Comprender la lista de comprobación de admisión

Recopilar información para un programa

Para facilitar la recopilación de información para los coordinadores de admisión y los solicitantes, categorice la información requerida para aplicar en formularios. Por ejemplo, considere una organización que ofrece un programa de preparación para el trabajo. Antes de que un solicitante pueda enviar su solicitud al programa, debe completar una evaluación de habilidades laborales y proporcionar estos detalles:

• Información demográfica
• Nivel de ingresos
• Historial de trabajos

Puede recopilar esta información utilizando cuatro formularios.

Como estos formularios son obligatorios para cada solicitante en el programa, puede agruparlos en una plantilla de plan de acción que puede relacionar con el programa. Al hacerlo, Salesforce sabe que cada solicitante debe completar todos los formularios en la plantilla de plan de acción durante el proceso de admisión para el programa.

Recopilar información para múltiples programas

Si su organización ofrece varios programas, puede reutilizar formularios entre programas y agruparlos en plantillas de planes de acción jerárquicas. La creación de una jerarquía de plantillas de planes de acción facilita compartir formularios entre programas. Además, la jerarquía mejora la coherencia de los datos y requiere que realice menos mantenimiento de sus formularios. Por ejemplo, considere una organización que ofrece tres programas:

• Preparación para trabajos
• Asistencia de vivienda
• Estabilidad de familia

Cada aplicación de programa requiere múltiples formularios, y algunos de los formularios se utilizan entre programas.

Puede reducir el número de formularios que mantiene agrupando formularios reutilizados en plantillas de planes de acción. En este ejemplo, en vez de mantener tres formularios de información demográfica separados, puede mantener un formulario y utilizarlo para todos los programas.

Para reutilizar formularios entre programas, crea una jerarquía de plantillas de planes de acción. Por ejemplo, considere estas cuatro plantillas de planes de acción y sus formularios correspondientes:

Puede organizar las plantillas en la siguiente estructura jerárquica.

Para crear esta jerarquía, relaciona plantillas de planes de acción de nivel inferior con sus plantillas principales. A continuación, cuando relaciona un programa con una plantilla de plan de acción, selecciona la plantilla de plan de acción aplicable de nivel más bajo. Si sigue este patrón, Salesforce utiliza la plantilla de plan de acción relacionada directamente con el programa para recopilar la información específica de ese programa.

Para el programa Estabilidad familiar en el ejemplo, puede establecer la plantilla de plan de acción en Formularios de admisión de familia. Cuando un solicitante inicia una solicitud que incluye el programa Estabilidad familiar, Salesforce incluye automáticamente todos los formularios en la plantilla de plan de acción Formularios de admisión familiar, la plantilla de plan de acción Formularios de admisión de vivienda y la plantilla de plan de acción Formularios de admisión universal, totalizando cinco formularios.

Si el solicitante estaba solicitando tanto el programa Estabilidad familiar como el Programa de apoyo a la vivienda, la Lista de comprobación de admisión mostraría los mismos cinco formularios. Esto se debe a que Salesforce concilia plantillas de planes de acción duplicadas antes de crear la Lista de comprobación de admisión con el flujo Crear aplicación de programa, asegurándose de que el coordinador de admisión tiene una lista completa de formularios sin duplicaciones.

Visualización de formularios en la lista de comprobación de admisión

Cuando inicia una aplicación en múltiples programas, el flujo Crear aplicación de programa comprueba las plantillas de planes de acción relacionadas con cada programa en la aplicación, incluyendo cualquier plantilla de plan de acción vinculada por una jerarquía de planes de acción. El flujo crea a continuación una lista completa de plantillas de planes de acción deduplicadas y genera los formularios requeridos para cada solicitud. Por último, el flujo muestra los formularios en la ficha Lista de comprobación de admisión utilizando el componente Descripción general de formulario. Cada plantilla de plan de acción representa una sección en la lista de comprobación.