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Mantener los datos sincronizados utilizando datos True-Up
Utilice Verificación de datos para mantener los documentos de contratos y los registros de Salesforce alineados. Visualice valores de token de ambos orígenes, identifique diferencias y actualice el documento o el registro sin perder líneas rojas. Esta sincronización bidireccional mantiene la precisión durante el ciclo de vida del contrato.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Lightning Experience |
| Disponible en: Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition y Developer Edition |
Qué son los datos verdaderos
Verificación de datos compara valores de token a nivel de campo entre un documento de contrato y el campo correspondiente en el registro de Salesforce asociado. Desde el complemento Microsoft 365 Word, puede resolver desajustes actualizando el documento o el campo de registro para mantener la coherencia de los datos.
Por qué utilizarlo
Mantenga los valores de token alineados entre documentos de contrato y registros de Salesforce, independientemente de que se realicen cambios en el documento o en Salesforce. Puede extraer valores de campo actualizados o volver a redactar modificaciones sin perder formato o líneas rojas.
La actualización de datos simplifica la gestión de contratos y mejora la precisión:
- Conservación del formato y las líneas rojas de documentos.
- Reducción de errores manuales y riesgos de cumplimiento.
- Reducción del tiempo empleado en la validación y reconciliación de datos.
- Mantener documentos y registros sincronizados entre todas las etapas de la negociación.
Funcionamiento
Cuando abre un documento de contrato en el complemento Microsoft 365 Word e inicia el proceso de actualización de datos, el sistema escanea el documento completo. Identifica todos los tipos de contenido, incluyendo cláusulas, secciones y valores de token. Tras la exploración, puede:
- Extraiga los valores de token más recientes de los campos de registro de Salesforce.
- Compare cada valor de token Verdadero de datos con su valor de registro de Salesforce correspondiente en una vista de lado a lado.
- Valor de documento: El valor presente actualmente en el documento de contrato.
- Valor de registro: El valor correspondiente, que se almacena en el registro de Salesforce.
- Compruebe el estado de sincronización para cada token para comprender si los valores coinciden, difieren o no se pudieron recuperar. El estado aparece como En sincronización, Fuera de sincronización o Obtener fallo.
- Si es necesario, modifique valores de documento y luego envíe valores de token de documento actualizados a campos de registro de Salesforce.
- Acciones y estados de actualización de datos
Comprenda los indicadores de estado y las acciones disponibles en el panel Datos actualizados. Obtenga información acerca de cómo refleja cada estado el estado de sus datos de token y lo que hace cada botón durante el proceso de sincronización de Verdaderos datos. - Tokens de actualización de datos en plantillas de documentos
Utilice tokens de actualización de datos en plantillas DOCX para activar la sincronización bidireccional entre contenido de documento y valores de campo de registro de Salesforce. - Campos de tipo de datos admitidos para la actualización de datos
Revise los tipos de datos admitidos para su uso con tokens Verdadero de datos. Incluye compatibilidad, descripciones y cualquier problema o consideración conocidos. - Activar actualización de datos
Active la función Verificación de datos en Configuración para permitir la sincronización de documentos y registros, y proporcione acceso de Seguridad a nivel de campo (FLS) a campos específicos. - Comparar y sincronizar valores de token en un documento
Vea los valores del token de ajuste de datos desde el documento y el registro de Salesforce lado a lado, y decida si los valores necesitan actualizarse para garantizar la precisión de los datos. - Casos de uso para actualización de datos
Explore escenarios de ciclo de vida de contratos comunes donde Data True-Up (DT) le ayuda a mantener la coherencia entre los valores de documento y los campos de registro de Salesforce. Mantenga las líneas rojas, minimice el esfuerzo manual y asegúrese de que los datos permanecen alineados entre equipos y sistemas. - Limitaciones para la actualización de datos
Revise las limitaciones para la nomenclatura de tokens de datos actualizados, formatos de plantillas, funciones compatibles y funciones de modificación antes de configurar sus plantillas. Estas restricciones afectan al comportamiento del token, las actualizaciones de registros y la compatibilidad de plantillas. - Cómo mantener las partidas de contratos sincronizadas con datos actualizados
La actualización de datos sincroniza detalles de partidas entre un documento generado y un registro Partida de contrato de ventas y sus registros relacionados. Las plantillas de documentos de Servicio de contexto admiten tokens de partidas Data True-Up. - Tokens de registro anidados y relacionados en Verdaderos datos
Si tiene referencias de objetos anidados y campos de búsqueda, puede extraer datos del registro de contrato y objetos relacionados, como cuentas, oportunidades, presupuestos y registros de búsqueda personalizados. Las plantillas de documentos de Servicio de contexto admiten tokens anidados de Verdadera de datos.
