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Tâches de post-approbation
Lorsque votre responsable a approuvé votre plan, ajoutez la dépense estimée pour l'événement et finalisez le fournisseur logistique. Envoyez ensuite des invitations aux participants. Surveillez leurs réponses et mettez à jour leur statut d'enregistrement en conséquence.
Éditions requises
| Disponible avec : Lightning Experience |
| Disponible avec : les éditions Enterprise et Unlimited avec Life Sciences Cloud, la licence complémentaire Life Sciences Cloud pour Customer Engagement et le package géré Life Sciences Customer Engagement. |
| Autorisations utilisateur requises | |
|---|---|
| Pour ajouter le lieu de l'événement, les dépenses estimées et envoyer un e-mail : | Autorisation utilisateur Life Sciences Field Sales Representative ET Autorisation utilisateur principale des sciences de la vie |
Finalisation de l'emplacement de l'événement
Vérifiez les ressources de l'événement avant d'envoyer des invitations par e-mail. Une fois la ressource confirmée, l'emplacement de l'événement est automatiquement mis à jour dans le champ Adresse de l'emplacement de l'événement géré.
- Depuis la page d'accueil de l'iPad, accédez à l'onglet Événement géré dans la barre de défilement supérieure.
- Sélectionnez l'enregistrement Événement géré dont vous souhaitez finaliser l'emplacement.
- Accédez à la section Ressources sur les événements gérés de l'onglet Logistique.
-
Touchez
en regard de l'enregistrement de votre choix, puis cliquez sur Modifier.
- Dans Statut, sélectionnez la valeur qui représente la confirmation de la ressource.
-
Alternativement, confirmez une préférence de ressource.
- Sélectionnez l'enregistrement Ressource d'événement géré associé à l'enregistrement Événement géré.
- Accédez à la section Préférence de ressource d'événement géré de l'onglet Associé.
- Pour sélectionner un enregistrement Préférence en ressource d'événement gérée pour un événement, modifiez l'enregistrement et changez son statut en Confirmé.
- Enregistrez vos modifications.
Envoi d'e-mails aux participants
Invitez les participants à assister à l'événement en envoyant des invitations par e-mail.
- Sur l'iPad, accédez à l'enregistrement Événement géré.
- Dans le chemin du workflow d'événements, touchez Actions, puis Envoyez un e-mail aux participants.
- Dans la fenêtre Envoyer un e-mail, sélectionnez un modèle à envoyer aux participants à l'événement.
- Pour vérifier l'e-mail que vous souhaitez envoyer, touchez Prévisualiser l'e-mail.
- Touchez Suivant.
- Sélectionnez une pièce jointe, puis touchez Suivant.
- Vérifiez le corps du courrier, puis touchez Suivant.
- Vérifiez l'e-mail en mode d'aperçu, puis touchez Suivant.
- Vérifiez la liste des destinataires et leur adresse e-mail.
- Pour les participants dont l'adresse e-mail n'est pas ajoutée ou n'est pas mise à jour, saisissez les adresses e-mail dans le champ de l'adresse e-mail du destinataire.
- Touchez Envoyer.
Ajout de dépenses estimées
Aidez votre organisation à surveiller ses processus de planification financière et de budgétisation en capturant les coûts estimés et réels d'un événement.
En mode de recherche avancée, vous pouvez utiliser des filtres générés par le système ou créer les filtres de votre choix. Le filtre est activé par défaut et affiche uniquement les types de dépenses correspondant au type et au sous-type de l'événement lors de la recherche de dépenses.
Si les filtres générés par le système sont activés, la fenêtre Ajouter un type de dépense affiche uniquement les types de dépense qui n'ont aucune date de début et de fin configurée, ou ceux dont les dates de début et de fin chevauchent les dates de l'événement. Désélectionnez le filtre généré par le système pour afficher tous les types de dépenses.
Vous pouvez rechercher et filtrer les enregistrements Dépenses en utilisant des champs spécifiques, définis dans les configurations de la console d'administration.
La vue de liste Dépenses affiche les coûts estimés de chaque catégorie de dépenses au niveau supérieur, tandis que les dépenses réelles sont affichées dans une liste déroulante. La dépense réelle totale est cumulée sur la ligne supérieure de la catégorie de dépense, en regard de la dépense estimée. Si vous ajoutez une dépense réelle sans estimation associée, le système ajoute un élément de ligne avec sa propre catégorie de dépenses parente.
Le coût total de toutes les dépenses est affiché à la ligne inférieure.
Si un élément de dépense est ajouté dans une autre devise, la liste affiche la devise ISO réelle pour l'estimation réelle, mais le système la convertit en USD dans la ligne de dépense estimée et dans le coût total. Activez le code de devise avancé qui utilise les taux de transaction historiques pour des résultats précis.
Ajoutez une estimation des dépenses pour un événement.
- Sur l'iPad, accédez à l'enregistrement Événement géré pour lequel vous souhaitez ajouter les dépenses estimées, puis accédez à son onglet Dépenses.
- Touchez Ajouter des dépenses estimées.
- Sélectionnez une catégorie pour le type de dépense que vous souhaitez ajouter.
- Saisissez un nom pour la dépense.
- Ajoutez le montant des dépenses.
- Enregistrez vos modifications.
