公共セクターソリューションでのインテリジェントなドキュメントの自動化の使用
ドキュメント管理プロセスを簡素化して一元化し、手作業によるデータ入力を減らします。
必要なエディション
| サポートされている製品のエディションを表示する。 |
| 必要なユーザー権限 | |
|---|---|
| レコードページをカスタマイズする | 「アプリケーションのカスタマイズ」 |
| ドキュメントチェックリスト項目を作成する | ドキュメントチェックリスト |
| ドキュメントチェックリスト項目をアクションプランテンプレートに追加する | ドキュメントチェックリスト、アクションプラン |
| 受け取ったドキュメントを操作する | ドキュメントチェックリスト |
紙または手書きのフォームからデータを正確に抽出し、ビジネスライセンス申請や個人申請などのデジタルレコードに保存することで、申請の受入と審査のプロセスをより効率的にします。数回クリックするだけで申請の対応付け、確認、承認が簡単にでき、データを手動で入力する必要がなくなります。ドキュメントチェックリスト項目を使用して、対象者が申請に必要なサポートドキュメントを送信できるようにします。
インテリジェントドキュメントの自動化を使用するには、まずインテリジェントフォームリーダーを設定します。
申込レコードページへのレビューコンポーネントの追加
審査担当者がビジネスライセンス申込または個人申込レコードの抽出されたデータと手書き申込のスキャンされたコピーを比較できるように、OCR 審査コンポーネントをレコードページに追加します。
コンポーネントをビジネスライセンス申込レコードページに追加する方法を次に示します。
- ビジネスライセンス申込オブジェクトのレコードページを作成するか、既存のページを編集またはコピーする
- [OCR レビュー] コンポーネントをページキャンバスの [活動] コンポーネントの上にドラッグします。
- 変更を保存し、ページを有効化します。
ドキュメントチェックリスト項目の作成
対象者に必要な補足ドキュメントの提出を促すには、ファイルのアップロードと承認の管理に役立つドキュメントチェックリスト項目を作成します。ビジネスライセンス申請のドキュメントチェックリスト項目を作成する方法を次に示します。
- ドキュメントチェックリスト項目を作成するビジネスライセンスアプリケーションを開きます。
- [ドキュメントチェックリスト項目] 関連リストで、[新規] をクリックします。
- チェックリスト項目の名前を入力します。
- ドキュメント種別を使用する場合は、適切なドキュメント種別を選択します。
- (省略可能) [ファイル関連先] で、ファイルに関連する取引先責任者またはユーザーを指定します。
- 変更を保存します。
アクションプランテンプレートへのドキュメントチェックリスト項目の追加
ドキュメントチェックリスト項目を含むアクションプランテンプレートを使用して、ドキュメント処理ワークフローの一貫性を高めます。ドキュメントチェックリスト項目をアクションプランテンプレートに追加すると、テンプレートから作成されたアクションプランに自動的に追加されます。
-
アプリケーションランチャー (
![[アプリケーションランチャー] アイコン](https://sf-zdocs-cdn-prod.zoominsoftware.com/tdta-ind-public_sector_solutions-262-0-0-production-jajp/b304dd45-d29b-4b6f-9d77-ee8ef04b7c1a/public_sector_solutions/images/app_laucher_icon.png)
) で、[アクションプランテンプレート] を見つけて選択します。
- [新規] をクリックします。
- テンプレートの名前と説明を入力します。
- [アクションプラン種別] で、[業種] を選択します。
- [Target Object (対象オブジェクト)] で [Lead] を選択します。
- 変更を保存します。
- 新しく作成したアクション プラン テンプレートで、[新規ドキュメント チェックリスト項目] をクリックし、[ビジネス ライセンス申請] などのドキュメント種別を選択します。
- 必要に応じて、追加のドキュメントチェックリスト項目を作成します。
-
ドキュメントチェックリスト項目を確認して、テンプレートを公開します。
重要 公開後のアクションプランテンプレートは変更できません。変更するには、新しいテンプレートを作成して、公開済みのテンプレートを削除します。
ドキュメントデータを使用したアプリケーションの作成
受信したドキュメントのページをアプリケーションまたは他のレコードに関連付けます。
- アプリケーションランチャーから、[受け取り済みドキュメント] を見つけて選択します。
- 手書きアプリケーションのスキャンされたコピーをアップロードするには、[ドキュメントをアップロード] をクリックしてコンピューターのファイルを選択します。
- アップロードした文書を選択します。
- レコードの詳細ページで、クイックアクションメニューをクリックし、[ドキュメントの変換] を選択します。
-
[ドキュメントを変換] ウィンドウで、必要なデータが含まれるページを選択します。
- Select すべてのページ, or select カスタム and specify the pages to include.
- Select the box below a page thumbnail to include it.
-
ページを循環するには、そのサムネイルの下にある
をクリックします。
- 文書をレコードに添付するには、[関連付けられたレコード] でオブジェクトを選択し、レコードを検索して選択します。
- ドキュメントのドキュメントチェックリスト項目を選択します。
- 作業内容を保存します。
アプリケーションの確認
ビジネスライセンス申込または個人申込レコードで取得された情報を比較して、詳細を確認します。
ビジネスライセンス申請を確認する方法は次のとおりです。
- アプリケーションランチャーで、[Business License Applications] を見つけて選択します。
- 確認するアプリケーションを選択します。
- レコード詳細ページの [ドキュメントの確認] で、[確認] をクリックします。
- 確認のために手書きアプリケーションのスキャンされたコピーを選択し、[次へ] をクリックします。
- 情報のコピー先のオブジェクトとして [Business License Application (ビジネスライセンスアプリケーション)] を選択し、[次へ] をクリックします。
-
ビジネスライセンス申込レコードを選択し、[次へ] をクリックします。
The scanned copy of the application and the fields from the business license application are shown side-by-side for review.
- 項目で抽出された詳細を確認し、必要な修正を行います。
- レビューを完了するには、[完了] をクリックします。
