Inzicht in de intakecontrolelijst
Zorg ervoor dat intakecoördinatoren de juiste informatie verzamelen voor elk programma dat uw organisatie beheert door de bouwstenen van uw intakechecklist in te stellen. Een intakechecklist is een lijst formulieren waarmee intakecoördinatoren efficiënt informatie kunnen verzamelen. U kunt de formulieren maken met behulp van stromen, Flexcards of Omniscripts. Intakecontrolelijsten worden weergegeven op het tabblad Intakecontrolelijst van alle overeenkomende aanvraagformulieren. De intakecontrolelijst gebruikt de component Formulieroverzicht uit Formulierframework om de formulieren in een georganiseerde structuur weer te geven aan de intakecoördinator.
Vereiste editions
| Beschikbaar in: Nonprofit Cloud |
| Beschikbaar in: Lightning Experience |
U kunt de intakecontrolelijst aanpassen om de specifieke informatie te verzamelen die voor elk programma vereist is. Zo kunt u een controlelijst voor een voedselbankprogramma opstellen, die een adresbewijs en een inkomensbewijs bevat.
Voordat u de controlelijst maakt, moet u bepalen welke informatie voor elk programma moet worden verzameld.
Informatie verzamelen voor een programma
Als u het verzamelen van informatie voor intakecoördinatoren en aanvragers wilt vergemakkelijken, categoriseert u de informatie die vereist is voor het aanvragen, in formulieren. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die een werkvoorbereidingsprogramma aanbiedt. Voordat een aanvrager zijn of haar aanvraag kan indienen bij het programma, moet hij of zij een beoordeling van de vaardigheden voltooien en deze details verstrekken:
- Demografische gegevens
- Inkomensniveau
- Taakhistorie
U kunt deze informatie verzamelen met behulp van vier formulieren.
| Programma | Verplichte formulieren | Actieplansjabloon |
|---|---|---|
| Taakgereedheid | Demografische gegevens | Formulieren voor intake van taakgereedheid |
| Inkomensgegevens | ||
| Werkervaring | ||
| Beoordeling van taakvaardigheden |
Aangezien deze formulieren verplicht zijn voor elke aanvrager in het programma, kunt u ze groeperen in een actieplansjabloon die u kunt relateren aan het programma. Hierdoor weet Salesforce dat elke aanvrager alle formulieren in de actieplansjabloon moet invullen tijdens het intakeproces voor het programma.
Informatie verzamelen voor meerdere programma's
Als uw organisatie meerdere programma's aanbiedt, kunt u formulieren hergebruiken voor alle programma's en ze groeperen in hiërarchische actieplansjablonen. Het maken van een hiërarchie van actieplansjablonen maakt het gemakkelijker om formulieren te delen tussen programma's. Daarnaast verbetert de hiërarchie de consistentie van gegevens en hoeft u minder onderhoud aan uw formulieren uit te voeren. Stel bijvoorbeeld dat een organisatie drie programma's aanbiedt:
- Taakgereedheid
- Huisvestingsondersteuning
- Gezinsstabiliteit
Elke programmatoepassing vereist meerdere formulieren en sommige formulieren worden binnen programma's gebruikt.
| Programma | Verplichte formulieren |
|---|---|
| Taakgereedheid |
|
| Huisvestingsondersteuning |
|
| Gezinsstabiliteit |
|
U kunt het aantal formulieren dat u onderhoudt, verminderen door hergebruikte formulieren te groeperen in actieplansjablonen. In dit voorbeeld kunt u, in plaats van drie afzonderlijke formulieren voor demografische gegevens te onderhouden, één formulier onderhouden en dit voor alle programma's gebruiken.
Voor het hergebruik van formulieren binnen programma's maakt u een hiërarchie van actieplansjablonen. Kijk bijvoorbeeld eens naar deze vier actieplansjablonen en de bijbehorende formulieren:
| Actieplansjabloon | Op te nemen formulieren |
|---|---|
| Universele intakeformulieren |
|
| Formulieren voor taakintake |
|
| Formulieren voor woningopname |
|
| Formulieren voor gezinsopname | Score voor gezinsondersteuning |
U kunt de sjablonen indelen in de volgende hiërarchische structuur.
| Bovenliggende sjabloon | Onderliggende sjabloon | Kleinonderliggende sjabloon |
|---|---|---|
| Universele intakeformulieren | Formulieren voor taakintake | N.v.t. |
| Formulieren voor woningopname | Formulieren voor gezinsopname |
Voor het maken van deze hiërarchie relateert u actieplansjablonen op een lager niveau aan hun bovenliggende sjablonen. Wanneer u een programma vervolgens relateert aan een actieplansjabloon, selecteert u de actieplansjabloon op het laagste niveau. Als u dit patroon volgt, gebruikt Salesforce de actieplansjabloon die rechtstreeks aan het programma is gerelateerd om de informatie te verzamelen die specifiek is voor dat programma.
| Programma | Actieplansjabloon | Opgenomen formulieren |
|---|---|---|
| Taakgereedheid | Formulieren voor taakintake |
|
| Huisvestingsondersteuning | Formulieren voor woningopname |
|
| Gezinsstabiliteit | Formulieren voor gezinsopname |
|
Voor het programma Family Stability in het voorbeeld kunt u de actieplansjabloon instellen op Formulieren voor gezinsopname. Wanneer een aanvrager een aanvraag start die het Family Stability-programma omvat, neemt Salesforce automatisch alle formulieren op in de actieplansjabloon Formulieren voor gezinsintake, de actieplansjabloon Formulieren voor huisvesting en de actieplansjabloon Universele intakeformulieren, in totaal vijf formulieren.
Als de aanvrager zich aanmeldt voor zowel het Family Stability-programma als het Housing Support Program, bevat de Checklist Intake dezelfde vijf formulieren. Dit komt doordat Salesforce duplicaatactieplansjablonen afstemt voordat de intakecontrolelijst wordt gemaakt met de stroom Programmaaanvraag maken, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de intakecoördinator een volledige lijst van formulieren heeft zonder duplicering.
Formulieren weergeven voor de intakecontrolelijst
Wanneer u een toepassing voor meerdere programma's start, controleert de stroom Programmatoepassing maken de actieplansjablonen die zijn gerelateerd aan elk programma in de toepassing, inclusief alle actieplansjablonen die zijn gekoppeld door een actieplanhiërarchie. De stroom maakt vervolgens een volledige lijst van gededupliceerde actieplansjablonen en genereert de formulieren die voor elke aanvraag vereist zijn. Ten slotte toont de stroom de formulieren op het tabblad Controlelijst intake met behulp van de component Formulieroverzicht. Elke actieplansjabloon vertegenwoordigt een sectie in de controlelijst.
