Intake bijhouden van programmadeelnemer instellen

Tracktoepassingen inschakelen en instellen

Voeg het gegevensmodel Toepassing en de pagina Aanvraagformulier toe aan uw organisatie door Formulierframework en Toepassingen maken en bijhouden in te schakelen en de benodigde gebruikersmachtigingen toe te wijzen. Deze instellingen besparen tijd doordat intakecoördinatoren de deelnemersintake in Salesforce kunnen beheren en alle aanvraagmaterialen op één plaats kunnen bijhouden.

1. Geef vanuit Set-up Programma- en voordeelbeheerinstellingen op in het vak Snel zoeken en selecteer dit.
2. Schakel Toepassingen maken en bijhouden in.
   Deze voorziening kan niet worden uitgeschakeld.
3. Geef in het vak Snel zoeken Formulierkaderinstellingen op en selecteer dit.
4. Schakel Form Framework in.
   Deze voorziening kan niet worden uitgeschakeld.
5. Maak een machtigingenset die deze machtigingen bevat.
   • Toegang Maken en Bewerken tot Actieplan
   • Leestoegang tot actieplansjabloon
   • Toegang tot de velden voor de objecten Actieplan en Actieplansjabloon
6. Wijs de juiste gebruikersmachtigingen toe aan alle gebruikers die intakes van deelnemers voltooien.
   1. Geef Machtigingensets op in het vak Snel zoeken en selecteer dit.
   2. Wijs deze machtigingensets en machtigingen toe.
      • Geavanceerd programmabeheer
      • Toepassingen bijhouden
      • Gebruiker van Form Framework
      • Actieplannen
      • De machtigingenset voor het nieuwe actieplan die u eerder hebt gemaakt
      • Flow User
   3. Wijs andere machtigingensets toe op basis van het intakeproces van uw organisatie, bijvoorbeeld:
      • Als u notities van klanten wilt vastleggen op de pagina Aanvraagformulier, wijst u de machtigingenset Interactiesamenvatting en Omnistudio-gebruiker toe.
      • Als u beoordelingen wilt voltooien op de pagina Aanvraagformulier, wijst u de machtigingenset Sectorenbeoordeling en Omnistudio-gebruiker toe.
      • Als u inkomende verwijzingen wilt bekijken en uitgaande en interne verwijzingen wilt maken tijdens het intakeproces, wijst u de machtigingenset Caseverwijzing toe.
      • Als u cases en caseprogrammarecords wilt maken bij het voltooien van een aanvraag, wijst u de machtigingenset Toegang tot zorgplannen toe.
7. Werk de waarden bij voor het veld Fase van het object Aanvraagformulier.
   1. Ga vanuit de instellingen van Objectbeheer voor het aanvraagformulier naar Velden en relaties.
   2. Klik op Fase.
   3. Klik in de lijst met keuzelijstwaarden voor Fase op Nieuw.
   4. Geef in het tekstvak één waarde op voor elke toepassingsfase in uw proces, bijvoorbeeld:
      • Nieuw
      • Bezig
      • In wachtstand
      • In revisie
      • Ingetrokken
      • Voltooid ingeschreven
      • Voltooid niet ingeschreven
   5. Verwijder alle waarden die niet relevant zijn voor uw organisatie.
8. Werk de waarden bij voor het veld Status van het object Evaluatie van aanvraagformulier.
   1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor de evaluatie van het aanvraagformulier naar Velden en relaties.
   2. Klik op Status.
   3. Klik in de lijst met keuzelijstwaarden voor Status op Nieuw.
   4. Geef in het tekstvak deze waarden op:
      • In aanmerking
      • Niet in aanmerking
      • Benodigde informatie
        

        Opmerking De stromen Aanvraag maken en In aanmerking komen van aanvrager voor programma evalueren verwijzen naar deze waarden. Als u de waarden wijzigt, moet u ook de verwijzingen in de stromen bijwerken.
   5. Klik op Opslaan.

Conform delen van gegevens inschakelen voor toepassingen

1. Geef in het vak Snel zoeken de instellingen voor het inschakelen van objecten op en selecteer onder Conform delen van gegevens Instellingen voor objectinschakeling.
2. Schakel Conform delen van gegevens in voor CRM-gebruikers en Experience Cloud-gebruikers voor de objecten Aanvraagformulier, Evaluatie van aanvraagformulier en Sectie intakeformulier.
3. Ga naar gebruikersprofielen en verleen gebruikers machtigingen voor maken, lezen, bewerken en verwijderen voor de objecten Deelnemers van aanvraagformulier, Deelnemers van evaluatie van aanvraagformulier en Deelnemers van sectie Intakeformulier.

De intakecontrolelijst instellen

Als u de informatie wilt opgeven die tijdens het intakeproces moet worden verzameld, maakt u een intakecontrolelijst met behulp van Form Framework. In Form Framework vertegenwoordigt een sectierecord voor een intakeformulier een item in de Controlelijst intake op het aanvraagformulier.

1. Maak een formulier met behulp van Form Framework.

   Voordat u formulieren maakt, bepaalt u welke informatie u voor elk programma nodig hebt. We raden aan om consistentie tussen programma's te handhaven wanneer dat mogelijk is. Voor elk formulier maakt u een stroom, Omniscript of Flexcard om de vereiste gegevens te verzamelen. Formulieren kunnen meerdere secties of toepassingsfasen hebben.

   Voor het verzamelen van documenten tijdens de intake wordt bovendien aangeraden om de component Gerelateerde bestanden in een stroom te gebruiken.

   1. Maak toepassingsweergavemethoden voor een formulier.
   2. Koppel de toepassingsweergavemethode aan een definitie van de toepassingsfase voor een formulier.
2. Maak een actieplansjabloon, waarbij het doelobject Aanvraagformulier is.

   Vul indien nodig het veld Bovenliggende sjabloon in. Dit veld stelt een hiërarchie van actieplansjablonen vast. De stroom Programmatoepassing maken gebruikt deze hiërarchie om de volledige lijst van formulieren te maken die vereist zijn voor een set programma's zonder duplicering, waardoor u minder formulieren hoeft te onderhouden.

3. Maak in de nieuwe actieplansjabloon de intakecontrolelijst.
   1. Klik op Nieuwe sectie Intakeformulier.
   2. Vul de velden in.
   3. Sla uw wijzigingen op.
   4. Herhaal deze stappen voor elke sectie.
   5. Klik voor het opnieuw rangschikken van de secties op Opnieuw rangschikken en sleep de secties vervolgens of gebruik de pijltoetsen.
   6. Sla uw wijzigingen op.
      U kunt de inhoud van een sjabloon niet wijzigen nadat u deze hebt gepubliceerd.
4. Koppel de actieplansjabloon aan een programma.
   1. Geef in de Appstarter Programma's op en selecteer dit.
   2. Klik in de lijst Alle programma's op de naam van het programma dat aan de actieplansjabloon moet worden gekoppeld.
   3. Selecteer in het veld Actieplansjabloon de actieplansjabloon.
      De actieplansjabloon geeft de items aan die een aanvrager moet voltooien voordat hij of zij een programma aanvraagt. Als dit veld niet voorkomt op de recordpagina Programma, kunt u uw Salesforce-beheerder vragen om u er toegang op veldniveau toe te verlenen.
5. Voer deze stappen uit om gebruikers de actieplannen te laten zien naast de secties van het intakeformulier.
   1. Ga naar de pagina Aanvraagformulier in Lightning Appsamensteller.
   2. Voeg de component Actieplanlijst toe aan het tabblad Ondersteunend materiaal.
   3. Sla de recordpagina op en activeer deze.
   4. Sla uw werk op en activeer de pagina.
6. Wijzig de compacte lay-out van het object Sectie intakeformulier.
   De velden in de compacte lay-out van het object zijn zichtbaar in de intakecontrolelijst in de Lightning app Intake.
   1. Ga vanuit de objectbeheerinstellingen voor Sectie Intakeformulier naar Compacte lay-outs.
   2. Klik op Nieuw.
   3. Geef een label op, bijvoorbeeld lay-out Intakecontrolelijst.
   4. Geef een naam op.
   5. Selecteer Status en Vervaldatum in de lijst Beschikbaar veld en klik vervolgens op de pijl Toevoegen.
      De velden worden weergegeven in de lijst Geselecteerde velden.
   6. Sla uw wijzigingen op.
   7. Klik op Compacte-lay-outtoewijzing.
   8. Klik op Toewijzing bewerken.
   9. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Primaire compacte lay-out de lay-out die u hebt gemaakt.
   10. Sla uw wijzigingen op.
7. Voeg de component Formuliersectie toe aan de recordpagina Sectie Intakeformulier.
   1. Navigeer naar een record Sectie intakeformulier met een waarde in het veld Definitie van aanvraagfase.
   2. Selecteer in het menu Set-up Pagina bewerken.
   3. Selecteer de component Tabbladen en voeg een tabblad toe met het tabbladlabel Formuliersectie.
   4. Sleep de component Formuliersectie naar het nieuwe tabblad.
   5. Stel de weergavemethode in op Bewerken.
   6. Sla uw wijzigingen op.

De schermstroom Programmatoepassing maken controleren

Stroomlijn het maken van een nieuwe aanvraag voor een aanvrager die zich aanmeldt voor een of meer programma's met de kant-en-klare schermstroom Programmaaanvraag maken. De stroom maakt een aanvraagformulier en aanvraagformulierrelaties die het aanvraagformulier verbinden met elk programma waarvoor de aanvrager zich aanmeldt. Daarnaast maakt de stroom actieplannen en secties van intakeformulieren die de informatie opgeven die de intakecoördinator voor elk programma van de aanvrager moet verzamelen. Voor meer dan één programma gebruikt de stroom ook de bovenliggende en onderliggende actieplansjablonen die aan de programma's zijn gekoppeld om één lijst van unieke formulieren te maken.

1. Geef vanuit Set-up Stromen op in het vak Snel zoeken en selecteer dit.
2. Klik in de lijst Alle stromen op Programmatoepassing maken.
3. Werk de stroom naar behoefte bij.
   Als uw organisatie bijvoorbeeld geen verwijzingen gebruikt, kunt u het veld Verwijzing verwijderen uit het scherm Aanvraagdetails verzamelen of de stroom configureren om de waarde voor Fase van aanvraagformulier in te stellen.
4. Sla uw wijzigingen op.
   Omdat dit een overschrijfbare stroom is, overschrijven uw wijzigingen standaard de bestaande stroom.

De hoofdpagina Lightning app Intake beoordelen

De hoofdpagina Lightning App intake bevat alle onderdelen van de programma-intake van een aanvrager. Controleer de pagina om er zeker van te zijn dat deze de informatie bevat die uw intakemedewerkers nodig hebben om aanvragen soepel te laten verlopen.

1. Geef in de Appstarter Intake op en selecteer deze.
   De Lightning app Intake wordt weergegeven.
2. Als u de hoofdpagina niet ziet, selecteert u Hoofdpagina in het navigatiemenu.
3. Controleer de paginaconfiguratie en werk deze indien nodig bij zodat deze past bij de werkstromen van uw organisatie.
4. Als u de knop Nieuw wilt verwijderen en alleen de knop Toepassing maken wilt weergeven, waarmee de stroom Toepassing maken wordt gestart, voert u deze stappen uit.
   1. Ga vanuit de instellingen van Objectbeheer voor het aanvraagformulier naar Knoplay-out lijstweergave.
   2. Klik in het actiemenu voor Lijstweergave op Bewerken.
   3. Hef de selectie van Nieuw op.
   4. Sla uw wijzigingen op.

De schermstroom Programmatoepassing voltooien controleren

Als u alle records wilt maken die vereist zijn voor het voltooien van een intake, configureert u de kant-en-klare schermstroom Programmaaanvraag voltooien. De stroom voltooit het intakeproces alleen voor de programma's waarvoor de aanvrager in aanmerking komt. De stroom registreert de aanvrager met name bij alle in aanmerking komende programma's en maakt een case voor inschrijvingsbeheer. Hiermee wordt een caseprogrammarecord gemaakt voor elk programma waarvoor de aanvrager zich aanmeldt, en een caseaanvragersrecord voor de gekoppelde account. Hiermee stelt u de voltooiingsdatum in voor het aanvraagformulier en het veld Datum van laatste geverifieerde deelname voor de nieuwe programma-inschrijvingsrecords. Als er programma's zijn gekoppeld aan het aanvraagformulier waarvoor de aanvrager niet in aanmerking komt, schrijft de stroom de aanvrager niet in voor die programma's.

1. Geef vanuit Set-up Stromen op in het vak Snel zoeken en selecteer dit.
2. Klik in de lijst Alle stromen op Programmatoepassing voltooien.
3. Werk de stroom naar behoefte bij.
   U kunt de stroom bijvoorbeeld configureren om het veld Fase in te stellen voor de record Aanvraagformulier. Als uw organisatie geen cases gebruikt, kunt u het gedeelte van de stroom verwijderen dat case-, caseprogramma- en casedeelnemersrecords maakt.
4. Sla uw wijzigingen op.