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Konfigurieren des Flows für Sperrbenachrichtigungen

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Konfigurieren des Flows für Sperrbenachrichtigungen

Erstellen Sie den automatisch gestarteten Flow, der Genehmigungsbenachrichtigungen an Genehmiger und Einreicher auf der Grundlage des Status und der Genehmigungsentscheidung eines Angebots sendet. Verweisen Sie auf diesen Flow als Hintergrundschritt in Ihrem Genehmigungsprozess, beispielsweise um einen Manager zu benachrichtigen, wenn ein Angebot genehmigt werden muss, oder um einen Außendienstmitarbeiter zu benachrichtigen, wenn sein Angebot gesperrt oder entsperrt wird.

Erforderliche Editionen

Bevor Sie beginnen: Schließen Sie Configure an Approval Flow (Genehmigungs-Flow konfigurieren) durch den Schritt ab, in dem er mit dieser Aufgabe verknüpft ist. Sowohl "Genehmigungs-Flow konfigurieren" als auch "Entscheidungsergebnis der Angebotsstatusprüfung konfigurieren" rufen diesen Flow als Hintergrundschritt auf.

Erforderliche Benutzerberechtigungen
Konfigurieren des Flows für Sperrbenachrichtigungen: Berechtigungssatz "Commercial Admin" (Handelsadministrator für Biowissenschaften)
  1. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung.
    1. Suchen Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" nach Benutzerdefinierte Benachrichtigungen und wählen Sie diese Option aus.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Geben Sie einen Namen ein.
      Beispiel: Notification_when_Quote_is_locked_and_Unlocked.
    4. Wählen Sie Desktop und Mobil als unterstützte Kanäle aus.
    5. Speichern Sie Ihre Änderungen.
  2. Konfigurieren Sie die organisationsweite E-Mail-Adresse.
    1. Suchen Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" nach Organisationsweite Adressen und wählen Sie diese Option aus.
    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    3. Fügen Sie die E-Mail-ID hinzu.
    4. Speichern Sie Ihre Änderungen.
      Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse mithilfe der E-Mail in der E-Mail-ID bestätigen.
  3. Konfigurieren Sie den automatisch gestarteten Flow.
    1. Geben Sie unter "Setup" im Feld "Schnellsuche" den Text Flows ein und wählen Sie dann Flows aus.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Wählen Sie Flow automatisch starten aus und klicken Sie dann auf Erstellen.
    4. Erstellen Sie diese Variablen, um Werte aus dem Genehmigungs-Flow zu übergeben.
      • Angebots-ID: Speichert die ID des Angebots aus dem Genehmigungs-Flow. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Genehmigungs-Flows.
      • QuoteApprovedorRejectedReason: Erfasst den Grund, den der Genehmiger während des Genehmigungsprozesses angegeben hat. Verwenden Sie den Grund aus dem Genehmigungs-Flow. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Genehmigungs-Flows.
      • ApprovalDecision: Enthält die Entscheidung – genehmigt oder abgelehnt. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Genehmigungs-Flows.
      • approvedrEmailAddresses: Enthält die E-Mail-Adresse des Genehmigers zum Senden von Benachrichtigungen.
      • approvedrsToReceiveNotifications: Enthält die Benutzer-IDs der Benutzer, die die benutzerdefinierte Benachrichtigung im Web erhalten.
      • ownerToReceiveNotifications: Enthält die Benutzer-IDs der Benutzer, die die benutzerdefinierte Benachrichtigung im Web erhalten. Beispielsweise Angebotsinhaber.
      • ownerEmails: Enthält die E-Mail-Adresse des Inhabers zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen.
      • ApproverAppAlertOnApprovalRequest: Enthält die Vorlagennachricht, die an den Genehmiger gesendet wird, wenn ein Angebot als Genehmigungsanfrage zur Entsperrung gesendet wird.
      • OwnerAppAlertOnApprovalSubmission: Enthält die Vorlagennachricht, die an den Inhaber gesendet wird, wenn ein Angebot als Genehmigungsanfrage zur Entsperrung gesendet wird.
      • OwnerAppAlertOnQuoteApproved: Enthält die Vorlagennachricht, die an den Inhaber gesendet wird, wenn der Genehmiger ein zur Entsperrung eingereichtes Angebot genehmigt.
      • OwnerAppAlertOnQuoteLock: Enthält die Vorlagennachricht, die an den Inhaber gesendet wird, wenn ein Angebot gesperrt ist.
      • OwnerAppAlertOnQuoteRejected: Enthält die an den Inhaber gesendete Vorlagennachricht, wenn der Genehmiger ein zur Entsperrung eingereichtes Angebot ablehnt.
    5. Fügen Sie ein Element vom Typ "Datensätze abrufen" hinzu, um Angebotsdatensätze abzurufen.
    6. Fügen Sie ein Element vom Typ "Datensätze abrufen" hinzu, um benutzerdefinierte Benachrichtigungsdatensätze abzurufen.
    7. Fügen Sie eine Zuweisungsvariable hinzu, in der die E-Mail-Adressen gespeichert werden, um E-Mails und benutzerdefinierte Benachrichtigungen an die E-Mail-Adressen der Angebotsinhaber und Genehmiger zu senden. Konfigurieren Sie die folgenden Variablen: ownerEmails, approvedrEmailAddresses, ownerToReceiveNotifications, approvedrsToReceiveNotifications.
    8. Fügen Sie das Entscheidungselement zum Senden der Benachrichtigungen und Aktualisieren der Datensätze anhand des Status des Angebots hinzu. Routenbenachrichtigung basierend auf dem Angebots- oder Genehmigungsstatus.
    9. Konfigurieren Sie die Ergebnisse für die Entscheidung.
      Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Ergebnisse von Entscheidungen für Versandbenachrichtigungen.
    10. Speichern und aktivieren Sie den Flow.
  • Konfigurieren der Ergebnisse der Entscheidung "Benachrichtigung senden"
    Definieren Sie, welche Benachrichtigungen und E-Mails für jedes Angebot oder jeden Genehmigungsstatus versendet werden. Beispielsweise können Sie einen Genehmiger benachrichtigen, wenn ein Angebot zur Entsperrung eingereicht wird, oder den Angebotsinhaber benachrichtigen, wenn sein Angebot gesperrt, genehmigt oder abgelehnt wird. Jedes Ergebnis entspricht einer bestimmten Statuskombination und sendet die entsprechende benutzerdefinierte Benachrichtigung, E-Mail und Anwendungsbenachrichtigung an den richtigen Empfänger.
  • Ergebnisspezifische Werte
    Verwenden Sie diese ergebnisspezifischen Werte, wenn Sie den Benachrichtigungstitel, den Text, den E-Mail-Betreff und die Anwendungsbenachrichtigungsvorlage für jedes Entscheidungsergebnis vom Typ "Benachrichtigung senden" in Ihrem automatisch gestarteten Benachrichtigungs-Flow konfigurieren.
 
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