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Verrouillage et déverrouillage de devis
Configurez des workflows d'approbation à plusieurs étapes qui verrouillent une commande de devis lorsque vos commerciaux la soumettent, et acheminez les demandes de déverrouillage via l'approbation du responsable.
Lorsqu'un commercial soumet un devis, le devis et ses enregistrements enfants (éléments de ligne de devis et groupes de lignes de devis) sont verrouillés, et les commerciaux ne peuvent pas modifier un devis verrouillé. Si un commercial doit apporter une modification, il soumet une demande de déverrouillage, qui est acheminée vers son responsable pour approbation. Deux systèmes fonctionnent ensemble pour y parvenir : un workflow qui gère les mécanismes de verrouillage et un flux déclenché par un enregistrement qui gère l'acheminement des approbations.
Voici une vue d'ensemble de la configuration du verrouillage et du déverrouillage de devis.
- Configurez le workflow Verrouiller et déverrouiller. Élaborez le parcours de workflow qui définit les étapes qu'un devis traverse (Brouillon, Soumis et Demande de déverrouillage) et les actions disponibles à chaque étape. Consultez Configuration de workflow pour des devis de verrouillage et de déverrouillage.
- Configurez le processus d'approbation du déverrouillage. Élaborez le flux qui achemine une demande de déverrouillage vers le responsable du propriétaire du devis et met à jour le statut du devis en fonction de la décision du responsable. Consultez Configuration d'un flux d'approbation.
- Configurez les notifications de déverrouillage. Élaborez le flux qui envoie des notifications personnalisées, des e-mails et des alertes d'application mobile aux propriétaires et aux approbateurs de devis à chaque étape de la demande de déverrouillage. Consultez Configuration du flux de notification de verrouillage.
- Offrez aux commerciaux et aux responsables une visibilité sur le statut d'approbation. Ajoutez des composants à la page d'enregistrement Devis afin de permettre aux commerciaux et aux responsables de suivre les approbations en attente et passées sans quitter l'enregistrement. Consultez Configuration de composants de suivi des approbations.
Cycle de vie typique de verrouillage et de déverrouillage de devis
Un commercial soumet un devis. Son statut change en Soumis, le devis est verrouillé et le commercial reçoit une notification.
Si le commercial doit apporter une modification, il soumet une demande de déverrouillage, même hors ligne. La requête est mise en file d'attente sur l'iPad et synchronisée lorsque l'appareil se reconnecte. Le statut du devis change en Demande de déverrouillage, mais le devis reste verrouillé. Le responsable commercial reçoit une notification par e-mail, une notification personnalisée ou une alerte d'application.
Le responsable commercial approuve ou rejette la demande depuis la page d'enregistrement Devis ou depuis une notification :
- Approuvé : Le statut change en Brouillon et le devis se déverrouille. Le commercial modifie et soumet de nouveau.
- Rejeté : Le statut change en Rejeté et le devis reste verrouillé.
Dans les deux cas, le commercial est notifié du résultat. Les commerciaux et les responsables peuvent suivre le statut d'approbation à tout moment sous l'onglet Approbations de la page d'enregistrement Devis.
Fonctionnement conjoint du workflow et du processus d'approbation
Un workflow verrouille le devis lorsque son statut change en Soumis. Lorsque le commercial demande un déverrouillage, une action d'opération d'étape change le statut en Demande de déverrouillage et le devis reste verrouillé. Le flux déclenché par l'enregistrement détecte ce changement de statut et achemine une demande d'approbation vers le responsable du commercial. Lorsque le responsable approuve ou rejette la demande — depuis la page d'enregistrement Devis ou une notification — le flux met à jour le statut : à Brouillon (déverrouillé) si approuvé, ou à Rejeté (toujours verrouillé) si rejeté. Le workflow lit ce changement de statut et verrouille ou déverrouille le devis en conséquence.
- Configuration d'un workflow pour le verrouillage et le déverrouillage de devis
Configurez un workflow dans l'objet Devis pour contrôler quand les devis et leurs enregistrements enfants (Éléments de ligne de devis et Groupes de lignes de devis) sont verrouillés, en fonction du statut du devis. Le workflow définit également les actions que les utilisateurs peuvent exécuter à chaque étape. Le verrouillage d'un devis empêche les modifications non autorisées pendant les étapes critiques du workflow. - Configuration d'un flux d'approbation
Créez un processus d'approbation de flux déclenché par un enregistrement qui gère le cycle de vie de la demande de déverrouillage : acheminer les demandes vers le responsable du propriétaire du devis pour approbation, notifier les parties prenantes à chaque étape et mettre à jour le statut du devis en fonction du résultat. - Configuration de composants de suivi des approbations
Les composants de suivi des approbations permettent aux commerciaux et aux responsables de visualiser le workflow de verrouillage et de déverrouillage des devis. Ajoutez deux composants à la page d'enregistrement Devis afin de permettre aux commerciaux et aux responsables de suivre le statut des demandes de déverrouillage directement depuis un devis. Ensemble, les composants affichent l'historique complet des approbations, les révisions en attente, l'identité de l'approbateur et les commentaires de révision d'un devis.
