Configurar el seguimiento de admisión de participantes de programa

Activar y configurar aplicaciones de seguimiento

Agregue el modelo de datos Aplicación y la página Formulario de solicitud a su organización activando Marco de trabajo de formulario y Crear y realizar un seguimiento de solicitudes, y asignando los permisos de usuario necesarios. Estos parámetros ahorran tiempo permitiendo a los coordinadores de admisión gestionar la admisión de participantes en Salesforce y realizar un seguimiento de todos los materiales de la solicitud en un solo lugar.

1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Configuración de gestión de programas y beneficios y selecciónela.
2. Active Crear y seguir aplicaciones.
   Esta función no se puede desactivar.
3. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Formulario Configuración del marco de trabajo y selecciónelo.
4. Active Marco de trabajo de formulario.
   Esta función no se puede desactivar.
5. Cree un conjunto de permisos que incluya estos permisos.
   • Crear y modificar acceso a Plan de acción
   • Acceso de lectura a Plantilla de plan de acción
   • Acceso a los campos de los objetos Plan de acción y Plantilla de plan de acción
6. Asigne los permisos de usuario apropiados a todos los usuarios que completen las admisiones de participantes.
   1. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Conjuntos de permisos y selecciónelo.
   2. Asigne estos conjuntos de permisos y permisos.
      • Gestión avanzada de programas
      • Realizar seguimiento de solicitudes
      • Usuario de Marco de trabajo de formulario
      • Planes de acción
      • El nuevo conjunto de permisos de plan de acción que creó anteriormente
      • Usuario de flujo
   3. Asigne otros conjuntos de permisos basándose en el proceso de admisión de su organización, por ejemplo:
      • Para capturar notas de clientes en la página de formulario Solicitud, asigne el conjunto de permisos Resumen de interacciones y Usuario de OmniStudio.
      • Para completar evaluaciones en la página Formulario de solicitud, asigne el conjunto de permisos Evaluación de industrias y Usuario de OmniStudio.
      • Para ver referencias entrantes y crear referencias salientes e internas durante el proceso de admisión, asigne el conjunto de permisos Referencia de caso.
      • Para crear casos y registros de programas de casos al completar una solicitud, asigne el conjunto de permisos Acceso a planes de cuidados.
7. Actualice los valores para el campo Etapa del objeto Formulario de solicitud.
   1. Desde la configuración del Gestor de objetos para el formulario de solicitud, vaya a Campos y relaciones.
   2. Haga clic en Etapa.
   3. En la lista de valores de lista de selección Etapa, haga clic en Nuevo.
   4. En el cuadro de texto, ingrese un valor para cada etapa de solicitud en su proceso, por ejemplo:
      • Nuevo
      • En curso
      • En espera
      • En revisión
      • Retirada
      • Completar inscripción
      • Completar no inscrito
   5. Elimine cualquier valor que no sea relevante para su organización.
8. Actualice los valores para el campo Estado del objeto Evaluación de formulario de solicitud.
   1. Desde la configuración del Gestor de objetos para la evaluación del formulario de solicitud, vaya a Campos y relaciones.
   2. Haga clic en Estado.
   3. En la lista de valores de lista de selección Estado, haga clic en Nuevo.
   4. En el cuadro de texto, ingrese estos valores:
      • Apto
      • No apto
      • Información necesaria
        

        Nota Los flujos Crear solicitud y Evaluar aptitud de solicitante para programa hacen referencia a estos valores. Si modifica los valores, debe actualizar las referencias en los flujos también.
   5. Haga clic en Guardar.

Activar Colaboración de datos de cumplimiento para aplicaciones

1. En el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Configuración de habilitación de objetos y, en Colaboración de datos de cumplimiento, seleccione Configuración de habilitación de objetos.
2. Active Colaboración de datos de cumplimiento para usuarios de CRM y para usuarios de Experience Cloud para los objetos Formulario de solicitud, Evaluación de formulario de solicitud y Sección de formulario de admisión.
3. Vaya a perfiles de usuario y otorgue a los usuarios permisos de creación, lectura, modificación y eliminación en los objetos Participantes de formulario de solicitud, Participantes de evaluación de formulario de solicitud y Participantes de sección de formulario de admisión.

Configurar la lista de comprobación de admisión

Para especificar la información para recopilar durante el proceso de admisión, cree una lista de comprobación de admisión utilizando Marco de trabajo de formulario. En Marco de trabajo de formulario, un registro de sección de formulario de admisión representa un elemento en la Lista de comprobación de admisión en el Formulario de solicitud.

1. Cree un formulario utilizando Marco de trabajo de formulario.

   Antes de crear formularios, debe determinar la información que necesita para cada programa. Recomendamos mantener la coherencia entre programas siempre que sea posible. Para cada formulario, crea un Flujo, OmniScript o Flexcard para recopilar la información requerida. Los formularios pueden tener múltiples secciones o fases de solicitud.

   Además, para recopilar documentos durante la admisión, recomendamos utilizar el componente Archivos relacionados en un flujo.

   1. Cree métodos de representación de solicitudes para un formulario.
   2. Vincule el método de representación de solicitudes a una definición de etapa de solicitud para un formulario.
2. Cree una plantilla de plan de acción, donde el objeto de destino sea Formulario de solicitud.

   Si es necesario, rellene el campo Plantilla principal. Este campo establece una jerarquía de plantillas de planes de acción. El flujo Crear aplicación de programa utiliza esta jerarquía para crear la lista completa de formularios requeridos para un conjunto de programas sin duplicación y le permite mantener menos formularios.

3. En la nueva plantilla de plan de acción, cree la lista de comprobación de admisión.
   1. Haga clic en Nueva sección Formulario de admisión.
   2. Rellene los campos.
   3. Guarde sus cambios.
   4. Repita estos pasos para cada sección.
   5. Para reordenar las secciones, haga clic en Reordenar y luego arrastre y suelte las secciones o utilice las teclas de dirección.
   6. Guarde sus cambios.
      No puede cambiar el contenido de una plantilla después de publicarla.
4. Asocie la plantilla de plan de acción con un programa.
   1. En el Iniciador de aplicación, ingrese Programas y selecciónelo.
   2. En la lista Todos los programas, haga clic en el nombre del programa para asociar con la plantilla de plan de acción.
   3. En el campo Plantilla de plan de acción, seleccione la plantilla de plan de acción.
      La plantilla de plan de acción especifica los elementos que un solicitante debe completar antes de aplicar a un programa. Si este campo no está en la página de registro Programa, puede solicitar a su administrador de Salesforce que le otorgue acceso a nivel de campo.
5. Para permitir a los usuarios ver los planes de acción además de las secciones del formulario de admisión, realice estos pasos.
   1. Vaya a la página Formulario de solicitud en Lightning App Builder.
   2. Agregue el componente Lista de planes de acción a la ficha Materiales de apoyo.
   3. Guarde y active la página de registro.
   4. Guarde su trabajo y active la página.
6. Modifique el formato compacto del objeto Sección de formulario de admisión.
   Los campos en el formato compacto del objeto son visibles en la lista de comprobación de admisión en la aplicación Intake Lightning.
   1. Desde la configuración del Gestor de objetos para Sección Formulario de admisión, vaya a Formatos compactos.
   2. Haga clic en Nuevo.
   3. Ingrese una etiqueta, por ejemplo, formato Lista de comprobación de admisión.
   4. Ingrese un nombre.
   5. En la lista Campo disponible, seleccione Estado y Fecha de vencimiento y luego haga clic en la flecha Agregar.
      Los campos aparecen en la lista Campos seleccionados.
   6. Guarde sus cambios.
   7. Haga clic en Asignación de formato compacto.
   8. Haga clic en Modificar asignación.
   9. En el menú desplegable Formato compacto principal, seleccione el formato que creó.
   10. Guarde sus cambios.
7. Agregue el componente Sección de formulario a la página de registro Sección de formulario de admisión.
   1. Navegue a un registro Sección de formulario de admisión con un valor en el campo Definición de etapa de solicitud.
   2. Desde el menú Configuración, seleccione Modificar página.
   3. Seleccione el componente Fichas y agregue una ficha con la etiqueta de ficha Sección de formulario.
   4. Arrastre el componente Sección de formulario a la nueva ficha.
   5. Establezca el Método de representación como Modificar.
   6. Guarde sus cambios.

Revisar el flujo de pantalla Crear aplicación de programa

Simplifique la creación de una nueva aplicación para un solicitante que aplica a uno o más programas con el flujo de pantalla Crear aplicación de programa listo para su uso. El flujo crea un formulario de solicitud y relaciones de formulario de solicitud que conectan el formulario de solicitud con cada programa al que el solicitante está solicitando. Además, el flujo crea planes de acción y secciones de formulario de admisión que especifican la información que el coordinador de admisión debe recopilar del solicitante para cada programa. Para más de un programa, el flujo también utiliza las plantillas de planes de acción principales y secundarias asociadas con los programas para crear una lista de formularios exclusivos.

1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Flujos y selecciónela.
2. En la lista Todos los flujos, haga clic en Crear aplicación.
3. Actualice el flujo según sea necesario.
   Por ejemplo, si su organización no utiliza referencias, puede eliminar el campo Referencia de la pantalla Recopilar detalles de solicitud o configurar el flujo para establecer el valor Etapa de formulario de solicitud.
4. Guarde sus cambios.
   Como este es un flujo sustituible, sus cambios sustituyen el flujo existente de forma predeterminada.

Revisar la página de inicio de la aplicación Lightning Admisión

La página de inicio de Admisión de aplicación Lightning reúne todas las partes de la admisión del programa de un solicitante. Revise la página para asegurarse de que proporciona la información que su personal de admisión necesita para mantener las solicitudes funcionando sin problemas.

1. En el Iniciador de aplicación, ingrese Admisión y selecciónelo.
   Aparecerá la aplicación Intake Lightning.
2. Si no ve la página de inicio, seleccione Inicio en el menú de navegación.
3. Revise la configuración de la página y actualícela según sea necesario para ajustarse a los flujos de trabajo de su organización.
4. Para eliminar el botón Nuevo y mostrar solo el botón Crear aplicación, que inicia el flujo Crear aplicación, realice estos pasos.
   1. Desde la configuración del Gestor de objetos para el formulario de solicitud, vaya a Formato de botón Ver lista.
   2. En el menú de acciones para Vista de lista, haga clic en Modificar.
   3. Anule la selección de Nuevo.
   4. Guarde sus cambios.

Revisar el flujo de pantalla Completar solicitud de programa

Para crear todos los registros requeridos para completar una admisión, configure el flujo de pantalla Solicitud de programa completa lista para su uso. El flujo completa el proceso de admisión solo para los programas para los que el solicitante es apto. Más específicamente, el flujo inscribe al solicitante en todos los programas aptos y crea un caso para la gestión de inscripciones. Crea un registro de programa de caso para cada programa en el que se inscribe el solicitante y un registro de solicitante de caso para la cuenta asociada. Establece la fecha de realización del formulario de solicitud y el campo Fecha de última verificación de aptitud en los nuevos registros de inscripción en el programa. Si hay programas asociados con el formulario de solicitud para los que el solicitante no es apto, el flujo no inscribe al solicitante en esos programas.

1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Flujos y selecciónela.
2. En la lista Todos los flujos, haga clic en Completar solicitud de programa.
3. Actualice el flujo según sea necesario.
   Por ejemplo, puede configurar el flujo para establecer el campo Etapa en el registro Formulario de solicitud. Si su organización no utiliza casos, puede eliminar la parte del flujo que crea registros de casos, programas de casos y participantes de casos.
4. Guarde sus cambios.