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Utilizar la automatización de documentos inteligente en soluciones del sector público
Simplifique y centralice los procesos de gestión de documentos y reduzca la introducción manual de datos.
Ediciones necesarias
| Ver ediciones de productos compatibles. |
| Permisos de usuario necesarios | |
|---|---|
| Para personalizar páginas de registro: | Personalizar aplicación |
| Para crear un elemento de lista de comprobación de documento: | Lista de selección de documentos |
| Para agregar elementos de lista de comprobación de documentos a una plantilla de plan de acción: | Lista de comprobación de documentos, Planes de acción |
| Para trabajar con documentos recibidos: | Lista de selección de documentos |
Haga que su proceso de admisión y revisión de solicitudes sea más eficiente extrayendo y almacenando datos con precisión desde cualquier formato en papel o escrito a mano en un registro digital como una solicitud de licencia comercial o una solicitud individual. Asigne, revise y apruebe solicitudes fácilmente con solo unos clics y elimine la necesidad de introducir datos manualmente. Utilice elementos de lista de comprobación de documentos para ayudar a garantizar que los partes integrantes envían la documentación de apoyo requerida para sus solicitudes.
Para utilizar Automatización de documentos inteligente, configure primero Lector de formularios inteligente.
Agregar el componente Revisar a una página de registro de aplicación
Para que los revisores comparen los datos extraídos en una solicitud de licencia comercial o registro de solicitud individual con la copia escaneada de la solicitud escrita a mano, agregue el componente Revisión de OCR a la página de registro.
A continuación le mostramos cómo puede agregar el componente a la página de registro de la solicitud de licencia comercial.
- Crear una página de registro para el objeto Solicitud de licencia comercial, o modificar o duplicar una página existente
- Arrastre el componente Revisión de OCR al lienzo de la página, por encima del componente Actividad.
- Guarde sus cambios y active la página.
Crear un elemento de lista de comprobación de documento
Para animar a las partes integrantes a enviar documentos adicionales obligatorios, cree elementos de lista de comprobación de documentos que les ayuden a gestionar las cargas y aprobaciones de archivos. A continuación le mostramos cómo crear un elemento de lista de comprobación de documentos para una solicitud de licencia comercial.
- Abra la solicitud de licencia comercial para la que desea crear un elemento de lista de comprobación de documentos.
- En la lista relacionada Elementos de lista de comprobación de documentos, haga clic en Nuevo.
- Introduzca un nombre para el elemento de lista de comprobación.
- Si utiliza tipos de documento, seleccione el tipo de documento apropiado.
- (Opcional) Bajo Archivo pertenece a, especifique el contacto o usuario relacionado con el archivo.
- Guarde sus cambios.
Agregar un elemento de lista de comprobación de documento a una plantilla de plan de acción
Haga que los flujos de trabajo de procesamiento de documentos sean más coherentes utilizando plantillas de planes de acción que contienen elementos de lista de comprobación de documentos. Cuando agrega un elemento de lista de comprobación de documento a una plantilla de plan de acción, se agrega automáticamente a planes de acción creados desde la plantilla.
-
Desde el Iniciador de aplicación (
), busque y seleccione Plantillas de planes de acción.
- Haga clic en Nuevo.
- Escriba un nombre y una descripción para la plantilla.
- Para Tipo de plan de acción, seleccione Sectores.
- Para Objeto de destino, seleccione Candidato.
- Guarde sus cambios.
- En la plantilla de plan de acción recién creada, haga clic en Nuevo elemento de lista de comprobación de documento y seleccione un tipo de documento, como Solicitud de licencia comercial.
- Si lo desea, cree elementos de lista de comprobación de documentos adicionales.
-
Revise sus elementos de lista de comprobación de documentos y luego publique la plantilla.
Importante No puede cambiar una plantilla de plan de acción después de su publicación. Para realizar cambios, cree una nueva plantilla y elimine la publicada.
Utilizar datos de documentos para crear una aplicación
Relacione páginas desde documentos recibidos con solicitudes u otros registros.
- Desde el Iniciador de aplicación, busque y seleccione Documentos recibidos.
- Para cargar una copia escaneada de una aplicación escrita a mano, haga clic en Cargar documento y seleccione un archivo en su equipo.
- Seleccione el documento que cargó.
- En la página de detalles del registro, haga clic en el menú de acciones rápidas y luego seleccione Transformar documento.
-
En la ventana Transformar documento, seleccione las páginas que contienen los datos que necesita.
- Select Todas las páginas, or select Personalizado and specify the pages to include.
- Select the box below a page thumbnail to include it.
-
Para rotar una página, debajo de su miniatura, haga clic en
.
- Para adjuntar el documento a un registro, en Registro asociado, seleccione un objeto y luego busque y seleccione un registro.
- Seleccione elementos de lista de comprobación de documentos para el documento.
- Guarde su trabajo.
Revisar la solicitud
Compare la información capturada en una solicitud de licencia comercial o registro de solicitud individual para verificar los detalles.
A continuación le mostramos cómo puede revisar una solicitud de licencia comercial.
- Desde el Iniciador de aplicación, busque y seleccione Solicitudes de licencia comercial.
- Seleccione una aplicación para revisar.
- En la página de detalles del registro, bajo Revisar documentos, haga clic en Revisar.
- Seleccione la copia escaneada de la solicitud manuscrita para revisar y luego haga clic en Siguiente.
- Seleccione Solicitud de licencia comercial como objeto al que copiar información y, a continuación, haga clic en Siguiente.
-
Seleccione el registro de solicitud de licencia comercial y haga clic en Siguiente.
The scanned copy of the application and the fields from the business license application are shown side-by-side for review.
- Compruebe los detalles extraídos en los campos y realice las correcciones necesarias.
- Para completar la revisión, haga clic en Finalizar.
