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Bloqueo y desbloqueo de presupuestos
Configure flujos de trabajo de aprobación de múltiples etapas que bloquean un pedido presupuestado cuando sus representantes de campo lo envían, y enrute solicitudes de desbloqueo a través de la aprobación del gerente.
Cuando un representante de campo envía un presupuesto, el presupuesto y sus registros secundarios (partidas de presupuesto y grupos de partidas de presupuesto) se bloquean y los representantes no pueden modificar un presupuesto bloqueado. Si un representante debe realizar un cambio, envía una solicitud de desbloqueo, que enruta a su gestor para su aprobación. Dos sistemas funcionan conjuntamente para que esto suceda: un flujo de trabajo que gestiona la mecánica de bloqueo y un flujo desencadenado por registro que gestiona el enrutamiento de aprobaciones.
Esta es la descripción general sobre cómo configurar el bloqueo y el desbloqueo de presupuestos.
- Configure el flujo de trabajo de bloqueo y desbloqueo. Cree la ruta de flujo de trabajo que define las etapas por las que pasa un presupuesto (Borrador, Enviado y Solicitud de desbloqueo) y las acciones disponibles en cada etapa. Consulte Configurar flujo de trabajo para bloquear y desbloquear presupuestos.
- Configure el proceso de aprobación de desbloqueo. Cree el flujo que enruta una solicitud de desbloqueo al gestor del propietario del presupuesto y actualiza el estado del presupuesto basándose en la decisión del gestor. Consulte Configurar un flujo de aprobación.
- Configure notificaciones de desbloqueo. Cree el flujo que envía notificaciones personalizadas, emails y alertas de aplicaciones móviles a los propietarios y aprobadores de presupuestos en cada etapa de la solicitud de desbloqueo. Consulte Configurar flujo de notificación de bloqueo.
- Proporcione a los representantes y gestores visibilidad sobre el estado de aprobación. Agregue componentes a la página de registro Presupuesto de modo que los representantes y gestores puedan realizar un seguimiento de las aprobaciones pendientes y pasadas sin salir del registro. Consulte Configurar componentes de seguimiento de aprobaciones.
Un ciclo de vida de desbloqueo y bloqueo de presupuestos típico
Un representante de campo envía un presupuesto. Su estado cambia a Enviado, el presupuesto se bloquea y el representante recibe una notificación.
Si el representante debe realizar un cambio, envía una solicitud de desbloqueo, incluso sin conexión. La solicitud se pone en cola en el iPad y se sincroniza cuando se vuelve a conectar el dispositivo. El estado del presupuesto cambia a Solicitud de desbloqueo, pero el presupuesto permanece bloqueado. El gerente de ventas recibe una notificación por email, notificación personalizada o alerta de aplicación.
El gerente de ventas aprueba o rechaza la solicitud desde la página de registro Presupuesto o desde una notificación:
- Aprobado: El estado cambia a Borrador y el presupuesto se desbloquea. El representante modifica y vuelve a enviar.
- Rechazado: El estado cambia a Rechazado y el presupuesto permanece bloqueado.
De cualquier forma, el representante recibe una notificación del resultado. Tanto los representantes como los gerentes pueden realizar un seguimiento del estado de aprobación en cualquier momento en la ficha Aprobaciones de la página de registro Presupuesto.
Cómo funcionan el flujo de trabajo y el proceso de aprobación juntos
Un flujo de trabajo bloquea el presupuesto cuando su estado cambia a Enviado. Cuando el representante solicita un desbloqueo, una acción de operación de etapa cambia el estado a Solicitud de desbloqueo y el presupuesto permanece bloqueado. El flujo desencadenado por registro detecta ese cambio de estado y enruta una solicitud de aprobación al gerente del representante. Cuando el gestor aprueba o rechaza la solicitud (desde la página de registro Presupuesto o desde una notificación), el flujo actualiza el estado: a Borrador (desbloqueado) si se aprueba o a Rechazado (aún bloqueado) si se rechaza. El flujo de trabajo lee ese cambio de estado y bloquea o desbloquea el presupuesto en consecuencia.
- Configurar un flujo de trabajo para el bloqueo y el desbloqueo de presupuestos
Configure un flujo de trabajo en el objeto Presupuesto para controlar cuándo se bloquean los presupuestos y sus registros secundarios (Partidas de presupuesto y Grupos de partidas de presupuesto), basándose en el estado del presupuesto. El flujo de trabajo también define las acciones que los usuarios pueden realizar en cada etapa. El bloqueo de un presupuesto evita cambios no autorizados durante etapas de flujo de trabajo críticas. - Configurar un flujo de aprobación
Cree un proceso de aprobación de flujo desencadenado por registro que gestione el ciclo de vida de la solicitud de desbloqueo: enrutar solicitudes al gestor del propietario del presupuesto para su aprobación, notificar a las partes interesadas en cada etapa y actualizar el estado del presupuesto basándose en el resultado. - Configurar componentes de seguimiento de aprobaciones
Los componentes de seguimiento de aprobaciones proporcionan a los representantes y gestores visibilidad sobre el flujo de trabajo de bloqueo y desbloqueo de aprobaciones de presupuestos. Agregue dos componentes a la página de registro Presupuesto de modo que los representantes y gestores puedan monitorear el estado de la solicitud de desbloqueo directamente desde un presupuesto. Juntos, los componentes muestran el historial de aprobación completo, las revisiones pendientes, la identidad del aprobador y los comentarios de revisión para un presupuesto.
