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見積のロックとロック解除
見積済み注文をフィールド営業担当者が送信したときにロックし、マネージャーの承認を介してロック解除申請を転送する複数フェーズの承認ワークフローを設定します。
フィールド営業担当者が見積を送信すると、見積とその子レコード (見積品目および見積品目グループ) がロックされ、ロックされた見積を編集することはできません。営業担当が変更を加える必要がある場合は、ロック解除申請を送信し、マネージャーに承認を求めます。これを実現するには、ロックメカニズムを処理する汎用ワークフローと承認ルーティングを処理するレコードトリガーフローの 2 つのシステムが連携します。
見積のロックとロック解除の設定方法の概要を次に示します。
- ロックおよびロック解除ワークフローを設定します。見積が通過するフェーズ (ドラフト、送信済み、ロック解除要求) と各フェーズで使用可能なアクションを定義するワークフローパスを作成します。「汎用ワークフローの設定」を参照してください。
- ロック解除承認プロセスを設定します。ロック解除要求を見積所有者のマネージャーに転送し、マネージャーの決定に基づいて見積の状況を更新するフローを作成します。「承認フローの設定」を参照してください。
- ロック解除通知を設定します。ロック解除要求の各フェーズでカスタム通知、メール、モバイルアプリケーションアラートを見積所有者と承認者に送信するフローを作成します。「ロック通知フローの設定」を参照してください。
- 営業担当とマネージャーが承認状況を把握できるようにします。コンポーネントを見積レコードページに追加して、営業担当とマネージャーがレコードから離れることなく、保留中および過去の承認を追跡できるようにします。「承認追跡コンポーネントの設定」を参照してください。
一般的な見積のロックおよびロック解除ライフサイクル
フィールド営業担当者が見積を送信します。状況が [送信済み] に変わり、見積がロックされ、営業担当に通知が送信されます。
営業担当が変更を加える必要がある場合、オフラインでもロック解除要求を送信します。要求は iPad でキューに入れられ、デバイスが再接続されると同期されます。見積の状況が [ロック解除の要求] に変更されますが、見積はロックされたままです。営業マネージャーは、メール、カスタム通知、またはアプリケーションアラートで通知を受け取ります。
営業マネージャーは、見積レコードページまたは通知から申請を承認または却下します。
- 承認済み: 状況が [ドラフト] に変わり、見積のロックが解除されます。営業担当が編集して再送信します。
- 却下済み: 状況は [却下済み] に変更され、見積はロックされたままになります。
いずれの場合も、営業担当に結果が通知されます。営業担当とマネージャーは、見積レコードページの [承認] タブでいつでも承認状況を追跡できます。
ワークフローと承認プロセスの連携
汎用ワークフローでは、状況が [送信済み] に変更されたときに見積がロックされます。営業担当がロック解除を要求すると、フェーズ操作アクションの状況が [ロック解除の要求] に変更され、見積はロックされたままになります。レコードトリガーフローは、その状況の変更を検出して、承認申請を営業担当のマネージャーに転送します。マネージャーが見積レコードページまたは通知から申請を承認または却下すると、フローの状況が更新されます。承認済みの場合は [ドラフト] (ロック解除済み)、却下済みの場合は [却下済み] (まだロック済み) に更新されます。汎用ワークフローは状況の変更を読み取り、それに応じて見積をロックまたはロック解除します。
- 一般的なワークフローの設定
見積オブジェクトの汎用ワークフローを設定して、見積とその子レコード (見積品目名および見積品目グループ) を見積の状況に基づいてロックするタイミングを制御します。このワークフローでは、ユーザーが各フェーズで実行できるアクションも定義されます。見積をロックすると、重要なワークフローフェーズで不正な変更が行われなくなります。 - 承認フローの設定
ロック解除要求ライフサイクルを管理するレコードトリガーフロー承認プロセスを作成します。このプロセスでは、承認申請を見積所有者のマネージャーに転送し、各フェーズで関係者に通知し、結果に基づいて見積の状況を更新します。 - ロック通知フローの設定
見積の状況と承認の決定に基づいて承認者および申請者に承認通知を送信する自動起動フローを作成します。このフローを承認プロセスのバックグラウンドステップとして参照します。たとえば、見積の承認が必要な場合にマネージャーに通知したり、見積がロックまたはロック解除された場合にフィールド担当に通知したりします。 - 承認追跡コンポーネントの設定
承認追跡コンポーネントにより、営業担当とマネージャーは見積のロックとロック解除の承認ワークフローを可視化できます。2 つのコンポーネントを見積レコードページに追加して、営業担当とマネージャーが見積から直接ロック解除要求状況を監視できるようにします。コンポーネントは、見積の完全な承認履歴、保留中のレビュー、承認者 ID、レビューコメントをまとめて表示します。
