Forstå inntakssjekklisten
Forsikre deg om at inntakskoordinatorer samler inn riktig informasjon for hvert program som organisasjonen behandler, ved å konfigurere byggeblokkene i inntakssjekklisten. En inntakssjekkliste er en liste over skjemaer som gir inntakskoordinatorer mulighet til å innhente informasjon effektivt. Du kan opprette skjemaene med flyter, Flexkort eller Omniskript. Inntaks sjekklister vises på fanen Inntaks sjekkliste i eventuelle tilhørende søknadsskjemaer. Inntakssjekklisten bruker komponenten Skjemaoversikt fra Skjemarammeverk til å vise skjemaene til inntakskoordinatoren i en organisert struktur.
Nødvendige utgaver
| Tilgjengelig i Nonprofit Cloud |
| Tilgjengelig i Lightning Experience |
Du kan for eksempel konfigurere en sjekkliste for et matbankprogram som inkluderer et adressebevisskjema og et inntektsbevisskjema.
Før du oppretter sjekklisten må du bestemme hvilken informasjon som skal innhentes for hvert program.
Innhente informasjon for et program
For å gjøre det enklere å samle inn informasjon for inntakskoordinatorer og søkere kategoriserer du informasjonen som kreves for å bruke skjemaer. Tenk deg for eksempel en organisasjon som tilbyr et klargjøringsprogram. Før en søker kan sende inn søknaden sin til programmet, må vedkommende fullføre en jobbkvalifikasjonsvurdering og oppgi disse detaljene:
-
Demografisk informasjon
-
Omsetningsnivå
-
Jobbhistorikk
Du kan samle inn denne informasjonen med fire skjemaer.
| Program | Nødvendige skjemaer | Handlingsplanmal |
|---|---|---|
| Jobbklargjøring | Demografisk informasjon | Jobbklargjøringsinntaksskjemaer |
| Omsetningsinformasjon | ||
| Jobbopplevelse | ||
| Vurdering av jobbkvalifikasjoner |
Fordi disse skjemaene kreves for hver søker i programmet, kan du gruppere dem i en handlingsplanmal som du kan knytte til programmet. Når du gjør det, vet Salesforce at alle søkere må fylle ut alle skjemaene i handlingsplanmalen under inntaksprosessen for programmet.
Innhente informasjon for flere programmer
Hvis organisasjonen tilbyr flere programmer, kan du gjenbruke skjemaer på tvers av programmer og gruppere dem i hierarkiske handlingsplanmaler. Opprettelse av et hierarki av handlingsplanmaler gjør det enklere å dele skjemaer på tvers av programmer. I tillegg forbedrer hierarkiet konsistensen av data og krever at du utfører mindre vedlikehold av skjemaene. Tenk deg for eksempel en organisasjon som tilbyr tre programmer:
- Jobbklargjøring
- Støtte for boliger
- Familiestabilitet
Hvert programprogram krever flere skjemaer, og noen av skjemaene brukes på tvers av programmer.
| Program | Nødvendige skjemaer |
|---|---|
| Jobbklargjøring |
|
| Støtte for boliger |
|
| Familiestabilitet |
|
Du kan redusere antall skjemaer som du vedlikeholder, ved å gruppere gjenbrukte skjemaer i handlingsplanmaler. I dette eksemplet kan du i stedet for å vedlikeholde tre separate skjemaer for demografisk informasjon vedlikeholde ett skjema og bruke det til alle programmene.
Hvis du vil gjenbruke skjemaer på tvers av programmer, oppretter du et hierarki med handlingsplanmaler. Vurder for eksempel disse fire handlingsplanmalene og deres tilhørende skjemaer:
| Handlingsplanmal | Skjemaer som skal inkluderes |
|---|---|
| Universelle inntaksskjemaer |
|
| Jobbinntaksskjemaer |
|
| Skjemaer for boliginntak |
|
| Skjemaer for familieinntak | Score for familiestøtte |
Du kan organisere malene i følgende hierarkiske struktur.
| Overordnet mal | Underordnet mal | Barnebarnmal |
|---|---|---|
| Universelle inntaksskjemaer | Jobbinntaksskjemaer | Ikke relevant |
| Skjemaer for boliginntak | Skjemaer for familieinntak |
For å opprette dette hierarkiet knytter du handlingsplanmaler på lavere nivå til deres overordnede maler. Når du deretter knytter et program til en handlingsplanmal, velger du den gjeldende handlingsplanmalen på laveste nivå. Hvis du følger dette mønsteret, bruker Salesforce handlingsplanmalen som er knyttet direkte til programmet, til å samle inn informasjon spesifikk for det programmet.
| Program | Handlingsplanmal | Skjemaer inkludert |
|---|---|---|
| Jobbklargjøring | Jobbinntaksskjemaer |
|
| Støtte for boliger | Skjemaer for boliginntak |
|
| Familiestabilitet | Skjemaer for familieinntak |
|
For Family Stability-programmet i eksemplet kan du angi handlingsplanmalen til Family Intake Forms. Når en søker starter et program som inkluderer Family Stability-programmet, inkluderer Salesforce automatisk alle skjemaene i handlingsplanmalen for inntaksskjemaer for familie, handlingsplanmalen for inntaksskjemaer for boliger og handlingsplanmalen for universelle inntaksskjemaer, som totalt utgjør fem skjemaer.
Hvis søkeren søkte på både Family Stability-programmet og Housing Support Program, ville inntakssjekklisten vise de samme fem skjemaene. Det skyldes at Salesforce avstemmer duplikathandlingsplanmaler før du oppretter inntakssjekklisten med flyten Opprett programprogram, slik at inntakskoordinatoren har en fullstendig liste over skjemaer uten duplikater.
Vise skjemaer i inntakschecklisten
Når du starter et program for flere programmer, kontrollerer flyten Opprett programprognose handlingsplanmalene som er knyttet til hvert program i programmet, inkludert eventuelle handlingsplanmaler som er koblet til av et handlingsplanhierarki. Flyten oppretter deretter en fullstendig liste over opphevede handlingsplanmaler og genererer skjemaene som kreves for hvert program. Til slutt viser flyten skjemaene på fanen Sjekkliste for inntak med komponenten Skjemaoversikt. Hver handlingsplanmal representerer en del i sjekklisten.
