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報價鎖定與解除鎖定
設定多階段批准工作流程,在現場代表提交報價訂單時鎖定報價訂單,並透過經理批准路由解除鎖定要求。
備註 此流程是僅供參考的範例實作。在生產環境中使用之前,請先自訂以符合您的業務與效能需求。例如,減少通知動作或收件者數目。
現場代表提交報價時,報價及其子系記錄 (報價條列項目和報價條列群組) 會鎖定,而代表無法編輯鎖定的報價。如果代表必須進行變更,他們會提交解除鎖定要求,其會路由至其經理以供批准。兩個系統共同運作以達成此目標:處理鎖定機制的工作流程,以及處理批准路由的記錄觸發流程。
以下是如何設定報價鎖定與解除鎖定的概觀。
- 設定鎖定與解除鎖定工作流程。建立工作流程路徑,此路徑會定義報價經過的階段 (「草稿」、「已提交」和「要求解除鎖定」),以及每個階段可用的動作。請參閱設定鎖定和解除鎖定報價的工作流程。
- 設定解除鎖定批准流程。建立流程,將解除鎖定要求路由至報價擁有者的經理,並根據經理的決定更新報價狀態。請參閱 設定批准流程。
- 設定解除鎖定通知。建立流程,在解除鎖定要求的每個階段傳送自訂通知、電子郵件和行動應用程式警示給報價擁有者和批准者。請參閱設定鎖定通知流程。
- 授與代表和經理批准狀態的可視性。將元件新增至「報價」記錄頁面,以便代表和經理可以追蹤待處理和過去的批准,而無須離開記錄。請參閱 設定批准追蹤元件。
一般報價鎖定與解除鎖定生命週期
現場代表提交報價。其狀態會變更為「已提交」,報價會鎖定,而代表會收到通知。
如果代表必須進行變更,他們會提交解除鎖定要求,即使離線也是如此。當裝置重新連線時,該要求會在 iPad 上排隊並同步化。報價的狀態會變更為「解除鎖定要求」,但報價會保持鎖定狀態。銷售經理會透過電子郵件、自訂通知或應用程式警示收到通知。
銷售經理可從「報價」記錄頁面或通知批准或拒絕要求:
- 已批准：狀態會變更為「草稿」,且報價會解除鎖定。代表編輯並重新提交。
- 已拒絕：狀態會變更為「已拒絕」,且報價會保持鎖定。
無論如何,代表都會收到成果的通知。代表和經理都可以隨時在「報價」記錄頁面的「批准」索引標籤上追蹤批准狀態。
工作流程與批准流程如何一起運作
當報價的狀態變更為「已提交」時,工作流程會鎖定報價。代表要求解除鎖定時,階段作業動作會將狀態變更為「解除鎖定要求」,且報價會保持鎖定。記錄觸發流程會偵測狀態變更,並將批准要求路由至代表的經理。當經理從「報價」記錄頁面或從通知批准或拒絕要求時,流程會更新狀態:批准時為「草稿」(已解除鎖定) 或拒絕時為「已拒絕」(仍鎖定)。工作流程會讀取狀態變更,並隨之鎖定或解除鎖定報價。
- 設定鎖定和解除鎖定報價的工作流程
在「報價」物件上設定工作流程,以根據報價的狀態,控制報價及其子系記錄 (「報價條列項目」和「報價條列群組」) 何時鎖定。工作流程也會定義使用者可在每個階段中採取的動作。鎖定報價可防止在重要工作流程階段期間進行未經授權的變更。 - 設定批准流程
建立記錄觸發的流程批准流程,以管理解除鎖定要求生命週期:將要求路由至報價擁有者的經理以供批准、在每個階段通知利害關係人,並根據成果更新報價狀態。 - 設定批准追蹤元件
批准追蹤元件可讓代表和經理看見報價鎖定與解除鎖定批准工作流程。將兩個元件新增至「報價」記錄頁面,以便代表和經理可以直接從報價監視解除鎖定要求狀態。元件會一起顯示完整的批准歷程記錄、待處理審查、批准者身分,以及報價的檢閱註解。
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