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Grundlegendes zur Aufnahme-Checkliste
Stellen Sie sicher, dass Aufnahmekoordinatoren die richtigen Informationen für jedes Programm erfassen, das Ihre Organisation verwaltet, indem Sie die Bausteine Ihrer Aufnahme-Checkliste einrichten. Eine Aufnahme-Checkliste ist eine Liste von Formularen, mit denen Aufnahmekoordinatoren Informationen effizient erfassen können. Sie können die Formulare mithilfe von Flows, FlexCards oder OmniScripts erstellen. Aufnahme-Checklisten werden auf der Registerkarte "Aufnahme-Checkliste" aller entsprechenden Antragsformulare angezeigt. Die Aufnahme-Checkliste verwendet die Komponente "Formularübersicht" aus dem Formular-Framework, um dem Aufnahmekoordinator die Formulare in einer organisierten Struktur anzuzeigen.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Nonprofit Cloud |
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
Beispielsweise können Sie eine Checkliste für ein Lebensmittelbankprogramm einrichten, die ein Formular für den Adressnachweis und ein Formular für den Einkommensnachweis enthält.
Bevor Sie die Checkliste erstellen, müssen Sie bestimmen, welche Informationen für die einzelnen Programme erfasst werden sollen.
Sammeln von Informationen für ein Programm
Kategorisieren Sie die für die Bewerbung erforderlichen Informationen in Formulare, um Aufnahmekoordinatoren und Bewerbern das Sammeln von Informationen zu erleichtern. Stellen Sie sich beispielsweise eine Organisation vor, die ein Programm für die Berufsbereitschaft anbietet. Bevor ein Bewerber seine Bewerbung beim Programm einreichen kann, muss er eine Berufsbefähigungsbewertung durchführen und die folgenden Details angeben:
-
Demografische Informationen
-
Einkommensniveau
-
Auftragsverlauf
Sie können diese Informationen mithilfe von vier Formularen erfassen.
| Programm | Erforderliche Formulare | Aktionsplanvorlage |
|---|---|---|
| Auftragsbereitschaft | Demografische Informationen | Formulare für die Aufnahme der Auftragsbereitschaft |
| Einkommensinformationen | ||
| Berufserfahrung | ||
| Job Skills Assessment (Bewertung der beruflichen Fertigkeiten) |
Da diese Formulare für jeden Antragsteller im Programm erforderlich sind, können Sie sie in einer Aktionsplanvorlage gruppieren, die Sie dem Programm zuordnen können. Dadurch weiß Salesforce, dass jeder Antragsteller während der Aufnahme des Programms alle Formulare in der Aktionsplanvorlage ausfüllen muss.
Sammeln von Informationen für mehrere Programme
Wenn Ihre Organisation mehrere Programme anbietet, können Sie Formulare programmübergreifend wiederverwenden und sie in hierarchischen Aktionsplanvorlagen gruppieren. Durch das Erstellen einer Hierarchie von Aktionsplanvorlagen können Formulare einfacher programmübergreifend freigegeben werden. Darüber hinaus verbessert die Hierarchie die Datenkonsistenz und Sie müssen Ihre Formulare weniger pflegen. Stellen Sie sich beispielsweise eine Organisation vor, die drei Programme anbietet:
- Auftragsbereitschaft
- Wohnungsbauunterstützung
- Familienstabilität
Für jede Programmanwendung sind mehrere Formulare erforderlich und einige der Formulare werden programmübergreifend verwendet.
| Programm | Erforderliche Formulare |
|---|---|
| Auftragsbereitschaft |
|
| Wohnungsbauunterstützung |
|
| Familienstabilität |
|
Sie können die Anzahl der von Ihnen verwalteten Formulare reduzieren, indem Sie wiederverwendete Formulare in Aktionsplanvorlagen gruppieren. In diesem Beispiel können Sie statt drei separate Formulare für demografische Informationen ein Formular verwalten und es für alle Programme verwenden.
Wenn Sie Formulare programmübergreifend wiederverwenden möchten, erstellen Sie eine Hierarchie von Aktionsplanvorlagen. Stellen Sie sich beispielsweise die folgenden vier Aktionsplanvorlagen und ihre entsprechenden Formulare vor:
| Aktionsplanvorlage | Einzuschließende Formulare |
|---|---|
| Universelle Aufnahmeformulare |
|
| Formulare zur Auftragsaufnahme |
|
| Aufnahmeformulare für Gehäuse |
|
| Formulare zur Familienaufnahme | Bewertung der Familienunterstützung |
Sie können die Vorlagen in der folgenden hierarchischen Struktur organisieren.
| Übergeordnete Vorlage | Untergeordnete Vorlage | Untergeordnete Vorlage |
|---|---|---|
| Universelle Aufnahmeformulare | Formulare zur Auftragsaufnahme | ENTFÄLLT |
| Aufnahmeformulare für Gehäuse | Formulare zur Familienaufnahme |
Zum Erstellen dieser Hierarchie verknüpfen Sie Aktionsplanvorlagen der unteren Ebene mit ihren übergeordneten Vorlagen. Wenn Sie dann ein Programm einer Aktionsplanvorlage zuordnen, wählen Sie die unterste anwendbare Aktionsplanvorlage aus. Wenn Sie diesem Muster folgen, verwendet Salesforce die Aktionsplanvorlage, die dem Programm direkt zugeordnet ist, um die für das Programm spezifischen Informationen zu erfassen.
| Programm | Aktionsplanvorlage | Enthaltene Formulare |
|---|---|---|
| Auftragsbereitschaft | Formulare zur Auftragsaufnahme |
|
| Wohnungsbauunterstützung | Aufnahmeformulare für Gehäuse |
|
| Familienstabilität | Formulare zur Familienaufnahme |
|
Für das Familienstabilitätsprogramm im Beispiel können Sie die Aktionsplanvorlage auf Formulare zur Familienaufnahme festlegen. Wenn ein Antragsteller einen Antrag startet, der das Familienstabilitätsprogramm enthält, fügt Salesforce automatisch alle Formulare in die Aktionsplanvorlage "Formulare für die Familienaufnahme", die Aktionsplanvorlage "Formulare für die Wohnungsaufnahme" und die Aktionsplanvorlage "Universelle Aufnahmeformulare" ein, insgesamt also fünf Formulare.
Wenn sich der Antragsteller sowohl auf das Familienstabilitätsprogramm als auch auf das Unterstützungsprogramm für Wohnungen bewirbt, werden in der Aufnahme-Checkliste dieselben fünf Formulare angezeigt. Dies liegt daran, dass Salesforce doppelte Aktionsplanvorlagen vor dem Erstellen der Aufnahme-Checkliste mit dem Flow "Programmanwendung erstellen" abgleicht und so sicherstellt, dass der Aufnahmekoordinator über eine vollständige Liste der Formulare ohne Duplikate verfügt.
Anzeigen von Formularen in der Aufnahme-Checkliste
Wenn Sie eine Anwendung für mehrere Programme starten, überprüft der Flow "Programmanwendung erstellen" die Aktionsplanvorlagen, die jedem Programm in der Anwendung zugeordnet sind, einschließlich aller Aktionsplanvorlagen, die durch eine Aktionsplanhierarchie verknüpft sind. Anschließend erstellt der Flow eine vollständige Liste der duplizierten Aktionsplanvorlagen und generiert die für jede Anwendung erforderlichen Formulare. Schließlich zeigt der Flow die Formulare auf der Registerkarte "Checkliste zur Aufnahme" mithilfe der Komponente "Formularübersicht" an. Jede Aktionsplanvorlage stellt einen Abschnitt in der Checkliste dar.
