Utilizzo dell'automazione intelligente dei documenti nelle soluzioni per il settore pubblico
Semplificare e centralizzare i processi di gestione dei documenti e ridurre l'immissione manuale dei dati.
Versioni (Edition) richieste
| Visualizzare le versioni supportate. |
| Autorizzazioni utente richieste | |
|---|---|
| Per personalizzare le pagine dei record: | Personalizza applicazione |
| Per creare un elemento elenco di controllo documento: | Elenco di controllo documento |
| Per aggiungere voci elenco di controllo documento a un modello del piano di azione: | Elenco di controllo documenti, Piani di azione |
| Per utilizzare i documenti ricevuti: | Elenco di controllo documento |
Rendere più efficiente il processo di accettazione e revisione delle richieste estraendo e archiviando con precisione i dati da qualsiasi formato cartaceo o manoscritto in un record digitale, ad esempio una richiesta di licenza aziendale o una singola richiesta. È possibile mappare, rivedere e approvare facilmente le richieste con pochi clic ed eliminare la necessità di immettere manualmente i dati. Utilizzare le voci elenco di controllo documenti per assicurarsi che gli studenti inviino la documentazione di supporto richiesta per le loro richieste.
Per utilizzare l'automazione intelligente dei documenti, impostare innanzitutto Lettore di moduli.
Aggiunta del componente Esamina alla pagina di record di un'applicazione
Per consentire agli esaminatori di confrontare i dati estratti in una richiesta di licenza aziendale o in un record di una singola richiesta con la copia acquisita della richiesta scritta a mano, aggiungere il componente Revisione OCR alla pagina del record.
Di seguito viene descritto come aggiungere il componente alla pagina del record della richiesta di licenza aziendale.
- Creare una pagina di record per l'oggetto Richiesta di licenza aziendale oppure modificare o clonare una pagina esistente
- Trascinare il componente Revisione OCR nell'area di disegno della pagina, sopra il componente Attività.
- Salvare le modifiche e attivare la pagina.
Creazione di un elemento elenco di controllo documento
Per incoraggiare gli studenti a inviare i documenti aggiuntivi richiesti, creare voci elenco di controllo documenti che li aiutino a gestire i caricamenti e le approvazioni dei file. Di seguito viene descritto come creare un elemento elenco di controllo documento per una richiesta di licenza aziendale.
- Aprire la richiesta di licenza aziendale per cui si desidera creare un elemento elenco di controllo documento.
- Nell'elenco correlato Voci elenco di controllo documenti, fare clic su Nuovo.
- Immettere un nome per la voce elenco di controllo.
- Se si utilizzano i tipi di documento, selezionare il tipo di documento appropriato.
- (Facoltativo) In File appartiene a, specificare il referente o l'utente correlato al file.
- Salvare le modifiche.
Aggiunta di un elemento elenco di controllo documento a un modello del piano di azione
Rendere più coerenti i flussi di lavoro di elaborazione dei documenti utilizzando modelli del piano di azione contenenti voci elenco di controllo documento. Quando si aggiunge una voce elenco di controllo documento a un modello del piano di azione, la voce viene aggiunta automaticamente ai piani di azione creati a partire dal modello.
-
Dal Programma di avvio app (
), trovare e selezionare Modelli del piano di azione.
- Fare clic su Nuovo.
- Immettere un nome e una descrizione per il modello.
- Per Tipo di piano di azione, selezionare Settori.
- Per Oggetto di destinazione selezionare Lead.
- Salvare le modifiche.
- Nel modello del piano di azione appena creato, fare clic su Nuovo elemento elenco di controllo documento e selezionare un tipo di documento, ad esempio Richiesta di licenza aziendale.
- Se si desidera, creare ulteriori voci elenco di controllo documento.
-
Esaminare le voci dell'elenco di controllo del documento e quindi pubblicare il modello.
Importante Non è possibile modificare un modello del piano di azione dopo la pubblicazione. Per apportare modifiche, creare un nuovo modello e rimuovere quello pubblicato.
Utilizzo dei dati dei documenti per creare un'applicazione
Correlare le pagine dei documenti ricevuti all'applicazione o a un altro record.
- Dal Programma di avvio app, trovare e selezionare Documenti ricevuti.
- Per caricare una copia scannerizzata di un'applicazione scritta a mano, fare clic su Carica documento e selezionare un file sul computer.
- Selezionare il documento caricato.
- Nella pagina dei dettagli del record, fare clic sul menu delle azioni e selezionare Trasforma documento.
-
Nella finestra Trasforma documento, selezionare le pagine che contengono i dati necessari.
- Select Tutte le pagine, or select Personalizzata and specify the pages to include.
- Select the box below a page thumbnail to include it.
-
Per ruotare una pagina, fare clic su
sotto la miniatura.
- Per allegare il documento a un record, per Record associato selezionare un oggetto e quindi cercare e selezionare un record.
- Selezionare le voci elenco di controllo documento per il documento.
- Salvare il proprio lavoro.
Esaminare l'applicazione
Confrontare le informazioni acquisite in una richiesta di licenza aziendale o in un record richiesta singola per verificare i dettagli.
Di seguito viene descritto come esaminare una richiesta di licenza aziendale.
- Dal Programma di avvio app, trovare e selezionare Applicazioni licenze aziendali.
- Selezionare un'applicazione da esaminare.
- Nella pagina dei dettagli del record, in Esamina documenti, fare clic su Esamina.
- Selezionare la copia scannerizzata dell'applicazione scritta a mano per la revisione e fare clic su Avanti.
- Selezionare Domanda di licenza aziendale come oggetto in cui copiare le informazioni e fare clic su Avanti.
-
Selezionare il record della richiesta di licenza aziendale e fare clic su Avanti.
The scanned copy of the application and the fields from the business license application are shown side-by-side for review.
- Controllare i dettagli estratti nei campi e apportare le correzioni necessarie.
- Per completare la revisione, fare clic su Fine.
