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Sperren und Entsperren von Angeboten
Konfigurieren Sie mehrstufige Genehmigungs-Workflows, die einen angebotenen Auftrag sperren, wenn Ihre Außendienstmitarbeiter ihn senden, und leiten Sie Freigabeanfragen über die Genehmigung durch den Vorgesetzten weiter.
Wenn ein Außendienstmitarbeiter ein Angebot einreicht, werden das Angebot und seine untergeordneten Datensätze – Angebotsbelegposten und Angebotsbelegpostengruppen – gesperrt und die Mitarbeiter können ein gesperrtes Angebot nicht bearbeiten. Wenn ein Mitarbeiter eine Änderung vornehmen muss, sendet er eine Entsperrungsanfrage, die zur Genehmigung an seinen Vorgesetzten weitergeleitet wird. Dafür arbeiten zwei Systeme zusammen: einen Workflow, der die Sperrmechanik verarbeitet, und einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow, der die Genehmigungsweiterleitung verarbeitet.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zum Einrichten der Angebotssperrung und -entsperrung.
- Konfigurieren Sie den Workflow zum Sperren und Entsperren. Erstellen Sie den Workflow-Pfad, der die Phasen definiert, die ein Angebot durchläuft – Entwurf, gesendet und Aufforderung zur Freigabe –, sowie die Aktionen, die in den einzelnen Phasen verfügbar sind. Entsprechende Informationen finden Sie unter Einrichten von Workflows zum Sperren und Entsperren von Angeboten.
- Konfigurieren Sie den Genehmigungsprozess für die Entsperrung. Erstellen Sie den Flow, der eine Entsperrungsanforderung an den Manager des Angebotsinhabers weiterleitet und den Angebotsstatus anhand der Entscheidung des Managers aktualisiert. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren eines Genehmigungs-Flows.
- Konfigurieren Sie Entsperrungsbenachrichtigungen. Erstellen Sie den Flow, der benutzerdefinierte Benachrichtigungen, E-Mails und Benachrichtigungen für mobile Anwendungen an Angebotsinhaber und Genehmiger in jeder Phase der Entsperranforderung sendet. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Sperrbenachrichtigungs-Flows.
- Geben Sie Mitarbeitern und Managern Einblick in den Genehmigungsstatus. Fügen Sie der Angebots-Datensatzseite Komponenten hinzu, damit Mitarbeiter und Manager ausstehende und vergangene Genehmigungen verfolgen können, ohne den Datensatz zu verlassen. Entsprechende Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Genehmigungsverfolgungskomponenten.
Typischer Lebenszyklus für die Angebotssperre und -entsperrung
Ein Außendienstmitarbeiter reicht ein Angebot ein. Der Status ändert sich zu "Gesendet", das Angebot wird gesperrt und der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung.
Wenn der Mitarbeiter eine Änderung vornehmen muss, sendet er eine Entsperrungsanforderung – auch offline. Die Anforderung wird auf dem iPad in die Warteschlange gestellt und synchronisiert, wenn das Gerät wieder eine Verbindung herstellt. Der Status des Angebots ändert sich zu "Anforderung zur Freigabe", das Angebot bleibt jedoch gesperrt. Der Vertriebsleiter erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, benutzerdefinierte Benachrichtigung oder Anwendungsbenachrichtigung.
Der Vertriebsleiter genehmigt die Anforderung auf der Angebots-Datensatzseite oder in einer Benachrichtigung:
- Genehmigt: Der Status wird zu "Entwurf" geändert und das Angebot wird entsperrt. Der Mitarbeiter bearbeitet und sendet erneut.
- Abgelehnt: Der Status wird zu "Abgelehnt" geändert und das Angebot bleibt gesperrt.
In jedem Fall wird der Mitarbeiter über das Ergebnis benachrichtigt. Mitarbeiter und Manager können den Genehmigungsstatus jederzeit auf der Registerkarte "Genehmigungen" der Angebots-Datensatzseite verfolgen.
Funktionsweise von Workflow und Genehmigungsprozess
Ein Workflow sperrt das Angebot, wenn sein Status zu "Gesendet" geändert wird. Wenn der Mitarbeiter eine Entsperrung anfordert, wird der Status durch eine Phasenvorgangsaktion zu "Entsperrung anfordern" geändert und das Angebot bleibt gesperrt. Der durch einen Datensatz ausgelöste Flow erkennt diese Statusänderung und leitet eine Genehmigungsanfrage an den Manager des Mitarbeiters weiter. Wenn der Manager die Anforderung genehmigt oder ablehnt (auf der Angebots-Datensatzseite oder in einer Benachrichtigung), aktualisiert der Flow den Status: auf Entwurf (entsperrt), wenn genehmigt, oder auf Abgelehnt (noch gesperrt), wenn abgelehnt. Der Workflow liest diese Statusänderung und sperrt oder entsperrt das Angebot entsprechend.
- Einrichten eines Workflows zum Sperren und Entsperren von Angeboten
Konfigurieren Sie einen Workflow für das Angebotsobjekt, um zu steuern, wann Angebote und ihre untergeordneten Datensätze – Angebotsbelegposten und Angebotsbelegpostengruppen – basierend auf dem Status des Angebots gesperrt werden. Der Workflow definiert auch die Aktionen, die Benutzer in jeder Phase ausführen können. Durch das Sperren eines Angebots werden nicht autorisierte Änderungen in kritischen Workflow-Phasen verhindert. - Konfigurieren eines Genehmigungs-Flows
Erstellen Sie einen durch einen Datensatz ausgelösten Flow-Genehmigungsprozess, der den Lebenszyklus von Entsperranforderungen verwaltet: Weiterleiten von Anfragen zur Genehmigung an den Manager des Angebotsinhabers, Benachrichtigung der Beteiligten in jeder Phase und Aktualisieren des Angebotsstatus anhand des Ergebnisses. - Konfigurieren von Komponenten zur Genehmigungsverfolgung
Mithilfe von Komponenten zur Genehmigungsverfolgung können Mitarbeiter und Manager Einblick in die Angebotssperre erhalten und den Genehmigungs-Workflow entsperren. Fügen Sie der Angebots-Datensatzseite zwei Komponenten hinzu, damit Mitarbeiter und Manager den Status der Entsperrungsanforderung direkt in einem Angebot überwachen können. Zusammen zeigen die Komponenten den vollständigen Genehmigungsverlauf, ausstehende Überprüfungen, die Identität des Genehmigers und Überprüfungskommentare für ein Angebot an.
