partecipante affiliato a un HCO. L'amministratore configura questa impostazione utilizzando il campo Mostra affiliazione HCP-HCO per i partecipanti nella console di amministrazione. - Utilizzare la funzione Cerca prima di creare prima di creare un account da aggiungere come partecipante. L'amministratore configura questa impostazione selezionando la casella di controllo Abilita ricerca avanzata per trovare gli account da invitare nelle impostazioni a livello di profilo di Gestione eventi.
Aggiunta di un partecipante con tipo di partecipante
Cercare operatori sanitari e organizzazioni sanitarie da aggiungere a un evento.
- Dalla pagina iniziale di iPad, accedere alla scheda Evento gestito nella barra di scorrimento superiore e selezionare il record per il quale si desidera aggiungere un partecipante.
- Accedere alla scheda Partecipanti del record Evento gestito.
- Fare clic su per scorrere fino alla sezione che rappresenta i partecipanti e toccare Aggiorna partecipanti.
-
Selezionare un elenco o un filtro per cercare i partecipanti.
In alternativa, utilizzare Ricerca avanzata per cercare un account prima di crearlo e aggiungerlo.
- Toccare Invita accanto a un account che si desidera aggiungere a un evento.
- Se necessario, fare clic su Invita tutti per aggiungere tutti gli account nei risultati della ricerca in blocco.
-
Salva le modifiche.
Il partecipante viene aggiunto all'elenco correlato del partecipante.
-
Per aggiungere documenti di consenso, fare clic su
Nota È possibile caricare i documenti di consenso solo dal Web.
accanto al record partecipante e toccare Carica documenti consenso.
- Nella finestra del consenso, selezionare il tipo di consenso per il quale si carica il documento di consenso.
- Toccare Avanti.
- Selezionare un file da caricare.
- Salva le modifiche.
Considerazioni sulla ricerca di colleghi
Nella finestra Aggiorna colleghi, Gestione eventi cerca i colleghi da aggiungere a un evento nei modi seguenti.
- Utilizzare campi specifici per filtrare la ricerca. L'amministratore abilita questa impostazione creando un insieme di campi e configurandolo nell'insieme di campi di ricerca Aggiorna colleghi nella console di amministrazione.
- Visualizzare campi specifici nelle colonne dei risultati della ricerca. L'amministratore abilita questa impostazione creando un insieme di campi e configurandolo nell'insieme di campi Aggiorna colleghi Display (Espositore) nella console di amministrazione.
- La finestra Aggiorna colleghi utilizza i filtri generati dal sistema per visualizzare solo i colleghi il cui paese preferito corrisponde al paese preferito dell'utente corrente. Tuttavia, il filtro paese preferito generato dal sistema funziona solo se sono soddisfatte le seguenti condizioni.
- La ricerca avanzata è abilitata.
- L'amministratore configura i valori dell'elenco di selezione paese preferito per il campo Paese preferito di Info aggiuntive utente.
- L'amministratore può rimuovere il filtro deselezionando il campo filtro Attiva/disattiva il paese preferito generato dal sistema nella console di amministrazione.
Aggiunta di un collega a un evento
Scegliere un utente da aggiungere come collega a un evento. I dettagli dell'utente devono essere definiti in un record Info aggiuntive utente.
Dopo aver selezionato un utente, si sceglie la mappatura del ruolo del tipo partecipante di gestione eventi tra i tipi di partecipante collega e i ruoli partecipante di qualsiasi tipo. Nella finestra Aggiorna colleghi, le opzioni di mappatura mostrano i valori degli elenchi di selezione personalizzati per i tipi e i ruoli dei partecipanti.
- Sull'iPad, dalla scheda Partecipanti del record Evento gestito, fare clic su per scorrere fino alla sezione che rappresenta i colleghi.
-
Toccare Aggiorna colleghi.
La finestra Aggiorna colleghi mostra tutti i partecipanti all'evento gestito di tipo Utente.
-
Selezionare un utente per aggiungerlo come collega.
Questa azione mostra tutti i valori delle mappature dei ruoli del partecipante del tipo Gestione eventi in cui il tipo è collega, mentre il ruolo può essere di qualsiasi tipo.
- Salva le modifiche.
Considerazioni sulla ricerca di esperti
Prima di aggiungere esperti a un evento gestito, assicurarsi che l'amministratore abbia impostato gli insiemi di campi di ricerca esperti e le configurazioni nella console di amministrazione. Assicurarsi inoltre che l'organizzazione abbia un tipo di partecipante Gestione eventi con il tipo standard Esperto, un ruolo partecipante con il ruolo standard Esperto e un record di mappatura tra i due. L'amministratore deve anche creare record Esperto, record Oggetto e record Oggetto esperto, con date degli eventi che rientrano nelle date di inizio e fine del record Oggetto esperto.
Idoneità esperti
Quando si cercano esperti da aggiungere a un evento, il sistema può eseguire controlli di idoneità a seconda della configurazione dell'organizzazione. I controlli di idoneità sono attivi quando all'evento viene assegnato un oggetto con tipo di conformità Speaker Bureau e si dispone dell'accesso a livello di campo al campo Tipo di conformità nell'oggetto Oggetto.
Quando i controlli di idoneità sono attivi:
- I risultati della ricerca mostrano solo gli esperti formati sull'argomento associato all'evento.
- Il sistema verifica che l'esperto abbia completato la formazione richiesta per la materia.
- Il pulsante Aggiungi esperti tramite la ricerca avanzata non è disponibile.
Ricerca di esperti nell'account
Quando i controlli di idoneità non sono attivi, è possibile utilizzare il pulsante Aggiungi esperti tramite la ricerca avanzata per cercare tra gli account personali allineati al proprio territorio e aggiungere un esperto associato.
Accesso account
Il sistema verifica se si dispone dell'accesso a livello di record all'account collegato a un esperto prima di aggiungere l'esperto all'evento.
Controlli di conformità per esperti
Il sistema verifica se un esperto ha partecipato di recente a un altro evento sullo stesso argomento entro un periodo definito. A seconda di come l'amministratore ha configurato le impostazioni di conformità:
- Blocca: l'esperto non può essere aggiunto all'evento.
- Attenzione: l'esperto viene aggiunto ma viene visualizzato un avviso.
Questo vale sia quando si aggiungono esperti durante la pianificazione dell'evento che quando si aggiungono a un evento già in corso.
Il sistema verifica anche se l'account collegato dell'esperto ha una restrizione prodotto attiva per qualsiasi prodotto associato all'evento. Se esiste una restrizione e la sostituzione non è abilitata, l'esperto non può essere aggiunto all'evento.
Aggiunta di un partecipante di tipo esperto
Aggiungere un relatore o un esperto a un evento.
- Sull'iPad, dal record Evento gestito, accedere alla scheda Partecipanti.
- Fare clic su per scorrere fino alla sezione che rappresenta gli esperti.
- Nella sezione Esperto, toccare Aggiorna esperti.
- Nei risultati della ricerca, toccare Invita accanto all'account che si desidera aggiungere come esperto.
- Salva le modifiche.
Aggiunta di un esperto tramite la ricerca account
Quando i criteri di ricerca di idoneità degli esperti non sono soddisfatti, è possibile aggiungere esperti eseguendo prima una ricerca nell'account. La ricerca mostra gli account personali allineati al proprio territorio.
I criteri di ricerca dell'idoneità degli esperti non vengono soddisfatti quando si perde l'accesso a livello di campo al campo Tipo di conformità del soggetto o se l'evento non ha un'assegnazione del soggetto in cui il tipo di conformità del soggetto è Ufficio oratori.
- Nel dispositivo mobile, dal record Evento gestito, accedere alla scheda Partecipanti.
- Fare clic su per scorrere fino alla sezione che rappresenta gli esperti e toccare Aggiorna esperti.
- Nella finestra Aggiorna esperti, toccare Aggiungi esperti tramite.
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Nei risultati della ricerca, selezionare l'account che si desidera aggiungere come esperto.
Questa azione crea un record Esperto e un record Partecipante evento gestito per l'evento gestito a cui si desidera aggiungere l'esperto. Il sistema assegna lo stato Nominato al record Esperto e seleziona anche la casella di controllo Oratore nel record Operatore sanitario. Se il record Operatore sanitario ha un account organizzazione controllante, il record viene aggiunto come organizzazione principale nel record Esperto.
- Salva le modifiche.
Dopo aver aggiunto i partecipanti, dal percorso del flusso di lavoro nel record Evento gestito, inviare il record per l'approvazione.
