プログラム参加者受入追跡の設定

追跡アプリケーションの有効化と設定

[フォームフレームワーク] と [アプリケーションを作成および追跡] を有効にして、必要なユーザー権限を割り当てて、アプリケーションデータモデルと [アプリケーションフォーム] ページを組織に追加します。これらの設定により、受入コーディネーターは Salesforce で参加者受入を管理し、すべての申込資料を 1 か所で追跡できるため、時間を節約できます。

1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「プログラムおよび給付管理設定」と入力し、選択します。
2. [Create and Track applications (アプリケーションの作成と追跡)] を有効にします。
   この機能は無効にできません。
3. [クイック検索] ボックスに「フォームフレームワーク設定」と入力し、選択します。
4. フォームフレームワークを有効にします。
   この機能は無効にできません。
5. 次の権限を含む権限セットを作成します。
   • アクションプランに対する「作成」および「編集」アクセス権
   • アクションプランテンプレートへの「参照」アクセス権
   • アクションプランおよびアクションプランテンプレートオブジェクトの項目へのアクセス
6. 参加者受入を完了するすべてのユーザーに適切なユーザー権限を割り当てます。
   1. [クイック検索] ボックスに「権限セット」と入力し、選択します。
   2. 次の権限セットと権限を割り当てます。
      • 高度なプログラム管理
      • アプリケーションの追跡
      • フォームフレームワークユーザー
      • アクションプラン
      • 以前に作成した新しいアクションプラン権限セット
      • フローユーザー
   3. 組織の受入プロセスに基づいて、次のような他の権限セットを割り当てます。
      • 申込フォームページでクライアントメモを取得するには、「インタラクション概要」および「OmniStudio ユーザー」権限セットを割り当てます。
      • [申込フォーム] ページで評価を完了するには、「業種評価」および「OmniStudio ユーザー」権限セットを割り当てます。
      • 受入プロセス中に受信紹介を表示し、送信および内部紹介を作成するには、「ケース紹介」権限セットを割り当てます。
      • 申込完了時にケースとケースプログラムレコードを作成するには、「ケアプランアクセス」権限セットを割り当てます。
7. 申込フォームオブジェクトの [フェーズ] 項目の値を更新します。
   1. 申込フォームのオブジェクトマネージャー設定から、[項目とリレーション] に移動します。
   2. [フェーズ] をクリックします。
   3. [フェーズ] 選択リスト値リストで、[新規] をクリックします。
   4. テキストボックスに、プロセスの適用フェーズごとに 1 つの値を入力します。次に例を示します。
      • 新規
      • 進行中
      • 保留中
      • レビュー中
      • 取り下げ済み
      • Complete Enrolled (登録済みを完了)
      • Complete Not Enrolled (未登録完了)
   5. 組織に関連しない値を削除します。
8. 申込フォーム評価オブジェクトの [状況] 項目の値を更新します。
   1. 申込フォーム評価のオブジェクトマネージャー設定から、[項目とリレーション] に移動します。
   2. [状況] をクリックします。
   3. [状況] 選択リスト値リストで、[新規] をクリックします。
   4. テキストボックスに次の値を入力します。
      • 対象
      • 対象外
      • 必要な情報
        

        メモ [Create Application (申込を作成)] フローと [Evaluate Applicant Eligibility for Program (プログラムの申込者対象資格を評価)] フローでは、次の値を参照します。値を変更する場合は、フローの参照も更新する必要があります。
   5. [保存] をクリックします。

アプリケーションの準拠データ共有の有効化

1. [クイック検索] ボックスに「オブジェクト有効化設定」と入力し、[準拠データ共有] で [オブジェクト有効化設定] を選択します。
2. 申込フォームオブジェクト、申込フォーム評価オブジェクト、受入フォームセクションオブジェクトの CRM ユーザーと Experience Cloud ユーザーの準拠データ共有を有効にします。
3. ユーザープロファイルに移動し、申込フォーム関係者オブジェクト、申込フォーム評価関係者オブジェクト、受入フォームセクション関係者オブジェクトに対する「作成」、「参照」、「編集」、および「削除」権限をユーザーに付与します。

受入チェックリストの設定

受入プロセス中に収集する情報を指定するには、フォームフレームワークを使用して受入チェックリストを作成します。フォームフレームワークでは、受入フォームセクションレコードは申込フォームの受入チェックリストの項目を表します。

1. フォームフレームワークを使用してフォームを作成します。

   フォームを作成する前に、各プログラムに必要な情報を決定します。可能な限り、プログラム全体で一貫性を保つことをお勧めします。フォームごとに、必要な情報を収集するフロー、OmniScript、または FlexCard を作成します。フォームには、複数のセクションまたは適用フェーズを含めることができます。

   また、受入時にドキュメントを収集するには、フローで [関連ファイル] コンポーネントを使用することをお勧めします。

   1. フォームのアプリケーション表示メソッドを作成します。
   2. アプリケーション表示メソッドをフォームのアプリケーションフェーズ定義にリンクします。
2. アクションプランテンプレートを作成します。対象オブジェクトは申込フォームです。

   必要に応じて、[親テンプレート] 項目を入力します。この項目により、アクションプランテンプレートの階層が確立されます。[プログラム申込を作成] フローでは、この階層を使用してプログラムセットに必要なフォームの完全なリストを重複なしで作成し、より少ないフォームを維持できます。

3. 新しいアクションプランテンプレートで、受入チェックリストを作成します。
   1. [新規受入フォームセクション] をクリックします。
   2. 次のように、すべての項目に値を入力します。
   3. 変更内容を保存します。
   4. セクションごとにこの手順を繰り返します。
   5. セクションを並び替えるには、[並び替え] をクリックし、セクションをドラッグするか矢印キーを使用します。
   6. 変更内容を保存します。
      公開後のテンプレートの内容は変更できません。
4. アクションプランテンプレートをプログラムに関連付けます。
   1. アプリケーションランチャーで、「プログラム」と入力し、選択します。
   2. [すべてのプログラム] リストで、アクションプランテンプレートに関連付けるプログラムの名前をクリックします。
   3. [アクションプランテンプレート] 項目で、アクションプランテンプレートを選択します。
      アクションプランテンプレートでは、申請者がプログラムに応募する前に完了する必要がある項目を指定します。この項目がプログラムレコードページにない場合は、項目レベルのアクセス権を付与するように Salesforce システム管理者に依頼できます。
5. ユーザーが受入フォームセクションに加えてアクションプランを表示できるようにする手順は、次のとおりです。
   1. Lightning アプリケーションビルダーで [申込フォーム] ページに移動します。
   2. [アクションプランリスト] コンポーネントを [サポート資料] タブに追加します。
   3. レコードページを保存して有効化します。
6. 受入フォームセクションオブジェクトのコンパクトレイアウトを変更します。
   オブジェクトのコンパクト レイアウトのフィールドは、Intake Lightning アプリケーションの受入チェックリストに表示されます。
   1. [受入フォーム] セクションのオブジェクトマネージャー設定から、[コンパクトレイアウト] に移動します。
   2. [新規] をクリックします。
   3. 「Intake Checklist layout」 (受入チェックリストレイアウト) などの表示ラベルを入力します。
   4. 名前を入力します。
   5. [選択可能な項目] リストで、[ 状況] と [ 期日] を選択し、[ 追加] 矢印をクリックします。
      項目が [選択済みの項目] リストに表示されます。
   6. 変更内容を保存します。
   7. [コンパクトレイアウトの割り当て] をクリックします。
   8. [割り当ての編集] をクリックします。
   9. [主コンパクトレイアウト] ドロップダウンで、作成したレイアウトを選択します。
   10. 変更内容を保存します。
7. [フォームセクション] コンポーネントを [受入フォームセクション] レコードページに追加します。
   1. [申込フェーズ定義] 項目に値がある受入フォームセクションレコードに移動します。
   2. [設定] メニューから、[編集ページ] を選択します。
   3. [タブ] コンポーネントを選択し、タブの表示ラベルが [フォームセクション] のタブを追加します。
   4. [フォームセクション] コンポーネントを新しいタブにドラッグします。
   5. Render メソッドを Edit に設定します。
   6. 変更内容を保存します。

[プログラム申込を作成] 画面フローの確認

標準の [プログラムアプリケーションを作成] 画面フローを使用して、1 つ以上のプログラムに適用する申請者の新規アプリケーションの作成を合理化します。このフローでは、申込フォームと申込フォームリレーションが作成され、申込フォームが申込人の適用される各プログラムに接続されます。さらに、このフローでは、受入コーディネーターが各プログラムの申込者から収集する必要がある情報を指定するアクションプランと受入フォームセクションが作成されます。複数のプログラムの場合、フローではプログラムに関連する親と子のアクションプランテンプレートも使用して、一意のフォームの 1 つのリストを作成します。

1. [設定] の [クイック検索] ボックスに「フロー」と入力して、選択します。
2. [すべてのフロー] リストで、[プログラムアプリケーションを作成] をクリックします。
3. 必要に応じてフローを更新します。
   たとえば、組織で紹介を使用していない場合は、[Collect Application Details (申込の詳細を収集)] 画面から [紹介] 項目を削除するか、[申込フォームフェーズ] の値を設定するようにフローを設定できます。
4. 変更内容を保存します。
   これは上書き可能なフローであるため、変更によってデフォルトで既存のフローが上書きされます。

Intake Lightning アプリケーションのホームページの確認

Intake Lightning アプリケーションホームページには、申込者のプログラム受入のすべての要素がまとめられています。このページで、受入スタッフがアプリケーションを円滑に実行するために必要な情報が提供されていることを確認します。

1. アプリケーションランチャーで、「Intake」 (受入) と入力し、選択します。
   Intake Lightning アプリケーションが表示されます。
2. ホームページが表示されない場合は、ナビゲーションメニューで [ホーム] を選択します。
3. ページ設定を確認し、必要に応じて組織のワークフローに合わせて更新します。
4. [新規] ボタンを削除し、[アプリケーションを作成] フローを起動する [アプリケーションを作成] ボタンのみを表示するには、次の手順を実行します。
   1. 申込フォームのオブジェクトマネージャー設定から、[リストビューボタンレイアウト] に移動します。
   2. List View のアクションメニューで、[編集] をクリックします。
   3. [新規] を選択解除します。
   4. 変更内容を保存します。

[Complete Program Application (プログラム申込を完了)] 画面フローの確認

受入を完了するために必要なすべてのレコードを作成するには、標準の [Complete Program Application (プログラム申込を完了)] 画面フローを設定します。このフローでは、申請者が対象であるプログラムの受入プロセスのみが完了します。具体的には、フローで申請者をすべての対象プログラムに登録し、登録管理のケースを作成します。申込者が登録した各プログラムのケースプログラムレコードと関連取引先のケース申込者レコードが作成されます。申込フォームの完了日と、新しいプログラム登録レコードの [対象資格最終検証日] 項目が設定されます。申込者が対象外の申込フォームに関連するプログラムがある場合、フローはそのプログラムに申込者を登録しません。

1. [設定] の [クイック検索] ボックスに「フロー」と入力して、選択します。
2. [すべてのフロー] リストで、[Complete Program Application] をクリックします。
3. 必要に応じてフローを更新します。
   たとえば、申込フォームレコードの [フェーズ] 項目を設定するようにフローを設定できます。組織でケースを使用していない場合、ケース、ケースプログラム、ケース関係者レコードを作成するフローの部分を削除できます。
4. 変更内容を保存します。