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Utilisation de l'automatisation intelligente des documents dans les solutions Secteur public
Simplifiez et centralisez les processus de gestion des documents et réduisez la saisie manuelle de données.
Éditions requises
| Afficher les éditions de produits prises en charge. |
| Autorisations utilisateur requises | |
|---|---|
| Pour personnaliser des pages d'enregistrement : | Personnaliser l'application |
| Pour créer un élément de liste de contrôle de document : | Liste de contrôle de document |
| Pour ajouter des éléments de liste de contrôle de document à un modèle de plan d'action : | Liste de contrôle de document, ActionPlans |
| Pour travailler avec des documents reçus : | Liste de contrôle de document |
Renforcez l'efficacité de votre processus d'admission et d'examen des demandes en extrayant et en stockant avec précision les données de tout formulaire papier ou manuscrit dans un enregistrement numérique, par exemple une demande de licence professionnelle ou une demande individuelle. Mappez, examinez et approuvez aisément les demandes en quelques clics, et éliminez la nécessité de saisir manuellement des données. Utilisez les éléments de la liste de contrôle des documents pour vous assurer que les administrés soumettent les documents justificatifs requis pour leur demande.
Pour utiliser l'automatisation intelligente des documents, commencez par configurer le Lecteur de formulaire intelligent.
Ajout du composant Révision à une page d'enregistrement de demande
Pour permettre aux examinateurs de comparer les données extraites dans un enregistrement de demande de licence d'entreprise ou de demande individuelle à la copie numérisée de la demande manuscrite, ajoutez le composant Examen OCR à la page de l'enregistrement.
Voici comment ajouter le composant à la page d'enregistrement de la demande de licence professionnelle.
- Créer une page d'enregistrement pour l'objet Demande de licence professionnelle, ou modifier ou cloner une page existante
- Faites glisser le composant Examen OCR vers la zone de dessin de la page, au-dessus du composant Activité.
- Enregistrez vos modifications, puis activez la page.
Création d'un élément de liste de contrôle de document
Pour encourager les administrés à soumettre les documents supplémentaires requis, créez des éléments de liste de contrôle de documents qui les aident à gérer les chargements et les approbations de fichiers. Voici comment créer un élément de liste de contrôle de document pour une demande de licence professionnelle.
- Ouvrez la demande de licence professionnelle pour laquelle vous souhaitez créer un élément de liste de contrôle de document.
- Dans la liste associée Éléments de la liste de contrôle de document, cliquez sur Nouveau.
- Saisissez un nom pour l'élément de liste de contrôle.
- Si vous utilisez des types de document, sélectionnez le type de document approprié.
- (Facultatif) Sous Fichier se rapporte à, spécifiez le contact ou l'utilisateur associé au fichier.
- Enregistrez vos modifications.
Ajout d'un élément de liste de contrôle de document à un modèle de plan d'action
Renforcez la cohérence des workflows de traitement des documents en utilisant des modèles de plan d'action qui contiennent des éléments de liste de contrôle de documents. Lorsque vous ajoutez un élément de liste de contrôle de document à un modèle de plan d'action, il est automatiquement ajouté aux plans d'action créés à partir du modèle.
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Dans le Lanceur d'application (
), recherchez et sélectionnez Modèles de plan d'action.
- Cliquez sur Nouveau.
- Saisissez un nom et une description pour le modèle.
- Pour Type de plan d'action, sélectionnez Industries d'activité.
- Pour Objet cible, sélectionnez Piste.
- Enregistrez vos modifications.
- Dans le nouveau modèle de plan d'action, cliquez sur Nouvel élément de liste de contrôle de document, puis sélectionnez un type de document, par exemple Demande de licence professionnelle.
- Si vous le souhaitez, créez des éléments de liste de contrôle de document supplémentaires.
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Vérifiez les éléments de votre liste de contrôle de document, puis publiez le modèle.
Important Vous ne pouvez pas modifier un modèle de plan d'action après sa publication. Pour apporter des modifications, créez un modèle et retirez le modèle publié.
Utilisation des données de documents pour créer une application
Associez des pages de documents reçus à une demande ou à un autre enregistrement.
- Dans le Lanceur d'application, recherchez et sélectionnez Documents reçus.
- Pour charger une copie numérisée d'une demande manuscrite, cliquez sur Charger un document, puis sélectionnez un fichier sur votre ordinateur.
- Sélectionnez le document que vous avez chargé.
- Dans la page de détail de l'enregistrement, cliquez sur le menu d'actions rapides, puis sélectionnez Transformer le document.
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Dans la fenêtre Transformer le document, sélectionnez les pages qui contiennent les données dont vous avez besoin.
- Select Toutes les pages, or select Personnalisé and specify the pages to include.
- Select the box below a page thumbnail to include it.
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Pour permuter une page, cliquez sur
sous sa miniature.
- Pour joindre le document à un enregistrement, dans Enregistrement associé, sélectionnez un objet, puis recherchez et sélectionnez un enregistrement.
- Sélectionnez les éléments de liste de contrôle du document.
- Enregistrez votre travail.
Examen de la demande
Comparez les informations capturées dans un enregistrement de demande de licence professionnelle ou de demande individuelle pour vérifier les détails.
Voici comment vous pouvez examiner une demande de licence professionnelle.
- Dans le Lanceur d'application, recherchez et sélectionnez Demandes de licence professionnelle.
- Sélectionnez une application à examiner.
- Dans la page de détail de l'enregistrement, sous Réviser les documents, cliquez sur Réviser.
- Sélectionnez la copie numérisée de la demande manuscrite pour révision, puis cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez Demande de licence professionnelle comme objet de copie des informations, puis cliquez sur Suivant.
-
Sélectionnez l'enregistrement de la demande de licence professionnelle, puis cliquez sur Suivant.
The scanned copy of the application and the fields from the business license application are shown side-by-side for review.
- Vérifiez les détails extraits dans les champs et apportez les corrections nécessaires.
- Pour terminer la révision, cliquez sur Terminer.
