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견적서 잠금 및 잠금 해제
현장 담당자가 제출할 때 견적된 주문을 잠그고 관리자 승인을 통해 잠금 해제 요청을 라우팅하는 다단계 승인 워크플로를 구성합니다.
현장 담당자가 견적서를 제출하면 견적서 및 하위 레코드(견적서 행 항목 및 견적서 행 그룹)가 잠기고 담당자가 잠긴 견적서를 편집할 수 없습니다. 담당자가 변경해야 할 경우 승인을 위해 관리자에게 라우팅되는 잠금 해제 요청을 제출합니다. 잠금 메커닉을 처리하는 일반 워크플로와 승인 라우팅을 처리하는 레코드 트리거형 플로의 두 가지 시스템이 함께 작업하여 이러한 작업을 수행합니다.
다음은 견적서 잠금 및 잠금 해제 설정 방법에 대한 개요입니다.
- 잠금 및 잠금 해제 워크플로를 구성합니다. 견적서가 전달하는 스테이지(초안, 제출, 잠금 해제 요청)와 각 스테이지에서 사용 가능한 작업을 정의하는 워크플로 경로를 구축합니다. 일반 워크플로 설정을 참조하십시오.
- 잠금 해제 승인 프로세스를 구성합니다. 견적서 소유자의 관리자에게 잠금 해제 요청을 라우팅하고 관리자의 결정에 따라 견적서 상태를 업데이트하는 플로를 구축합니다. 승인 플로 구성을 참조하십시오.
- 잠금 해제 알림을 구성합니다. 잠금 해제 요청의 각 스테이지에서 견적 소유자 및 승인자에게 사용자 정의 알림, 이메일, 모바일 앱 경고를 보내는 플로를 구축합니다. 잠금 알림 플로 구성을 참조하십시오.
- 담당자 및 관리자에게 승인 상태에 대한 가시성을 제공합니다. 담당자 및 관리자가 레코드에서 나가지 않고 보류 중인 승인 및 과거 승인을 추적할 수 있도록 견적서 레코드 페이지에 구성 요소를 추가합니다. 승인 추적 구성 요소 구성을 참조하십시오.
일반적인 견적서 잠금 및 잠금 해제 수명 주기
현장 담당자가 견적서를 제출합니다. 상태가 제출됨으로 변경되고 견적서가 잠기면 담당자에게 알림이 전송됩니다.
담당자가 변경해야 할 경우 오프라인 상태에서도 잠금 해제 요청을 제출합니다. 요청은 iPad에서 대기열에 지정되며 장치가 다시 연결되면 동기화됩니다. 견적서의 상태가 잠금 해제 요청으로 변경되지만 견적서가 잠긴 상태로 유지됩니다. 세일즈 관리자는 이메일, 사용자 정의 알림 또는 앱 경고를 통해 알림을 받습니다.
세일즈 관리자가 견적서 레코드 페이지 또는 알림에서 요청을 승인하거나 거부합니다.
- 승인됨: 상태가 초안으로 변경되고 견적서의 잠금이 해제됩니다. 담당자가 편집하고 다시 제출합니다.
- 거부됨: 상태가 거부됨으로 변경되고 견적서가 잠긴 상태로 유지됩니다.
어느 방법으로든 담당자에게 결과를 알립니다. 담당자와 관리자는 견적서 레코드 페이지의 승인 탭에서 언제든지 승인 상태를 추적할 수 있습니다.
워크플로와 승인 프로세스가 함께 작동하는 방식
일반 워크플로는 상태가 제출됨으로 변경되면 견적서를 잠깁니다. 담당자가 잠금 해제를 요청하면 단계 작업이 상태를 잠금 해제 요청으로 변경하고 견적서가 잠긴 상태로 유지됩니다. 레코드 트리거 플로는 상태 변경을 감지하고 승인 요청을 담당자의 관리자에게 라우팅합니다. 관리자가 견적서 레코드 페이지 또는 알림에서 요청을 승인하거나 거부하면 플로가 초안(잠금 해제) 또는 거부된 경우 거부됨(잠금 유지) 상태를 업데이트합니다. 일반 워크플로는 상태 변경을 판독하고 그에 따라 견적서를 잠그거나 잠금 해제합니다.
- 일반 워크플로 설정
견적서 개체에 대한 일반 워크플로를 구성하여 견적서의 상태를 기반으로 견적서 및 하위 레코드(견적서 행 항목 및 견적서 행 그룹)의 잠금 시기를 제어합니다. 또한 워크플로는 사용자가 각 단계에서 수행할 수 있는 작업도 정의합니다. 견적서를 잠그면 중요한 워크플로 스테이지 동안 승인되지 않은 변경을 방지할 수 있습니다. - 승인 플로 구성
승인을 위해 견적 소유자의 관리자에게 요청을 라우팅하고 각 단계에서 이해당사자에게 알림을 보내고 결과를 기반으로 견적 상태를 업데이트하는 잠금 해제 요청 수명 주기를 관리하는 레코드 트리거형 플로 승인 프로세스를 만듭니다. - 잠금 알림 플로 구성
견적서 상태 및 승인 결정에 따라 승인자 및 제출자에게 승인 알림을 보내는 자동 실행 플로를 구축합니다. 승인 프로세스에서 이 플로를 백그라운드 단계로 참조합니다(예: 견적서 승인이 필요한 경우 관리자에게 알리거나 견적서 잠금 또는 잠금 해제 시 현장 담당자에게 알리기). - 승인 추적 구성 요소 구성
승인 추적 구성 요소를 사용하면 담당자 및 관리자가 견적서 잠금 및 승인 워크플로를 확인할 수 있습니다. 담당자 및 관리자가 견적서에서 직접 잠금 해제 요청 상태를 모니터링할 수 있도록 견적서 레코드 페이지에 구성 요소 두 개를 추가합니다. 구성 요소는 함께 전체 승인 내역, 보류 중인 검토, 승인자 ID, 견적에 대한 검토 댓글을 표시합니다.
