Configuration du suivi des admissions des participants au programme

Activer et configurer le suivi des demandes

Ajoutez le modèle de données Application et la page Formulaire de demande à votre organisation en activant Infrastructure de formulaire et Créer et suivre des demandes, et en attribuant les autorisations utilisateur requises. Ces paramètres permettent aux coordinateurs d'admission de gérer l'admission des participants dans Salesforce et de suivre tous les documents de demande à un emplacement unique.

1. Dans Configuration, saisissez Paramètres de gestion des programmes et des garanties dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez-la.
2. Activez Créer et suivre des demandes.
   Cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.
3. Dans la case Recherche rapide, saisissez Paramètres d'infrastructure du formulaire, puis sélectionnez-le.
4. Activez Infrastructure de formulaire.
   Cette fonctionnalité ne peut pas être désactivée.
5. Créez un ensemble d'autorisations qui inclut ces autorisations.
   • Accès Créer et Modifier au Plan d'action
   • Accès en lecture au modèle de plan d'action
   • Accès aux champs des objets Plan d'action et Modèle de plan d'action
6. Attribuez les autorisations utilisateur appropriées à tous les utilisateurs qui effectuent les admissions des participants.
   1. Dans la case Recherche rapide, saisissez Ensembles d'autorisations, puis sélectionnez-les.
   2. Attribuez les ensembles d'autorisations et les autorisations ci-dessous.
      • Gestion de programme avancée
      • Suivi des demandes
      • Utilisateur de l'infrastructure de formulaire
      • Plans d'action
      • Le nouvel ensemble d'autorisations de plan d'action que vous avez précédemment créé
      • Utilisateur de flux
   3. Attribuez d'autres ensembles d'autorisations en fonction du processus d'admission de votre organisation, par exemple :
      • Pour capturer les notes des clients dans la page Formulaire de demande, attribuez l'ensemble d'autorisations Résumé des interactions et Utilisateur d'Omnistudio.
      • Pour effectuer des évaluations dans la page Formulaire de demande, attribuez l'ensemble d'autorisations Utilisateur de Industries Assessment et Omnistudio.
      • Pour afficher les recommandations entrantes et créer des recommandations sortantes et internes pendant le processus d'admission, attribuez l'ensemble d'autorisations Requête.
      • Pour créer des requêtes et des enregistrements de programme de requête en remplissant une demande, attribuez l'ensemble d'autorisations Accès aux plans de soins.
7. Mettez à jour les valeurs du champ Étape de l'objet Formulaire de demande.
   1. Dans les paramètres du Gestionnaire d'objet du formulaire de demande, accédez à Champs et relations.
   2. Cliquez sur Étape.
   3. Dans la liste des valeurs de la liste de sélection Étape, cliquez sur Nouveau.
   4. Dans la zone de texte, saisissez une valeur pour chaque étape de votre processus, par exemple :
      • Nouveau
      • En cours
      • En attente
      • Révision en cours
      • Retiré
      • Terminé Inscrit
      • Terminé Non inscrit
   5. Supprimez toutes les valeurs qui ne concernent pas votre organisation.
8. Mettez à jour les valeurs du champ Statut de l'objet Évaluation du formulaire de demande.
   1. Dans les paramètres du Gestionnaire d'objet pour l'évaluation du formulaire de demande, accédez à Champs et relations.
   2. Cliquez sur Statut.
   3. Dans la liste des valeurs de la liste de sélection Statut, cliquez sur Nouveau.
   4. Dans la zone de texte, saisissez les valeurs suivantes :
      • Éligible
      • Non éligible
      • Informations requises
        

        Remarque Les flux Créer une demande et Évaluer l'éligibilité des demandeurs au programme référencent ces valeurs. Si vous modifiez les valeurs, vous devez également mettre à jour les références dans les flux.
   5. Cliquez sur Enregistrer.

Activation du partage de données conforme pour les applications

1. Dans la case Recherche rapide, saisissez les paramètres d'activation d'objet, puis sélectionnez Paramètres d'activation d'objet sous Partage de données conforme.
2. Activez le Partage de données conforme pour les utilisateurs CRM et les utilisateurs Experience Cloud pour les objets Formulaire de demande, Évaluation du formulaire de demande et Section Formulaire d'admission.
3. Accédez aux profils utilisateur et accordez aux utilisateurs les autorisations Créer, Lire, Modifier et Supprimer sur les objets Participants au formulaire de demande, Participants à l'évaluation du formulaire de demande et Participants à la section du formulaire d'admission.

Configuration de la liste de contrôle d'admission

Pour spécifier les informations à collecter pendant le processus d'admission, créez une liste de contrôle d'admission en utilisant Infrastructure de formulaire. Dans Infrastructure de formulaire, un enregistrement de section de formulaire d'admission représente un élément de la liste de contrôle d'admission du formulaire de demande.

1. Créez un formulaire en utilisant Infrastructure de formulaire.

   Avant de créer des formulaires, vous déterminez les informations dont vous avez besoin pour chaque programme. Nous recommandons de maintenir l'uniformité entre les programmes dans la mesure du possible. Pour chaque formulaire, vous créez un flux, un Omniscript ou une Flexcard afin de collecter les informations requises. Les formulaires peuvent inclure plusieurs sections ou phases de demande.

   De plus, pour collecter des documents pendant la saisie, nous recommandons d'utiliser le composant Fichiers associés dans un flux.

   1. Créer des méthodes de restitution d'application pour un formulaire
   2. Lier une méthode de restitution d'application à une définition d'étape d'application pour un formulaire.
2. Créez un modèle de plan d'action, dans lequel l'objet cible est Formulaire de demande.

   Si nécessaire, remplissez le champ Modèle parent. Ce champ établit une hiérarchie de modèles de plan d'action. Le flux Créer une application de programme utilise cette hiérarchie pour créer la liste complète des formulaires requis pour un ensemble de programmes sans duplication, et vous permet de gérer moins de formulaires.

3. Dans le nouveau modèle de plan d'action, créez la liste de contrôle d'admission.
   1. Cliquez sur Nouvelle section Formulaire d'admission.
   2. Complétez les champs.
   3. Enregistrez vos modifications.
   4. Répétez ces étapes pour chaque section.
   5. Pour réorganiser les sections, cliquez sur Réorganiser, puis glissez-déposez les sections ou utilisez les touches fléchées.
   6. Enregistrez vos modifications.
      Vous ne pouvez pas modifier le contenu d'un modèle après l'avoir publié.
4. Associez le modèle de plan d'action à un programme.
   1. Dans le Lanceur d'application, saisissez Programmes, puis sélectionnez-le.
   2. Dans la liste Tous les programmes, cliquez sur le nom du programme à associer au modèle de plan d'action.
   3. Dans le champ Modèle de plan d'action, sélectionnez le modèle de plan d'action.
      Le modèle de plan d'action spécifie les éléments qu'un demandeur doit remplir avant de postuler à un programme. Si ce champ ne figure pas dans la page d'enregistrement Programme, vous pouvez demander à votre administrateur Salesforce de vous accorder l'accès au niveau du champ.
5. Pour permettre aux utilisateurs d'afficher les plans d'action en plus des sections du formulaire d'admission, procédez comme suit.
   1. Accédez à la page Formulaire de demande dans le Générateur d'applications Lightning.
   2. Ajoutez le composant Liste de plans d'action à l'onglet Documents de support.
   3. Enregistrez et activez la page d'enregistrement.
   4. Enregistrez votre travail et activez la page.
6. Modifiez la présentation compacte de l'objet Section du formulaire d'admission.
   Les champs de la présentation compacte de l'objet sont visibles dans la liste de contrôle d'admission de l'application Lightning Intake.
   1. Dans les paramètres du Gestionnaire d'objet Section Formulaire d'admission, accédez à Présentations compactes.
   2. Cliquez sur Nouveau.
   3. Saisissez une étiquette, par exemple Présentation de liste de contrôle d'admission.
   4. Saisissez un nom.
   5. Dans la liste Champ disponible, sélectionnez Statut et Date d'échéance, puis cliquez sur la flèche Ajouter.
      Les champs sont affichés dans la liste Champs sélectionnés.
   6. Enregistrez vos modifications.
   7. Cliquez sur Attribution de présentation compacte.
   8. Cliquez sur Modifier l'attribution.
   9. Dans la liste déroulante Présentation compacte principale, sélectionnez la présentation que vous avez créée.
   10. Enregistrez vos modifications.
7. Ajoutez le composant Section du formulaire à la page d'enregistrement Section du formulaire d'admission.
   1. Accédez à un enregistrement Section du formulaire d'admission avec une valeur dans le champ Définition de l'étape de demande.
   2. Dans le menu Configuration, sélectionnez Modifier la page.
   3. Sélectionnez le composant Onglets, puis ajoutez un onglet avec l'étiquette d'onglet Section Formulaire.
   4. Faites glisser le composant Section de formulaire vers le nouvel onglet.
   5. Définissez la Méthode de rendu sur Modifier.
   6. Enregistrez vos modifications.

Examen du flux d'écran Créer une demande de programme

Rationalisez la création d'une demande pour un demandeur qui postule à un ou plusieurs programmes avec le flux d'écran Créer une demande de programme prêt à l'emploi. Le flux crée un formulaire de demande et des relations entre le formulaire de demande et chaque programme auquel le demandeur postule. De plus, le flux crée des plans d'action et des sections de formulaire d'admission qui spécifient les informations que le coordinateur d'admission doit recueillir auprès du demandeur pour chaque programme. Pour plusieurs programmes, le flux utilise également les modèles de plan d'action parent et enfant associés aux programmes pour créer une liste de formulaires uniques.

1. Dans Configuration, saisissez Flux dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez-le.
2. Dans la liste Tous les flux, cliquez sur Créer une application de programme.
3. Mettez à jour le flux si nécessaire.
   Par exemple, si votre organisation n'utilise pas de référents, vous pouvez retirer le champ Référent de l'écran Collecter les détails de la demande ou configurer le flux pour définir la valeur Étape du formulaire de demande.
4. Enregistrez vos modifications.
   Comme ce flux peut être remplacé, vos modifications remplacent par défaut le flux existant.

Examen de la page d'accueil de l'application Lightning Intake

La page d'accueil de l'application Lightning Intake regroupe tous les éléments de l'admission au programme d'un demandeur. Vérifiez la page pour vous assurer qu'elle fournit les informations dont votre personnel d'admission a besoin pour gérer les demandes sans problème.

1. Dans le Lanceur d'application, saisissez Entrée, puis sélectionnez-la.
   L'application Lightning Intake s'affiche.
2. Si la page d'accueil n'est pas affichée, sélectionnez Accueil dans le menu de navigation.
3. Vérifiez la configuration de la page et mettez-la à jour si nécessaire pour l'adapter aux workflows de votre organisation.
4. Pour retirer le bouton Nouveau et afficher uniquement le bouton Créer une application, qui lance le flux Créer une application, procédez comme suit.
   1. Dans les paramètres du Gestionnaire d'objet du formulaire de demande, accédez à Présentation du bouton Vue de liste.
   2. Dans le menu d'actions de Vue de liste, cliquez sur Modifier.
   3. Désélectionnez Nouveau.
   4. Enregistrez vos modifications.

Examen du flux d'écran Demande de programme complet

Pour créer tous les enregistrements requis pour effectuer une admission, configurez le flux d'écran Demande de programme complet prêt à l'emploi. Le flux termine le processus d'admission uniquement pour les programmes auxquels le demandeur est éligible. Plus précisément, le flux inscrit le demandeur à tous les programmes éligibles et crée une requête pour la gestion des inscriptions. Il crée un enregistrement de programme de requête pour chaque programme auquel le demandeur s'inscrit et un enregistrement de demandeur de requête pour le compte associé. Il définit la date de fin du formulaire de demande et le champ Date de dernière vérification de l'éligibilité dans les nouveaux enregistrements d'inscription au programme. Si le demandeur n'est pas éligible à des programmes associés au formulaire de demande, le flux n'inscrit pas le demandeur à ces programmes.

1. Dans Configuration, saisissez Flux dans la case Recherche rapide, puis sélectionnez-le.
2. Dans la liste Tous les flux, cliquez sur Compléter la demande de programme.
3. Mettez à jour le flux si nécessaire.
   Vous pouvez par exemple configurer le flux pour définir le champ Étape dans l'enregistrement Formulaire de demande. Si votre organisation n'utilise pas de requêtes, vous pouvez retirer la partie du flux qui crée les enregistrements de requête, de programme de requête et de participant à la requête.
4. Enregistrez vos modifications.