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Synchronisieren von Daten mithilfe der Datenwahrnehmung
Verwenden Sie die Datenwahrnehmung, um Vertragsdokumente und Salesforce-Datensätze aufeinander abzustimmen. Zeigen Sie Tokenwerte aus beiden Quellen an, identifizieren Sie Unterschiede und aktualisieren Sie entweder das Dokument oder den Datensatz, ohne Redlines zu verlieren. Durch diese bidirektionale Synchronisierung wird die Genauigkeit während des gesamten Vertragslebenszyklus beibehalten.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Professional, Enterprise, Unlimited und Developer Edition |
Was ist die Datenwahrheit?
Die Datennachverfolgung vergleicht Tokenwerte auf Feldebene zwischen einem Vertragsdokument und dem entsprechenden Feld im zugeordneten Salesforce-Datensatz. Über das Microsoft 365 Word-Add-In können Sie Fehlübereinstimmungen beheben, indem Sie das Dokument oder das Datensatzfeld aktualisieren, um die Daten konsistent zu halten.
Warum es verwenden
Halten Sie die Tokenwerte zwischen Vertragsdokumenten und Salesforce-Datensätzen in Einklang, unabhängig davon, ob Änderungen am Dokument oder in Salesforce vorgenommen werden. Sie können aktualisierte Feldwerte abrufen oder Bearbeitungen zurückschreiben, ohne Formatierung oder Redlines zu verlieren.
Die Datenwahrnehmung vereinfacht die Vertragsverwaltung und verbessert die Genauigkeit durch:
- Beibehalten der Dokumentformatierung und Redlines.
- Reduzieren manueller Fehler und Compliance-Risiken.
- Verringern des Zeitaufwands für die Datenvalidierung und -abstimmung.
- Halten Sie Dokumente und Datensätze über alle Verhandlungsphasen hinweg synchronisiert.
Funktionsweise
Wenn Sie ein Vertragsdokument im Microsoft 365 Word-Add-In öffnen und den Prozess der Datenwahrnehmung initiieren, scannt das System das gesamte Dokument. Er identifiziert alle Inhaltstypen, einschließlich Klauseln, Abschnitten und Tokenwerten. Nach dem Scan haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Rufen Sie die neuesten Tokenwerte aus den Salesforce-Datensatzfeldern ab.
- Vergleichen Sie jeden Data True-Up-Tokenwert mit dem entsprechenden Salesforce-Datensatzwert in einer parallelen Ansicht.
- Dokumentwert: Der aktuell im Vertragsdokument vorhandene Wert.
- Datensatzwert: Der entsprechende Wert, der im Salesforce-Datensatz gespeichert ist.
- Überprüfen Sie den Synchronisierungsstatus für jedes Token, um nachzuvollziehen, ob die Werte übereinstimmen, sich unterscheiden oder nicht abgerufen werden konnten. Der Status wird als "In Sync" (Nicht synchronisiert), "Out of Sync" (Nicht synchronisiert) oder "Fehlgeschlagen abrufen" angezeigt.
- Ändern Sie bei Bedarf Dokumentwerte und übertragen Sie dann aktualisierte Dokumenttokenwerte in Salesforce-Datensatzfelder.
- Data True-Up-Aktionen und -Status
Machen Sie sich mit den Statusindikatoren und verfügbaren Aktionen im Bereich "Data True-Up" (Datennachverfolgung) vertraut. Erfahren Sie, wie die einzelnen Status den Status Ihrer Tokendaten widerspiegeln und was jede Schaltfläche während der Synchronisierung der Datentreue vornimmt. - Daten-True-Up-Token in Dokumentvorlagen
Verwenden Sie Data True-Up-Token in DOCX-Vorlagen, um die bidirektionale Synchronisierung zwischen Dokumentinhalt und Salesforce-Datensatzfeldwerten zu ermöglichen. - Unterstützte Datentypfelder für die Datenwahrnehmung
Überprüfen Sie die unterstützten Datentypen für die Verwendung mit Data True-Up-Token. Sie enthält Kompatibilität, Beschreibungen und alle bekannten Probleme oder Überlegungen. - Aktivieren der Datenwahrnehmung
Aktivieren Sie unter "Setup" die Funktion "Data True-Up", um die Synchronisierung von Dokumenten und Datensätzen zuzulassen und Zugriff auf bestimmte Felder mit Feldebenensicherheit zu ermöglichen. - Vergleichen und Synchronisieren von Tokenwerten in einem Dokument
Zeigen Sie die Werte des Daten-True-up-Tokens aus dem Dokument und dem Salesforce-Datensatz nebeneinander an und entscheiden Sie, ob die Werte aktualisiert werden müssen, um die Datengenauigkeit zu gewährleisten. - Anwendungsfälle für die Datenwahrnehmung
Erkunden Sie gängige Vertragslebenszyklus-Szenarien, in denen die Datenwahrnehmung Ihnen hilft, die Konsistenz zwischen den Dokumentwerten und den Salesforce-Datensatzfeldern zu wahren. Behalten Sie Redlines bei, minimieren Sie den manuellen Aufwand und stellen Sie sicher, dass die Daten team- und systemübergreifend aufeinander abgestimmt bleiben. - Einschränkungen für die Datenwahrnehmung
Überprüfen Sie die Einschränkungen für die Benennung von Token für die Datenwahrung, Vorlagenformate, unterstützte Funktionen und Bearbeitungsfunktionen, bevor Sie Ihre Vorlagen konfigurieren. Diese Einschränkungen wirken sich auf das Tokenverhalten, Datensatzaktualisierungen und die Vorlagenkompatibilität aus. - Synchronisieren von Vertragsbelegposten mit der Datennachverfolgung
Die Datenwahrnehmung synchronisiert Belegpostendetails zwischen einem generierten Dokument und einem Datensatz vom Typ "Vertriebsvertragsbelegposten" und den zugehörigen Datensätzen. Kontextservice-Dokumentvorlagen unterstützen Data True-Up-Belegposten-Token. - Geschachtelte und verwandte Datensatztoken in der Datenwahrnehmung
Wenn Sie über verschachtelte Objektverweise und Nachschlagefelder verfügen, können Sie Daten aus dem Vertragsdatensatz und verwandten Objekten wie Accounts, Opportunities, Angeboten und benutzerdefinierten Nachschlagedatensätzen abrufen. Von Kontextservice-Dokumentvorlagen werden verschachtelte Token vom Typ "Data True-Up" unterstützt.
