Konfigurera spårning av programdeltagares intag

Slå på och konfigurera Spåra program

Lägg till sidan Programdatamodell och Ansökningsformulär i din organisation genom att slå på Form Framework och Skapa och spåra program och tilldela de användarbehörigheter som behövs. Dessa inställningar sparar tid genom att låta intagningssamordnare hantera deltagares intagning i Salesforce och följa allt ansökningsmaterial på en och samma plats.

1. I Inställningar, i rutan Snabbsökning, skriv Inställningar för program- och förmånshantering och välj det.
2. Slå på Skapa och följ program.
   Denna funktion kan inte stängas av.
3. I rutan Snabbsökning, skriv Inställningar för formulärramverk och välj det.
4. Slå på Formulärramverk.
   Denna funktion kan inte stängas av.
5. Skapa en behörighetsuppsättning som inkluderar dessa behörigheter.
   • Skapa och redigera åtkomst till åtgärdsplan
   • Läsåtkomst till åtgärdsplanmall
   • Åtkomst till fälten i objekten Åtgärdsplan och Åtgärdsplanmall
6. Tilldela lämpliga användarbehörigheter till alla användare som slutför deltagares intag.
   1. I rutan Snabbsökning, skriv Behörighetsuppsättningar och välj den.
   2. Tilldela dessa behörighetsuppsättningar och behörigheter.
      • Avancerad Program Management
      • Följ program
      • Användare av formulärramverk
      • Åtgärdsplaner
      • Den nya behörighetsuppsättningen för åtgärdsplan som du tidigare skapade
      • Flödesanvändare
   3. Tilldela andra behörighetsuppsättningar baserat på din organisations intagningsprocess, till exempel:
      • För att samla in klientanteckningar på sidan Ansökningsformulär, tilldela behörighetsuppsättningen Interaktionssammanfattning och Omnistudio-användare.
      • För att slutföra bedömningar på sidan Ansökningsformulär, tilldela behörighetsuppsättningen Branschbedömning och Omnistudioanvändare.
      • För att se inkommande remisser och skapa utgående och interna remisser under intagningsprocessen, tilldela behörighetsuppsättningen Kundcaseremiss.
      • För att skapa kundcase och kundcaseprogramposter när du slutför en ansökan, tilldela behörighetsuppsättningen Åtkomst till vårdplaner.
7. Uppdatera värdena för fältet Fas i objektet Ansökningsformulär.
   1. Från Objekthanterarens inställningar för ansökningsformulär, gå till Fält och relationer.
   2. Klicka på Fas.
   3. I kombinationsrutevärdelistan Fas, klicka på Ny.
   4. I textrutan anger du ett värde för varje ansökningssteg i processen, till exempel:
      • Ny
      • Pågår
      • Väntande
      • Granskas
      • Uttagen
      • Slutför registrerad
      • Slutförd ej registrerad
   5. Ta bort värden som inte är relevanta för din organisation.
8. Uppdatera värdena för fältet Status i objektet Utvärdering av ansökningsformulär.
   1. Från Objekthanterarens inställningar för utvärdering av ansökningsformulär, gå till Fält och relationer.
   2. Klicka på Status.
   3. I kombinationsrutan Statusvärden klickar du på Ny.
   4. Ange dessa värden i textrutan:
      • Berättigad
      • Ej berättigad
      • Information som behövs
        

        Anteckning Flödena Skapa ansökan och Utvärdera sökandes rätt till program refererar till dessa värden. Om du ändrar värdena måste du även uppdatera referenserna i flödena.
   5. Klicka på Spara.

Slå på kompatibel datadelning för program

1. I rutan Snabbsökning, skriv inställningar för objektaktivering och välj under Kompatibel datadelning Inställningar för objektaktivering.
2. Slå på Kompatibel datadelning för CRM-användare och Experience Cloud-användare för objekten Ansökningsformulär, Utvärdering av ansökningsformulär och Sektionen Intagsformulär.
3. Gå till användarprofiler och ge användare behörighet att skapa, läsa, redigera och ta bort behörigheter för objekten Deltagare i ansökningsformulär, Deltagare i utvärdering av ansökningsformulär och Deltagare i sektion för intagningsformulär.

Konfigurera checklistan för intag

För att specificera informationen som ska samlas in under intagningsprocessen, skapa en checklista för intagning med hjälp av formulärramverk. I formulärramverk representerar en post för sektion för intagningsformulär ett objekt i checklistan för intag i ansökningsformuläret.

1. Skapa ett formulär med hjälp av Form Framework.

   Innan du skapar formulär bestämmer du vilken information du behöver för varje program. Vi rekommenderar att upprätthålla enhetlighet mellan program när så är möjligt. För varje formulär skapar du ett flöde, Omniscript eller Flexkort för att samla in den information som behövs. Formulär kan ha flera sektioner eller ansökningsfaser.

   För att samla in dokument under intag rekommenderar vi även att använda komponenten Relaterade filer i ett flöde.

   1. Skapa metoder för programåtergivning för ett formulär.
   2. Länka programåtergivningsmetod till en definition av programfas för ett formulär.
2. Skapa en åtgärdsplanmall där målobjektet är Ansökningsformulär.

   Fyll i fältet Överordnad mall om det behövs. Detta fält etablerar en hierarki av åtgärdsplanmallar. Flödet Skapa programprogram använder denna hierarki för att skapa den fullständiga listan över formulär som behövs för en uppsättning program utan dubbletter, och låter dig behålla färre formulär.

3. I den nya åtgärdsplanmallen, skapa checklistan för intag.
   1. Klicka på Sektionen Nytt intagningsformulär.
   2. Fyll i fälten.
   3. Spara dina ändringar.
   4. Upprepa dessa steg för varje sektion.
   5. För att ordna om sektionerna, klicka på Ordna om och dra sedan sektionerna eller använd piltangenterna.
   6. Spara dina ändringar.
      Det går inte att ändra innehållet i en mall efter att du har publicerat den.
4. Relatera åtgärdsplanmallen till ett program.
   1. I Appstartaren, ange Program och välj det.
   2. I listan Alla program, klicka på namnet på programmet för att relatera till åtgärdsplanmallen.
   3. I fältet Åtgärdsplanmall, välj åtgärdsplanmallen.
      Åtgärdsplanmallen specificerar de objekt som en sökande måste slutföra innan de ansöker till ett program. Om detta fält inte finns på postsidan Program kan du be din Salesforce-administratör bevilja dig fältnivååtkomst till det.
5. För att låta användare se åtgärdsplanerna utöver sektionerna för intagningsformulär, utför dessa steg.
   1. Gå till sidan Ansökningsformulär i Lightning Appbyggare.
   2. Lägg till komponenten Åtgärdsplanlista på fliken Stödmaterial.
   3. Spara och aktivera postsidan.
6. Ändra den komprimerade layouten för objektet Sektionen Intagsformulär.
   Fälten i objektets komprimerade layout visas i checklistan för intag i appen Intake Lightning.
   1. Från Objekthanterarens inställningar för sektionen Intagsformulär, gå till Komprimerade layouter.
   2. Klicka på Ny.
   3. Ange en etikett, till exempel layout för Intagschecklista.
   4. Ange ett namn.
   5. I listan Tillgängliga fält väljer du Status och Förfallodatum och klickar sedan på pilen Lägg till.
      Fälten visas i listan Valda fält.
   6. Spara dina ändringar.
   7. Klicka på Komprimerad layouttilldelning.
   8. Klicka på Redigera tilldelning.
   9. I rullmenyn Primär komprimerad layout, välj den layout du skapade.
   10. Spara dina ändringar.
7. Lägg till komponenten Formulärsektion på postsidan för sektionen Intagsformulär.
   1. Gå till en post för sektionen Intagsformulär med ett värde i fältet Definition av ansökningsfas.
   2. I menyn Inställningar, välj Redigera sida.
   3. Välj komponenten Flikar och lägg till en flik med fliketiketten Formulärsektion.
   4. Dra komponenten Formulärsektion till den nya fliken.
   5. Sätt återgivningsmetoden till Redigera.
   6. Spara dina ändringar.

Granska skärmflödet Skapa programprogram

Effektivisera skapandet av ett nytt program för en sökande som ansöker till ett eller flera program med det färdiga skärmflödet Skapa programprogram. Flödet skapar ett ansökningsformulär och relationer för ansökningsformulär som ansluter ansökningsformuläret till varje program som den sökande ansöker till. Utöver detta skapar flödet åtgärdsplaner och sektioner för intagningsformulär som specificerar den information som intagningssamordnaren måste samla in från sökanden för varje program. För mer än ett program använder flödet även de överordnade och underordnade åtgärdsplanmallarna relaterade till programmen för att skapa en lista över unika formulär.

1. I Inställningar, i rutan Snabbsökning, skriv Flöden och välj det.
2. I listan Alla flöden, klicka på Skapa programprogram.
3. Uppdatera flödet efter behov.
   Till exempel, om din organisation inte använder hänvisningar kan du ta bort fältet Hänvisning från skärmen Samla in ansökningsdetaljer eller konfigurera flödet att ställa in värdet för Ansökningsformulärfas.
4. Spara dina ändringar.
   Eftersom detta är ett flöde som går att åsidosätta åsidosätter dina ändringar det befintliga flödet som standard.

Gå igenom startsidan för Intake Lightning

Startsidan för Intake Lightning samlar alla delar av en sökandes programintag. Gå igenom sidan för att säkerställa att den innehåller den information din intagningspersonal behöver för att hålla igång ansökningarna smidigt.

1. I Appstartaren, ange Intag och välj det.
   Appen Intake Lightning visas.
2. Om du inte ser startsidan, välj Startsida i navigeringsmenyn.
3. Gå igenom sidkonfigurationen och uppdatera den efter behov så att den passar din organisations arbetsflöden.
4. För att ta bort knappen Ny och endast visa knappen Skapa program, som startar flödet Skapa program, utför dessa steg.
   1. Från Objekthanterarens inställningar för ansökningsformulär, gå till Knapplayout för listvy.
   2. I åtgärdsmenyn för Listvy, klicka på Redigera.
   3. Avmarkera Ny.
   4. Spara dina ändringar.

Granska skärmflödet Slutför programprogram

För att skapa alla poster som behövs för att slutföra ett intag, konfigurera det färdiga skärmflödet Slutför programprogram. Flödet slutför endast intagningsprocessen för de program som den sökande är berättigad till. Mer specifikt registrerar flödet den sökande i alla kvalificerade program och skapar ett kundcase för registreringshantering. Den skapar en kundcaseprogrampost för varje program som den sökande registrerar sig för och en kundcasesökandepost för det relaterade kontot. Den anger slutförandedatum för ansökningsformuläret och fältet Senaste verifieringsdatum för berättigande i de nya posterna för programregistrering. Om det finns program relaterade till ansökningsformuläret som den sökande inte är berättigad till registrerar inte flödet den sökande i dessa program.

1. I Inställningar, i rutan Snabbsökning, skriv Flöden och välj det.
2. I listan Alla flöden, klicka på Slutför programprogram.
3. Uppdatera flödet efter behov.
   Du kan till exempel konfigurera flödet att ställa in fältet Fas i posten Ansökningsformulär. Om din organisation inte använder kundcase kan du ta bort den del av flödet som skapar poster för kundcase, kundcaseprogram och kundcasedeltagare.
4. Spara dina ändringar.