U bent hier:
Offerte vergrendelen en ontgrendelen
Configureer goedkeuringswerkstromen in meerdere fasen die een offerteorder vergrendelen wanneer uw vertegenwoordigers deze indienen, en ontgrendelingsverzoeken routeren via goedkeuring van de manager.
Wanneer een vertegenwoordiger in het veld een offerte indient, worden de offerte en de onderliggende records ervan (offerteregelitems en offerteregelgroepen) vergrendeld en kunnen vertegenwoordigers een vergrendelde offerte niet bewerken. Als een vertegenwoordiger een wijziging moet aanbrengen, dient hij of zij een ontgrendelingsverzoek in, dat ter goedkeuring naar de manager wordt gerouteerd. Twee systemen werken samen om dit mogelijk te maken: een werkstroom die de vergrendelingsmechanismen afhandelt, en een door records geactiveerde stroom die de goedkeuringsroutering afhandelt.
Hier volgt een overzicht van hoe u het vergrendelen en ontgrendelen van offertes instelt.
- Configureer de werkstroom Vergrendelen en ontgrendelen. Stel het werkstroompad samen dat de fasen definieert die een offerte doorloopt - Concept, Ingediend en Verzoek om ontgrendeling - en de acties die in elke fase beschikbaar zijn. Zie Werkstroom instellen voor het vergrendelen en ontgrendelen van offertes.
- Configureer het goedkeuringsproces voor ontgrendelen. Stel de stroom samen die een ontgrendelingsverzoek routeert naar de manager van de offerte-eigenaar en de offertestatus bijwerkt op basis van de beslissing van de manager. Zie Een goedkeuringsstroom configureren.
- Configureer ontgrendelingskennisgevingen. Stel de stroom samen die aangepaste kennisgevingen, e-mailberichten en waarschuwingen voor mobiele apps verzendt naar offerte-eigenaars en goedkeurende personen in elke fase van het ontgrendelingsverzoek. Zie Stroom Lock-kennisgeving configureren.
- Geef vertegenwoordigers en managers zicht op de goedkeuringsstatus. Voeg componenten toe aan de recordpagina Offerte zodat vertegenwoordigers en managers in behandeling zijnde en eerdere goedkeuringen kunnen bijhouden zonder de record te verlaten. Zie Componenten voor Goedkeurings bijhouden configureren.
Een typische levenscyclus voor offertes vergrendelen en ontgrendelen
Een vertegenwoordiger in het veld dient een offerte in. De status verandert in Ingediend, de offerte wordt vergrendeld en de vertegenwoordiger ontvangt een kennisgeving.
Als de vertegenwoordiger een wijziging moet aanbrengen, dient hij of zij een ontgrendelingsverzoek in, zelfs als deze offline is. Het verzoek staat in de wachtrij op de iPad en wordt gesynchroniseerd wanneer het apparaat opnieuw verbinding maakt. De status van de offerte verandert in Verzoek om ontgrendeling, maar de offerte blijft vergrendeld. De verkoopmanager ontvangt een kennisgeving per e-mail, aangepaste kennisgeving of appwaarschuwing.
De verkoopmanager keurt het verzoek goed of wijst het af vanaf de recordpagina Offerte of vanuit een kennisgeving:
- Goedgekeurd: De status verandert in Concept en de offerte wordt ontgrendeld. De vertegenwoordiger bewerkt en dient opnieuw in.
- Afgewezen: De status verandert in Afgewezen en de offerte blijft vergrendeld.
Hoe dan ook, de vertegenwoordiger wordt geïnformeerd over de uitkomst. Zowel vertegenwoordigers als managers kunnen de goedkeuringsstatus op elk gewenst moment bijhouden op het tabblad Goedkeuringen van de recordpagina Offerte.
Hoe de werkstroom en het goedkeuringsproces samenwerken
Een werkstroom vergrendelt de offerte wanneer de status ervan verandert in Ingediend. Wanneer de vertegenwoordiger om een ontgrendeling verzoekt, verandert een fasebewerkingsactie de status in Verzoek om ontgrendeling en blijft de offerte vergrendeld. De door records geactiveerde stroom detecteert die statuswijziging en routeert een goedkeuringsverzoek naar de manager van de vertegenwoordiger. Wanneer de manager het verzoek goedkeurt of afwijst — vanaf de recordpagina Offerte of vanuit een kennisgeving — werkt de stroom de status bij: naar Concept (ontgrendeld) indien goedgekeurd, of naar Afgewezen (nog steeds vergrendeld) indien afgewezen. De werkstroom leest die statuswijziging en vergrendelt of ontgrendelt de offerte dienovereenkomstig.
- Een werkstroom instellen voor het vergrendelen en ontgrendelen van offertes
Configureer een werkstroom voor het object Offerte om te bepalen wanneer offertes en hun onderliggende records (offerteregelitems en offerteregelgroepen) worden vergrendeld, op basis van de status van de offerte. De werkstroom definieert ook de acties die gebruikers in elke fase kunnen ondernemen. Het vergrendelen van een offerte voorkomt ongeoorloofde wijzigingen tijdens kritieke werkstroomfasen. - Een goedkeuringsstroom configureren
Maak een door records geactiveerd goedkeuringsproces voor stromen dat de levenscyclus van het ontgrendelingsverzoek beheert: verzoeken routeren naar de manager van de offerte-eigenaar voor goedkeuring, belanghebbenden in elke fase informeren en de offertestatus bijwerken op basis van de uitkomst. - Componenten voor het bijhouden van goedkeuringen configureren
Componenten voor het bijhouden van goedkeuringen geven vertegenwoordigers en managers zicht op de werkstroom voor het vergrendelen en ontgrendelen van offertes. Voeg twee componenten toe aan de recordpagina Offerte zodat vertegenwoordigers en managers de status van ontgrendelverzoeken rechtstreeks vanuit een offerte kunnen bewaken. Samen tonen de componenten de volledige goedkeuringshistorie, in behandeling zijnde beoordelingen, de identiteit van de goedkeurende persoon en beoordelingsopmerkingen voor een offerte.
