Förstå checklistan för intag
Se till att intagningssamordnare samlar in rätt information för varje program som din organisation hanterar genom att konfigurera byggstenarna i din checklista för intagning. En checklista för intag är en lista över formulär som gör det möjligt för samordnare att samla in information effektivt. Du kan skapa formulären med flöden, Flexkort eller Omniscripts. Checklistor för intag visas på fliken Checklista för intag i motsvarande ansökningsformulär. Checklistan för intag använder komponenten Formuläröversikt från formulärramverk för att visa formulären för intagningssamordnaren i en organiserad struktur.
Versioner som krävs
| Tillgängliga i: Nonprofit Cloud |
| Tillgängliga i: Lightning Experience |
Du kan anpassa checklistan för intag för att samla in den specifika information som behövs för varje program. Du kan till exempel konfigurera en checklista för ett matbankprogram som innehåller ett adressbevisformulär och ett inkomstbevisformulär.
Innan du skapar checklistan måste du bestämma vilken information som ska samlas in för varje program.
Samla in information för ett program
För att göra det enklare att samla in information för intagningssamordnare och sökande, kategorisera informationen som behövs för att ansöka i formulär. Tänk dig till exempel en organisation som erbjuder ett program för jobbberedskap. Innan en sökande kan skicka in sin ansökan till programmet måste de utföra en bedömning av jobbkompetens och tillhandahålla dessa detaljer:
- Demografisk information
- Inkomstnivå
- Jobbhistorik
Du kan samla in denna information med fyra formulär.
| Program | Formulär som behövs | Mall för åtgärdsplan |
|---|---|---|
| Beredskap för jobb | Demografisk information | Intagningsformulär för jobbberedskap |
| Inkomstinformation | ||
| Jobberfarenhet | ||
| Bedömning av jobbkompetens |
Eftersom dessa formulär krävs för varje sökande i programmet kan du gruppera dem i en åtgärdsplanmall som du kan relatera till programmet. Att göra detta låter Salesforce veta att varje sökande måste fylla i alla formulär i åtgärdsplanmallen under intagningsprocessen för programmet.
Samla in information för flera program
Om din organisation erbjuder flera program kan du återanvända formulär mellan program och gruppera dem i hierarkiska åtgärdsplanmallar. Att skapa en hierarki av åtgärdsplanmallar gör det enklare att dela formulär mellan program. Dessutom förbättrar hierarkin datakonsekvensen och kräver att du utför mindre underhåll av dina formulär. Tänk dig till exempel en organisation som erbjuder tre program:
- Beredskap för jobb
- Boendestöd
- Familjestabilitet
Varje programprogram kräver flera formulär, och vissa av formulären används mellan program.
| Program | Formulär som behövs |
|---|---|
| Beredskap för jobb |
|
| Boendestöd |
|
| Familjestabilitet |
|
Du kan minska antalet formulär som du underhåller genom att gruppera återanvända formulär i åtgärdsplanmallar. I detta exempel, istället för att upprätthålla tre separata formulär för demografisk information, kan du upprätthålla ett formulär och använda det för alla program.
För att återanvända formulär mellan program skapar du en hierarki av åtgärdsplanmallar. Tänk till exempel på dessa fyra åtgärdsplanmallar och deras motsvarande formulär:
| Mall för åtgärdsplan | Formulär att inkludera |
|---|---|
| Universella intagningsformulär |
|
| Formulär för jobbintag |
|
| Blanketter för bostadsintag |
|
| Familjeintagsformulär | Betyg för familjesupport |
Du kan organisera mallarna i följande hierarkiska struktur.
| Överordnad mall | Underordnad mall | Mall för barnbarn |
|---|---|---|
| Universella intagningsformulär | Formulär för jobbintag | Saknas |
| Blanketter för bostadsintag | Familjeintagsformulär |
För att skapa denna hierarki relaterar du åtgärdsplanmallar på lägre nivå till deras överordnade mallar. När du sedan relaterar ett program till en åtgärdsplanmall väljer du den lägsta tillämpliga åtgärdsplanmallen. Om du följer detta mönster använder Salesforce åtgärdsplanmallen som är relaterad direkt till programmet för att samla in information som är specifik för det programmet.
| Program | Mall för åtgärdsplan | Formulär inkluderade |
|---|---|---|
| Beredskap för jobb | Formulär för jobbintag |
|
| Boendestöd | Blanketter för bostadsintag |
|
| Familjestabilitet | Familjeintagsformulär |
|
För programmet Familjestabilitet i exemplet kan du ställa in åtgärdsplanmallen till Familjeintagsformulär. När en sökande startar ett program som inkluderar programmet Familjestabilitet inkluderar Salesforce automatiskt alla formulär i åtgärdsplanmallen Familjeintagsformulär, åtgärdsplanmallen för bostadsintagsformulär och åtgärdsplanmallen för universella intagsformulär, vilket sammanlagt blir fem formulär.
Om den sökande ansökte till både programmet Family Stability och programmet Boendestöd skulle checklistan för intag visa samma fem formulär. Detta på grund av att Salesforce stämmer av dubbletter av åtgärdsplanmallar innan intagningschecklistan skapas mot flödet Skapa programprogram, vilket säkerställer att intagningssamordnaren har en fullständig lista över formulär utan dubbletter.
Visa formulär i checklistan för intag
När du startar ett program till flera program kontrollerar flödet Skapa programprogram åtgärdsplanmallar relaterade till varje program i programmet, inklusive åtgärdsplanmallar länkade av en åtgärdsplanhierarki. Flödet skapar sedan en fullständig lista över avduplicerade åtgärdsplanmallar och skapar de formulär som behövs för varje program. Slutligen visar flödet formulären på fliken Checklista för intag med hjälp av komponenten Formuläröversikt. Varje åtgärdsplanmall representerar en sektion i checklistan.
