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Verfolgen von Aufgaben und Dokumenten mit Aktionsplanvorlagen und Programm- und Kundenvorgangsverwaltung
Verwenden Sie Aktionsplanvorlagen, um wiederholbare Aufgaben und Checklisten zu definieren, damit Kunden und Mitarbeiter konzentriert und produktiv bleiben. Erstellen Sie beispielsweise Aufgaben, um die Dokumentationsanforderungen oder die erforderlichen Genehmigungen für Ihre Programme und Leistungen zu erfüllen oder damit Kunden mit ihrem Sachbearbeiter über die Ziele in ihrem Versorgungsplan nachfragen können. Nachdem Sie eine Vorlage erstellt haben, die Aufgaben und Checklistenelemente enthält, veröffentlichen Sie sie und weisen Sie sie dem entsprechenden Datensatz zu, um diese wiederholbaren Aufgaben aus dem Datensatz zu erstellen.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Education Cloud, Nonprofit Cloud und Lösungen für den öffentlichen Sektor. Editionsverfügbarkeit anzeigen. |
| Erforderliche Benutzerberechtigungen | |
|---|---|
| Erstellen und Zuweisen von Aktionsplanvorlagen: | Berechtigungssatz "Aktionspläne" ODER Uneingeschränkter Zugriff auf das Bildungswesen |
| Erstellen von Dokument-Checklisten: | Berechtigungssatz "Dokument-Checkliste" ODER Uneingeschränkter Zugriff auf das Bildungswesen |
| Zugreifen auf Programme und Vorteile: | Berechtigungssatz "Erweiterte Programmverwaltung" ODER Berechtigungssatz "Vollständiger Zugriff auf Education Cloud" |
| Zugreifen auf Versorgungspläne: | Zugriff auf Versorgungspläne ODER Education Cloud Full Access |
Erstellen Sie eine Aktionsplanvorlage, die wiederholbare Aufgaben enthält, um einem Programm, einer Leistung oder einem Versorgungsplan Aufgaben zuzuweisen. Ordnen Sie die Aktionsplanvorlage dem gewünschten Objekt zu (Ziel- oder Vorteilszuweisungen, Versorgungspläne oder Programme) und weisen Sie die Vorlage dann dem entsprechenden Element zu.
Wenn Sie der Vorlage Dokument-Checklistenelemente hinzufügen möchten, erstellen Sie Dokumenttypen wie "Residenznachweis" oder "Identifikationsnachweis", bevor Sie beginnen. Entsprechende Informationen finden Sie unter Einrichten von Dokumenttypen.
So erstellen Sie eine Aktionsplanvorlage mit Aufgaben und Dokument-Checklistenelementen. In den Beispielen nach den Schritten finden Sie Informationen zum Einrichten von Aktionsplanvorlagen für Anwendungsfälle der Programm- und Kundenvorgangsverwaltung.
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Erstellen Sie eine Aktionsplanvorlage.
- Suchen Sie im App Launcher nach Aktionsplanvorlagen und wählen Sie dies aus.
- Klicken Sie auf Neu.
- Geben Sie einen Namen ein.
- Wählen Sie Branchen als Aktionsplantyp aus.
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Wählen Sie ein Zielobjekt aus.
Das Zielobjekt bestimmt Ihre Optionen zum Zuweisen der Aktionsplanvorlage. Sie können den Aktionsplan dem Zielobjekt oder einem Objekt zuweisen, das sich auf das Zielobjekt bezieht. Wenn Sie beispielsweise die Aktionsplanvorlage einem Vorteil zuweisen möchten, wählen Sie Leistungszuweisung oder Programm als Zielobjekt aus.
- Wählen Sie Benutzern das Hinzufügen von Elementen zu Aktionsplänen ermöglichen aus, damit andere Benutzer Ihrer Aktionsplanvorlage hinzufügen können.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
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Fügen Sie der Vorlage eine Aufgabe hinzu.
- Klicken Sie auf der Datensatzseite "Aktionsplanvorlage" in der Themenliste "Elemente" auf Neue Aufgabe.
- Geben Sie einen Betreff ein.
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Geben Sie in "Tage" die Anzahl der Tage ein, die zum Abschließen der Aufgabe erforderlich sind.
Das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe wird berechnet, indem dieser Wert dem Datum und der Uhrzeit hinzugefügt wird, zu denen der Aktionsplan beginnt.
- Wählen Sie eine Priorität aus.
- Lassen Sie unter "Zugewiesen zu" den standardmäßigen Aktionsplanersteller ausgewählt.
- Speichern Sie Ihre Arbeit.
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Fügen Sie der Vorlage ein Dokument-Checklistenelement hinzu.
- Klicken Sie auf der Datensatzseite "Aktionsplanvorlage" in der Themenliste "Elemente" auf Neues Dokument-Checklistenelement.
- Geben Sie einen Namen ein.
- Wählen Sie einen Dokumenttyp aus.
- Wählen Sie Erforderlich aus.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
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Fügen Sie nach Bedarf weitere Aufgaben und Checklistenelemente hinzu.
Sie können vorhandene Aufgaben als Voraussetzungen für die neuen Aufgaben in der Liste "Aufgabenabhängigkeiten" festlegen.
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Veröffentlichen Sie die Vorlage.
Nachdem eine Vorlage veröffentlicht wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten. Veröffentlichen Sie die Vorlage, damit sie zum Erstellen eines bestimmten Aktionsplans aus der Vorlage verwendet werden kann.
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Weisen Sie nach dem Erstellen von Programm- oder Kundenvorgangsverwaltungsdatensätzen den entsprechenden Datensätzen Aktionsplanvorlagen zu.
- Suchen Sie im App Launcher Zuweisungen von Aktionsplanvorlagen, und wählen Sie den Eintrag aus.
- Klicken Sie auf Neu.
- Wählen Sie unter "Zugeordnetes Objekt" das Objekt und den Datensatz aus, für die die Aufgaben erforderlich sind.
- Wählen Sie Ihre Aktionsplanvorlage aus.
- Speichern Sie Ihre Arbeit.
Sie können Aktionspläne verwenden, um wiederholbare Aufgaben für viele Bereiche der Programm- und Kundenvorgangsverwaltung zu erstellen. Ziehen Sie Aktionspläne für Belegschaftsbereitschaftsprogramme oder Beratungs-Check-ins mit Sachbearbeitern in Betracht.
- Beispiel: Belegschaftsbereitschaftsprogramm
Organisieren und standardisieren Sie ein Belegschaftsbereitschaftsprogramm mithilfe einer Aktionsplanvorlage. Die Vorlage enthält eine Aufgabe zum Verfolgen der Budgetgenehmigung und ein Dokument-Checklistenelement zum Verfolgen der gültigen behördlichen IDs von Anbietern. - Beispiel: Beratung Check-in mit Sachbearbeiter
Erstellen Sie eine Aktionsplanvorlage mit einer Aufgabe für eine Person, die eine Beratungsleistung erhält, damit sie sich jede Woche nach der Teilnahme an der Beratungssitzung bei ihrem Sachbearbeiter melden kann.
