Adicionar participantes do evento
Adicione os participantes de um evento gerenciado, incluindo participantes regulares, colegas e coorganizadores, especialistas treinados no tópico do evento e participantes ad hoc.
Edições obrigatórias
| Disponível em: Lightning Experience |
| Disponível em: Edições Enterprise e Unlimited com a licença Life Sciences Cloud, o complemento Life Sciences Cloud para Engajamento do cliente e o pacote gerenciado Engajamento do cliente das ciências da vida. |
| Permissões de usuário necessárias | |
|---|---|
| Para adicionar participantes, colegas e especialistas: | Permissão de usuário Representante de vendas de campo de biociências E Permissão de usuário principal de biociências |
Considerações sobre a pesquisa de participantes
Na janela Atualizar participantes, o Gerenciamento de eventos pesquisa participantes para adicionar a um evento das seguintes maneiras.
- Lista de contas alinhadas: Por padrão, o sistema pesquisa contas alinhadas ao seu território. Você pode ver todas as opções de participante disponíveis na lista Contas alinhadas. Você pode alternar para uma lista criada para ver contas que atendem a um critério específico ou filtrar a pesquisa por profissional de saúde (HCP), organização de saúde (HCO) ou tudo. Seu administrador pode ativar listas e filtros marcando a caixa de seleção Habilitar listas e filtros no modal Atualizar participante nas configurações de nível de perfil de Gerenciamento de eventos.
- Use campos específicos para filtrar a pesquisa. Seu administrador habilita essa configuração criando um conjunto de campos e configurando-o no conjunto de campos Atualizar pesquisa de participantes no console do administrador.
- Visualize campos específicos nas colunas dos resultados da pesquisa. Seu administrador habilita essa configuração criando um conjunto de campos e configurando-o no conjunto de campos Atualizar exibição de participantes no console do administrador.
- Use o botão Convidar tudo para convidar todos os participantes nos resultados da pesquisa. Seu administrador configura a visibilidade desse botão marcando Mostrar o botão Adicionar tudo na caixa de seleção do modal Atualizar participantes nas configurações de nível de perfil de Gerenciamento de evento.
- Localize rapidamente um HCP de um HCO específico. Nos resultados da pesquisa, se um HCO tiver algum HCP afiliado, o resultado da pesquisa será indicado por um símbolo de
. Essa função facilita a seleção de um participante afiliado a um HCO. Seu administrador configura essa configuração usando o campo Mostrar afiliação HCP-HCO para participantes no console do administrador. - Use a função Pesquisar antes de criar antes de criar uma conta para adicionar como um participante. Seu administrador configura essa configuração marcando a caixa de seleção Habilitar pesquisa avançada para localizar contas para convidar nas configurações de nível de perfil de Gerenciamento de evento.
Adicionar um participante do tipo Participante
Pesquise profissionais de saúde e organizações de saúde para adicionar a um evento.
- Na página inicial do iPad, acesse a guia Evento gerenciado na barra de rolagem superior e selecione o registro para o qual você deseja adicionar um participante.
- Vá para a guia Participantes do registro Evento gerenciado.
- Clique para rolar para a seção que representa os participantes e toque em Atualizar participantes.
-
Selecione uma lista ou filtro para pesquisar participantes.
Como alternativa, use a Pesquisa avançada para pesquisar uma conta antes de criá-la e adicioná-la.
- Toque em Convidar ao lado de uma conta que você deseja adicionar a um evento.
- Se necessário, clique em Convidar todos para adicionar todas as contas nos resultados da pesquisa em massa.
-
Salve suas alterações.
O participante é adicionado à lista relacionada do participante.
-
Para adicionar documentos de consentimento, clique em
Nota Você pode carregar documentos de consentimento apenas da Web.
ao lado do registro do participante e toque em Carregar documentos de consentimento.
- Na janela de consentimento, selecione o tipo de consentimento para o qual você está carregando o documento de consentimento.
- Toque em Avançar.
- Selecione um arquivo para carregar.
- Salve suas alterações.
Considerações sobre a pesquisa de colegas
Na janela Atualizar colegas, o Gerenciamento de eventos pesquisa por colegas para adicionar a um evento das seguintes maneiras.
- Use campos específicos para filtrar a pesquisa. Seu administrador habilita essa configuração criando um conjunto de campos e configurando-o no conjunto de campos Atualizar pesquisa de colegas no console do administrador.
- Visualize campos específicos nas colunas dos resultados da pesquisa. Seu administrador habilita essa configuração criando um conjunto de campos e configurando-o no conjunto de campos de exibição Atualizar colegas no console do administrador.
- A janela Atualizar colegas usa filtros gerados pelo sistema para exibir apenas colegas cujo país preferencial corresponde ao país preferencial do usuário atual. No entanto, o filtro de país preferencial gerado pelo sistema funcionará apenas se as seguintes condições forem atendidas.
- A Pesquisa avançada está habilitada.
- Seu administrador configura os valores da lista de opções de país preferencial para o campo País preferencial de Informações adicionais do usuário.
- Seu administrador pode remover o filtro desmarcando a opção Alternar o campo de filtro País preferencial gerado pelo sistema no console do administrador.
Adicionar um colega a um evento
Escolha um usuário para adicionar como colega a um evento. Os detalhes do usuário devem ser definidos em um registro de Informações adicionais do usuário.
Depois de selecionar um usuário, você escolhe o mapeamento de papel do tipo participante de gerenciamento de eventos entre os tipos de participantes colegas e os papéis de participantes de qualquer tipo. Na janela Atualizar colegas, as opções de mapeamento mostram os valores da lista de opções personalizados para os tipos e papéis do participante.
- No iPad, na guia Participantes do registro Evento gerenciado, clique para rolar para a seção que representa os colegas.
-
Toque em Atualizar colegas.
A janela Atualizar colegas mostra todos os participantes do evento gerenciado do tipo Usuário.
-
Selecione um usuário para adicioná-lo como colega.
Essa ação mostra todos os valores de mapeamentos de papel do tipo de participante do gerenciamento de eventos em que o tipo é colega, enquanto o papel pode ser de qualquer tipo.
- Salve suas alterações.
Considerações para pesquisa de especialistas
Antes de adicionar especialistas a um evento gerenciado, verifique se o administrador configurou os conjuntos de campos de pesquisa especializada e as configurações no console do administrador. Certifique-se também de que sua organização tenha um tipo de participante de Gerenciamento de evento com o tipo padrão Especialista, um papel de participante com o papel padrão Especialista e um registro de mapeamento entre os dois. Seu administrador também deve criar registros de Especialista, Registros de Assunto e Registros de Assunto do especialista, com datas de evento dentro das datas de início e término do registro Assunto do especialista.
Elegibilidade do especialista
Quando você pesquisa especialistas para adicionar a um evento, o sistema pode executar verificações de elegibilidade dependendo da configuração da sua organização. As verificações de elegibilidade estão ativas quando o evento recebe um assunto com o tipo de conformidade como Bureau do orador e você tem acesso em nível de campo ao campo Tipo de conformidade no objeto Assunto.
Quando as verificações de elegibilidade estão ativas:
- Os resultados da pesquisa mostram apenas especialistas treinados no assunto associado ao evento.
- O sistema verifica se o especialista concluiu o treinamento necessário para o assunto.
- O botão Adicionar especialistas por meio de pesquisa avançada não está disponível.
Pesquisa de conta para especialistas
Quando as verificações de elegibilidade não estão ativas, você pode usar o botão Adicionar especialistas por meio de pesquisa avançada para pesquisar contas pessoais alinhadas ao seu território e adicionar um especialista associado.
Acesso à conta
O sistema verifica se você tem acesso em nível de registro à conta vinculada a um especialista antes de adicionar o especialista ao evento.
Verificações de conformidade para especialistas
O sistema verifica se um especialista participou recentemente de outro evento sobre o mesmo assunto em um período definido. Dependendo de como o administrador definiu as configurações de conformidade:
- Bloquear – o especialista não pode ser adicionado ao evento.
- Aviso – o especialista é adicionado, mas você vê um aviso.
Isso se aplica tanto ao adicionar especialistas durante o planejamento de evento quanto ao adicioná-los a um evento que já está em andamento.
O sistema também verifica se a conta vinculada do especialista tem uma restrição de produto ativa para qualquer produto associado ao evento. Se houver uma restrição e a substituição não estiver habilitada, o especialista não poderá ser adicionado ao evento.
Adicionar um participante do tipo de especialista
Adicione um orador ou um especialista a um evento.
- No iPad, no registro Evento gerenciado, acesse a guia Participantes.
- Clique para rolar para a seção que representa especialistas.
- Na seção Especialista, toque em Atualizar especialistas.
- Nos resultados da pesquisa, toque em Convidar ao lado da conta que você deseja adicionar como especialista.
- Salve suas alterações.
Adicionar um especialista por meio da pesquisa de conta
Quando os critérios de pesquisa de elegibilidade do especialista não forem atendidos, você poderá adicionar especialistas executando primeiro uma pesquisa de conta. A pesquisa mostra as contas pessoais alinhadas ao seu território.
Os critérios de pesquisa de elegibilidade do especialista não são atendidos quando você perde o acesso em nível de campo ao campo Tipo de conformidade do assunto ou se o evento não tiver uma atribuição de assunto em que o tipo de conformidade do assunto é Balcão de palestra.
- No dispositivo móvel, no registro Evento gerenciado, acesse a guia Participantes.
- Clique para rolar para a seção que representa especialistas e toque em Atualizar especialistas.
- Na janela Atualizar especialistas, toque em Adicionar especialistas via pesquisa de conta.
-
Nos resultados da pesquisa, selecione a conta que deseja adicionar como especialista.
Essa ação cria um registro de Especialista e um registro de Participante do evento gerenciado para o evento gerenciado ao qual você deseja adicionar o especialista. O sistema atribui o status Nominado ao registro de Especialista e também marca a caixa de seleção Orador no registro de Provedor de saúde. Se o registro de Provedor de saúde tiver uma conta da organização pai, o registro será adicionado como a organização principal no registro de Especialista.
- Salve suas alterações.
Depois de adicionar os participantes, no caminho do fluxo de trabalho no registro Evento gerenciado, envie o registro para aprovação.
