Intelligente documentautomatisering gebruiken in de openbare sector
Vereenvoudig en centraliseer documentbeheerprocessen en verminder handmatige gegevensinvoer.
Vereiste editions
| Ondersteunde productedities weergeven. |
| Benodigde gebruikersmachtigingen | |
|---|---|
| Recordpagina's aanpassen: | Toepassing aanpassen |
| Een item van een documentcontrolelijst maken: | Controlelijst voor document |
| Items van controlelijsten voor documenten toevoegen aan een actieplansjabloon: | Documentcontrolelijst, Actieplannen |
| Werken met ontvangen documenten: | Controlelijst voor document |
Maak uw intake- en beoordelingsproces voor aanvragen efficiënter door gegevens uit papieren of handgeschreven formulieren nauwkeurig te extraheren en op te slaan in een digitale record, zoals een zakelijke licentieaanvraag of een afzonderlijke aanvraag. Wijs eenvoudig toepassingen toe, beoordeel en keur ze goed met slechts een paar klikken, en elimineer de noodzaak van handmatige gegevensinvoer. Gebruik controlelijstitems voor documenten om ervoor te zorgen dat volmachtgevers de vereiste ondersteunende documentatie voor hun aanvragen indienen.
Als u Intelligente documentautomatisering wilt gebruiken, stelt u eerst Intelligent Form Reader in.
De component Beoordelen toevoegen aan een recordpagina voor toepassingen
Als beoordelaars de geëxtraheerde gegevens in een bedrijfslicentieaanvraag of afzonderlijke aanvraagrecord willen vergelijken met de gescande kopie van de handgeschreven aanvraag, voegt u de component OCR-beoordeling toe aan de recordpagina.
U kunt de component op de volgende manier toevoegen aan de recordpagina van de bedrijfslicentieaanvraag.
- Maak een recordpagina voor het object Toepassing van bedrijfslicentie of bewerk of kloon een bestaande pagina
- Sleep de component OCR-beoordeling naar het paginadoek, boven de component Activiteit.
- Sla uw wijzigingen op en activeer de pagina.
Een item van een documentcontrolelijst maken
Als u volmachtgevers wilt aanmoedigen om vereiste aanvullende documenten in te dienen, maakt u controlelijstitems voor documenten die hen helpen bij het beheer van bestandsuploads en goedkeuringen. U maakt als volgt een item van een documentcontrolelijst voor een zakelijke licentieaanvraag.
- Open de toepassing van de bedrijfslicentie waarvoor u een item van de documentcontrolelijst wilt maken.
- Klik in de gerelateerde lijst Items van documentcontrolelijst op Nieuw.
- Geef een naam op voor het controlelijstitem.
- Als u documenttypen gebruikt, selecteert u het juiste documenttype.
- (Optioneel) Geef onder Bestand heeft betrekking op de contactpersoon of gebruiker op die aan het bestand is gerelateerd.
- Sla uw wijzigingen op.
Een item van een documentcontrolelijst toevoegen aan een actieplansjabloon
Maak documentverwerkingswerkstromen consistenter door actieplansjablonen te gebruiken die items van controlelijsten voor documenten bevatten. Wanneer u een item van een documentcontrolelijst toevoegt aan een actieplansjabloon, wordt het automatisch toegevoegd aan actieplannen die op basis van de sjabloon worden gemaakt.
-
Zoek en selecteer vanuit de Appstarter (
) Actieplansjablonen.
- Klik op Nieuw.
- Geef een naam en een beschrijving van de sjabloon op.
- Selecteer bij Type actieplan Industries.
- Selecteer bij Doelobject Lead.
- Sla uw wijzigingen op.
- Klik in de zojuist gemaakte actieplansjabloon op Nieuw item Controlelijst voor document en selecteer een documenttype, zoals Toepassing van bedrijfslicentie.
- Maak desgewenst extra items voor de controlelijst voor documenten.
-
Controleer de items van uw documentcontrolelijst en publiceer de sjabloon vervolgens.
Belangrijk U kunt een actieplansjabloon niet wijzigen nadat deze is gepubliceerd. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, maakt u een nieuwe sjabloon en verwijdert u de gepubliceerde.
Documentgegevens gebruiken om een toepassing te maken
Relateer pagina's uit ontvangen documenten aan een aanvraag of andere record.
- Zoek en selecteer Ontvangen documenten in de Appstarter.
- Als u een gescande kopie van een handgeschreven toepassing wilt uploaden, klikt u op Document uploaden en selecteert u een bestand op uw computer.
- Selecteer het document dat u hebt geüpload.
- Klik op de recorddetailpagina op het menu Snelle actie en selecteer vervolgens Document transformeren.
-
Selecteer in het venster Document transformeren de pagina's die de gegevens bevatten die u nodig hebt.
- Selecteer Alle pagina's of selecteer Aangepast en geef de op te nemen pagina's op.
- Selecteer het vakje onder een paginaminiatuurafbeelding om deze op te nemen.
-
Klik voor het roteren van een pagina onder de miniatuurafbeelding ervan op
.
- Selecteer voor het bijvoegen van het document bij een record voor Gekoppelde record een object en zoek vervolgens naar en selecteer een record.
- Selecteer controlelijstitems voor het document.
- Sla uw werk op.
De toepassing beoordelen
Vergelijk de informatie die is vastgelegd in een bedrijfslicentieaanvraag of afzonderlijke aanvraagrecord om de details te verifiëren.
U kunt een bedrijfslicentieaanvraag als volgt beoordelen.
- Zoek en selecteer vanuit de Appstarter Bedrijfslicentietoepassingen.
- Selecteer een toepassing om te beoordelen.
- Klik op de recorddetailpagina onder Documenten beoordelen op Beoordelen.
- Selecteer de gescande kopie van de handgeschreven toepassing voor beoordeling en klik vervolgens op Volgende.
- Selecteer Toepassing van bedrijfslicentie als het object waarnaar informatie moet worden gekopieerd en klik vervolgens op Volgende.
-
Selecteer de record voor de toepassing van de bedrijfslicentie en klik op Volgende.
De gescande kopie van de aanvraag en de velden uit de bedrijfslicentieaanvraag worden naast elkaar weergegeven ter beoordeling.
- Controleer de geëxtraheerde details in de velden en breng de nodige correcties aan.
- Klik voor het voltooien van de beoordeling op Voltooien.
