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Blocco e sblocco dei preventivi
Configurare flussi di lavoro di approvazione in più fasi che bloccano un ordine preventivo quando gli agenti sul campo lo inviano e instradano le richieste di sblocco tramite l'approvazione del responsabile.
Quando un agente sul campo invia un preventivo, il preventivo e i relativi record controllati (voci preventivo e gruppi di voci preventivo) si bloccano e gli agenti non possono modificare un preventivo bloccato. Se un agente deve apportare una modifica, invia una richiesta di sblocco che viene instradata al responsabile per l'approvazione. Due sistemi lavorano insieme per fare in modo che ciò avvenga: un flusso di lavoro che gestisce la meccanica di blocco e un flusso attivato da record che gestisce l'instradamento delle approvazioni.
Di seguito è riportata una panoramica su come impostare il blocco e lo sblocco dei preventivi.
- Configurare il flusso di lavoro di blocco e sblocco. Creare il percorso di flusso di lavoro che definisce le fasi attraversate da un preventivo (Bozza, Inviato e Richiesta di sblocco) e le azioni disponibili in ogni fase. Vedere Impostazione del flusso di lavoro.
- Configurare il processo di sblocco dell'approvazione. Creare il flusso che instrada una richiesta di sblocco al responsabile del titolare del preventivo e aggiorna lo stato del preventivo in base alla decisione del responsabile. Vedere Configurazione di un flusso di approvazione.
- Configurare le notifiche di sblocco. Creare il flusso che invia notifiche personalizzate, email e avvisi dell'app mobile ai titolari dei preventivi e ai responsabili approvazioni in ogni fase della richiesta di sblocco. Vedere Configurazione del flusso di notifica di blocco.
- Offrire ad agenti e responsabili visibilità sullo stato delle approvazioni. Aggiungere componenti alla pagina record Preventivo per consentire ad agenti e responsabili di tenere traccia delle approvazioni in sospeso e passate senza uscire dal record. Vedere Configurazione dei componenti Tracciamento approvazioni.
Ciclo di vita tipico di blocco e sblocco dei preventivi
Un agente sul campo invia un preventivo. Il suo stato diventa Inviato, il preventivo si blocca e l'agente riceve una notifica.
Se l'agente deve apportare una modifica, invia una richiesta di sblocco, anche offline. La richiesta viene inserita nell'area di attesa dell'iPad e sincronizzata quando il dispositivo si riconnette. Lo stato del preventivo diventa Richiesta di sblocco, ma il preventivo rimane bloccato. Il responsabile vendite riceve la notifica tramite email, notifica personalizzata o avviso app.
Il responsabile vendite approva o rifiuta la richiesta dalla pagina record Preventivo o da una notifica:
- Approvato: Lo stato diventa Bozza e il preventivo si sblocca. L'agente modifica e invia nuovamente.
- Rifiutato: Lo stato diventa Rifiutato e il preventivo rimane bloccato.
In ogni caso, l'agente riceve una notifica dell'esito. Sia gli agenti che i responsabili possono tenere traccia dello stato delle approvazioni in qualsiasi momento nella scheda Approvazioni della pagina record Preventivo.
Funzionamento congiunto del flusso di lavoro e del processo di approvazione
Un flusso di lavoro blocca il preventivo quando il suo stato diventa Inviato. Quando l'agente richiede uno sblocco, un'azione operazione fase modifica lo stato in Richiesta di sblocco e il preventivo rimane bloccato. Il flusso attivato da record rileva la modifica dello stato e instrada una richiesta di approvazione al responsabile dell'agente. Quando il responsabile approva o rifiuta la richiesta, dalla pagina record Preventivo o da una notifica, il flusso aggiorna lo stato: in Bozza (sbloccato) se approvata o in Rifiutato (ancora bloccato) se rifiutata. Il flusso di lavoro legge che lo stato cambia e blocca o sblocca il preventivo di conseguenza.
- Impostazione di un flusso di lavoro per il blocco e lo sblocco dei preventivi
Configurare un flusso di lavoro sull'oggetto Preventivo per controllare quando i preventivi e i relativi record controllati (Voci preventivo e Gruppi di voci preventivo) si bloccano, in base allo stato del preventivo. Il flusso di lavoro definisce anche le azioni che gli utenti possono eseguire in ogni fase. Il blocco di un preventivo impedisce modifiche non autorizzate durante le fasi critiche del flusso di lavoro. - Configurazione di un flusso di approvazione
Creare un processo di approvazione del flusso attivato da record che gestisca il ciclo di vita della richiesta di sblocco: instradare le richieste al responsabile del titolare del preventivo per l'approvazione, informare gli stakeholder in ogni fase e aggiornare lo stato del preventivo in base all'esito. - Configurazione dei componenti di tracciamento delle approvazioni
I componenti di tracciamento delle approvazioni offrono ad agenti e responsabili visibilità sul blocco dei preventivi e sbloccano il flusso di lavoro di approvazione. Aggiungere due componenti alla pagina record Preventivo per consentire ad agenti e responsabili di monitorare lo stato delle richieste di sblocco direttamente da un preventivo. Insieme, i componenti mostrano la cronologia approvazioni completa, le revisioni in sospeso, l'identità del responsabile approvazioni e i commenti di revisione per un preventivo.
