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Configurar flujo de notificación de bloqueo

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Configurar flujo de notificación de bloqueo

Cree el flujo iniciado automáticamente que envía notificaciones de aprobación a aprobadores y remitentes basándose en el estado y la decisión de aprobación de un presupuesto. Haga referencia a este flujo como un paso en segundo plano en su proceso de aprobación, por ejemplo, para notificar a un gestor cuando un presupuesto necesita aprobación o para notificar a un representante de campo cuando su presupuesto se bloquea o desbloquea.

Ediciones necesarias

Antes de empezar: Complete Configurar un flujo de aprobación en el paso donde se vincula a esta tarea. Tanto Configurar un flujo de aprobación como Configurar resultado de decisión de comprobación de estado de presupuesto llaman a este flujo como un paso en segundo plano.

Permisos de usuario necesarios
Para configurar el flujo de notificación de bloqueo: Conjunto de permisos Administrador comercial de Ciencias de la vida
  1. Cree una notificación personalizada.
    1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, busque y seleccione Notificaciones personalizadas.
    2. Haga clic en Nuevo.
    3. Introduzca un nombre.
      Por ejemplo, Notificación_cuando_Presupuesto_está_bloqueado_y_Desbloqueado.
    4. Seleccione Escritorio y Móvil como los canales compatibles.
    5. Guarde sus cambios.
  2. Configure la dirección de correo electrónico de toda la organización.
    1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, busque y seleccione Direcciones de toda la organización.
    2. Haga clic en Agregar.
    3. Agregue el Id. de correo electrónico.
    4. Guarde sus cambios.
      Asegúrese de verificar la dirección utilizando el correo electrónico en el Id. de correo electrónico.
  3. Configure el flujo iniciado automáticamente.
    1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, introduzca Flujos y, a continuación, seleccione Flujos.
    2. Haga clic en Nuevo.
    3. Seleccione Flujo de inicio automático y, a continuación, haga clic en Crear.
    4. Cree estas variables para pasar valores desde el flujo de aprobación.
      • QuoteId: Almacena el Id. del presupuesto desde el flujo de aprobación. Consulte Configurar un flujo de aprobación.
      • QuoteApprovedorRejectedReason: Captura el motivo que el aprobador dio durante el proceso de aprobación. Utilice el motivo del flujo de aprobación. Consulte Configurar un flujo de aprobación.
      • Decisión de aprobación: Mantiene la decisión: aprobada o rechazada. Consulte Configurar un flujo de aprobación.
      • aprobadorEmailAddresses: Mantiene la dirección de correo electrónico del aprobador para el envío de notificaciones.
      • approvalrsToReceiveNotifications: Mantiene los Id. de usuario de los usuarios que reciben la notificación personalizada en Internet.
      • ownersToReceiveNotifications: Mantiene los Id. de usuario de los usuarios que reciben la notificación personalizada en Internet. Por ejemplo, propietarios de presupuestos.
      • ownerEmails: Mantiene la dirección de correo electrónico del propietario para el envío de notificaciones por correo electrónico.
      • ApproverAppAlertOnApprovalRequest: Mantiene el mensaje de plantilla enviado al aprobador cuando se envía un presupuesto como una solicitud de aprobación para el desbloqueo.
      • OwnerAppAlertOnApprovalSubmission: Mantiene el mensaje de plantilla enviado al propietario cuando se envía un presupuesto como una solicitud de aprobación para el desbloqueo.
      • OwnerAppAlertOnQuoteApproved: Mantiene el mensaje de plantilla enviado al propietario cuando el aprobador aprueba un presupuesto enviado para su desbloqueo.
      • OwnerAppAlertOnQuoteLock: Mantiene el mensaje de plantilla enviado al propietario cuando se bloquea un presupuesto.
      • OwnerAppAlertOnQuoteRejected: Mantiene el mensaje de plantilla enviado al propietario cuando el aprobador rechaza un presupuesto enviado para su desbloqueo.
    5. Agregue un elemento Obtener registros para obtener registros de presupuestos.
    6. Agregue un elemento Obtener registros para obtener registros de notificación personalizados.
    7. Para enviar correos electrónicos y notificaciones personalizadas a las direcciones de correo electrónico de los propietarios y aprobadores de presupuestos, agregue una variable Asignación que almacene las direcciones de correo electrónico. Configure estas variables: ownersEmails, aprobadorEmailAddresses, propietariosToReceiveNotifications, aprobadoresToReceiveNotifications.
    8. Agregue el elemento de decisión para enviar las notificaciones y actualizar los registros basándose en el estado del presupuesto. Enrute la notificación basándose en Presupuesto o Estado de aprobación.
    9. Configure los resultados para la decisión.
      Consulte Configurar resultados de decisiones de envío de notificaciones.
    10. Guarde y active el flujo.
  • Configurar resultados de decisiones de envío de notificaciones
    Defina qué notificación y correo electrónico se emiten para cada estado de presupuesto o aprobación. Por ejemplo, alertar a un aprobador cuando se envía un presupuesto para su desbloqueo o notificar al propietario del presupuesto cuando su presupuesto se bloquea, se aprueba o se rechaza. Cada resultado coincide con una combinación de estado específica y envía la notificación personalizada, el correo electrónico y la alerta de aplicación correspondientes al destinatario correcto.
  • Valores específicos de resultados
    Utilice estos valores específicos de resultados cuando configure el título de notificación, el cuerpo, el asunto de correo electrónico y la plantilla de alerta de aplicación para cada resultado de decisión Enviar notificación en su flujo de notificación iniciado automáticamente.
 
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