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Verwenden der intelligenten Dokumentautomatisierung in Lösungen für den öffentlichen Sektor
Vereinfachen und zentralisieren Sie Dokumentverwaltungsprozesse und reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe.
Erforderliche Editionen
| Zeigen Sie unterstützte Produkt-Editionen an. |
| Erforderliche Benutzerberechtigungen | |
|---|---|
| Anpassen von Datensatzseiten: | Anwendung anpassen |
| Erstellen eines Dokument-Checklistenelements: | Dokument-Checkliste |
| Hinzufügen von Dokument-Checklistenelementen zu einer Aktionsplanvorlage: | Dokument-Checkliste, Aktionspläne |
| Arbeiten mit empfangenen Dokumenten: | Dokument-Checkliste |
Gestalten Sie Ihren Prozess zur Aufnahme und Überprüfung von Anträgen effizienter, indem Sie Daten aus Papier oder handschriftlichen Formularen genau extrahieren und in einem digitalen Datensatz speichern, beispielsweise einem Antrag auf Geschäftslizenz oder einem Antrag auf Einzelperson. Ordnen Sie Anträge mit nur wenigen Klicks einfach zu, überprüfen und genehmigen Sie sie und müssen Sie keine manuellen Daten eingeben. Verwenden Sie Dokument-Checklistenelemente, um sicherzustellen, dass Zugehörige die erforderliche unterstützende Dokumentation für ihre Anträge einreichen.
Richten Sie zum Verwenden der intelligenten Dokumentautomatisierung zunächst den intelligenten Formularleser ein.
Hinzufügen der Komponente "Überprüfen" zu einer Anwendungsdatensatzseite
Fügen Sie der Datensatzseite die Komponente "OCR-Überprüfung" hinzu, damit Überprüfer die extrahierten Daten in einem Geschäftslizenzantrag oder einem Datensatz für einen einzelnen Antrag mit der gescannten Kopie des handschriftlichen Antrags vergleichen können.
So fügen Sie die Komponente der Datensatzseite für Unternehmenslizenzanträge hinzu.
- Erstellen einer Datensatzseite für das Objekt "Antrag auf Geschäftslizenz" oder Bearbeiten oder Duplizieren einer vorhandenen Seite
- Ziehen Sie die Komponente "OCR-Überprüfung" auf den Zeichenbereich der Seite oberhalb der Komponente "Aktivität".
- Speichern Sie Ihre Änderungen und aktivieren Sie die Seite.
Erstellen eines Dokument-Checklistenelements
Erstellen Sie Dokument-Checklistenelemente, die ihnen bei der Verwaltung von Datei-Uploads und Genehmigungen helfen, um Zugehörige zu ermutigen, erforderliche zusätzliche Dokumente einzureichen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Dokument-Checklistenelement für einen Geschäftslizenzantrag erstellen.
- Öffnen Sie den Geschäftslizenzantrag, für den Sie ein Dokument-Checklistenelement erstellen möchten.
- Klicken Sie in der Themenliste "Dokument-Checklistenelemente" auf Neu.
- Geben Sie einen Namen für das Checklistenelement ein.
- Wählen Sie bei Verwendung von Dokumenttypen den entsprechenden Dokumenttyp aus.
- (Optional) Geben Sie unter "Datei gehört zu" den Kontakt oder Benutzer an, der bzw. der mit der Datei verbunden ist.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Hinzufügen eines Dokument-Checklistenelements zu einer Aktionsplanvorlage
Gestalten Sie Dokumentverarbeitungs-Workflows konsistenter, indem Sie Aktionsplanvorlagen verwenden, die Dokument-Checklistenelemente enthalten. Wenn Sie einer Aktionsplanvorlage ein Dokument-Checklistenelement hinzufügen, wird es automatisch Aktionsplänen hinzugefügt, die aus der Vorlage erstellt werden.
-
Suchen Sie im App Launcher (
) nach Aktionsplanvorlagen und wählen Sie diese Option aus.
- Klicken Sie auf Neu.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage ein.
- Wählen Sie als Aktionsplantyp Branchen aus.
- Wählen Sie als Zielobjekt Lead aus.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
- Klicken Sie in der neu erstellten Aktionsplanvorlage auf Neues Dokument-Checklistenelement und wählen Sie einen Dokumenttyp aus, z. B. Antrag auf Geschäftslizenz.
- Erstellen Sie bei Bedarf zusätzliche Dokument-Checklistenelemente.
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Überprüfen Sie Ihre Dokument-Checklistenelemente und veröffentlichen Sie dann die Vorlage.
Wichtig Sie können eine Aktionsplanvorlage nach ihrer Veröffentlichung nicht mehr ändern. Erstellen Sie zum Vornehmen von Änderungen eine neue Vorlage und entfernen Sie die veröffentlichte.
Verwenden von Dokumentdaten zum Erstellen einer Anwendung
Ordnen Sie Seiten aus empfangenen Dokumenten einer Anwendung oder einem anderen Datensatz zu.
- Suchen Sie im App Launcher nach Erhaltene Dokumente und wählen Sie die Option aus.
- Klicken Sie zum Hochladen einer gescannten Kopie einer handschriftlichen Bewerbung auf Dokument hochladen und wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer aus.
- Wählen Sie das hochgeladene Dokument aus.
- Klicken Sie auf der Datensatz-Detailseite auf das Schnellaktionsmenü und wählen Sie dann Dokument umwandeln aus.
-
Wählen Sie im Fenster "Dokument umwandeln" die Seiten aus, die die benötigten Daten enthalten.
- Select Alle Seiten, or select Benutzerdefiniert and specify the pages to include.
- Select the box below a page thumbnail to include it.
-
Klicken Sie zum Rotieren einer Seite unterhalb des zugehörigen Miniaturbilds auf
.
- Wenn Sie das Dokument an einen Datensatz anhängen möchten, wählen Sie für "Zugeordneter Datensatz" ein Objekt und dann einen Datensatz aus.
- Wählen Sie Dokument-Checklistenelemente für das Dokument aus.
- Speichern Sie Ihre Arbeit.
Überprüfen des Antrags
Vergleichen Sie die in einem Geschäftslizenzantrag oder einem Datensatz für einen einzelnen Antrag erfassten Informationen, um die Details zu überprüfen.
So können Sie einen Antrag auf Geschäftslizenz überprüfen.
- Suchen Sie im App Launcher nach Unternehmenslizenzanwendungen und wählen Sie diese Option aus.
- Wählen Sie eine Anwendung aus, die überprüft werden soll.
- Klicken Sie auf der Datensatz-Detailseite unter "Dokumente überprüfen" auf Überprüfen.
- Wählen Sie die gescannte Kopie des handschriftlichen Antrags zur Überprüfung aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wählen Sie Business License Application (Unternehmenslizenzantrag) als Objekt aus, in das Informationen kopiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.
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Wählen Sie den Datensatz für den Antrag auf Geschäftslizenz aus und klicken Sie auf Weiter.
The scanned copy of the application and the fields from the business license application are shown side-by-side for review.
- Überprüfen Sie die extrahierten Details in den Feldern und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor.
- Klicken Sie zum Abschließen der Überprüfung auf Fertigstellen.
