Olet tässä:
Datan pitäminen synkronoituina käyttämällä datan todennusta
Käytä datan todennusta pitääksesi sopimusasiakirjat ja Salesforce-tietueet tasaisina. Tarkastele valtuusarvoja molemmista lähteistä, tunnista eroavaisuudet ja päivitä asiakirja tai tietue menettämättä punaisia viivoja. Tämä kaksisuuntainen synkronointi ylläpitää tarkkuutta sopimuksen koko elinkaaren ajan.
Vaaditut versiot
| Käytettävissä: Lightning Experiencessa |
| Käytettävissä: Professional Edition-, Enterprise Edition-, Unlimited Edition- ja Developer Edition -versioissa. |
Mikä on datan todennus
Datan todennus vertaa kenttätason valtuuksien arvoja sopimusasiakirjan ja siihen liittyvän Salesforce-tietueen vastaavan kentän välillä. Voit ratkaista epäjohdonmukaisuudet Microsoft 365 Word -lisäosasta päivittämällä asiakirjan tai tietueen kentän pitääksesi tiedot yhdenmukaisina.
Miksi käyttää sitä
Pidä valtuusarvot tasalla sopimusasiakirjojen ja Salesforce-tietueiden välillä riippumatta siitä, tehdäänkö muutoksia asiakirjassa vai Salesforcessa. Voit noutaa päivitettyjä kenttäarvoja tai kirjoittaa muokkauksia takaisin menettämättä muotoilua tai punaisia viivoja.
Datan todennus yksinkertaistaa sopimusten hallintaa ja parantaa tarkkuutta seuraavin tavoin:
- Asiakirjojen muotoilun ja punaisten viivojen säilyttäminen.
- Manuaalisten virheiden ja vaatimustenmukaisuuden riskien vähentäminen.
- Datan vahvistukseen ja yhteensovitukseen käytettyä aikaa lyhennetään.
- Asiakirjojen ja tietueiden synkronointi neuvottelun kaikissa vaiheissa.
Miten se toimii?
Kun avaat sopimusasiakirjan Microsoft 365 Word -lisäosassa ja käynnistät datan todennusprosessin, järjestelmä skannaa koko asiakirjan. Se tunnistaa kaikenlaisen sisällön, mukaan lukien lausekkeet, osiot ja valtuusarvot. Skannauksen jälkeen voit:
- Nouda uusimmat valtuusarvot Salesforce-tietuekentistä.
- Vertaa jokaista Data True-Up -valtuuden arvoa sitä vastaavaan Salesforce-tietueen arvoon vierekkäisessä näkymässä.
- Asiakirjan arvo: Sopimusasiakirjassa tällä hetkellä oleva arvo.
- Tietueen arvo: Vastaava arvo, joka tallennetaan Salesforce-tietueeseen.
- Tarkasta kunkin valtuuden synkronointitila ymmärtääksesi, vastaavatko arvot, eroavatko ne vai eivätkö niitä voitu noutaa. Tila näytetään muodossa Synkronoitu, Poissa- tai Nouto epäonnistui.
- Muokkaa asiakirjan arvoja tarvittaessa ja siirrä asiakirjan valtuuksien päivitetyt arvot Salesforce-tietuekenttiin.
- Datan todennustoiminnot ja tilat
Tutustu Datan todennus -paneelin tilan osoittimien ja käytettävissä olevien toimintojen tietoihin. Katso miten jokainen tila vastaa valtuuksien datan tilaa ja mitä jokainen painike tekee Datan todennuksen synkronointiprosessin aikana. - Datan todennusvaltuudet asiakirjamalleissa
Käytä Datan todennusvaltuuksia DOCX-malleissa ottaaksesi käyttöön kaksisuuntaisen synkronoinnin asiakirjan sisällön ja Salesforce-tietuekenttien arvojen välillä. - Datan todennuksen tukemat datatyyppikentät
Tutustu datan todennusvaltuuksien kanssa tuettuihin datatyyppeihin. Se sisältää yhteensopivuuden, kuvaukset ja kaikki tunnetut ongelmat tai huomioitavat asiat. - Datan todennuksen ottaminen käyttöön
Ota Datan todennus -ominaisuus käyttöön Määritykset-valikosta salliaksesi asiakirjojen ja tietueiden synkronoinnin ja myöntääksesi kenttätason suojauksen (FLS) käyttöoikeuden tiettyihin kenttiin. - Valtuuksien arvojen vertaaminen ja synkronointi asiakirjassa
Tarkastele datan todennettujen valtuuksien arvoja asiakirjasta ja Salesforce-tietueesta vierekkäin ja päätä, täytyykö niiden arvot päivittää tietojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi. - Datan todennuksen käyttöskenaariot
Tutustu yleisiin sopimusten elinkaaren skenaarioihin, joissa Data True Up (DT) auttaa sinua säilyttämään asiakirjan arvojen ja Salesforce-tietuekenttien välisen yhdenmukaisuuden. Säilytä punaiset viivat, vähennä manuaalista vaivaa ja varmista, että tiedot pysyvät yhdenmukaisina tiimien ja järjestelmien välillä. - Datan todennuksen rajoitukset
Tutustu Data True-Up -valtuuksien nimeämisen, mallien formaattien, tuettujen ominaisuuksien ja muokkausominaisuuksien rajoituksiin ennen malliesi määrittämistä. Nämä rajoitukset vaikuttavat valtuuksien toimintatapaan, tietueiden päivityksiin ja mallien yhteensopivuuteen. - Sopimuksen rivikohteiden pitäminen synkronoituina datan todennuksen kanssa
Datan todennus synkronoi luodun asiakirjan ja myyntisopimuksen rivikohteen tietueen ja siihen liittyvien tietueiden rivikohteen lisätiedot. Asiayhteyden palvelun asiakirjamallit tukevat Datan todennuksen rivikohteiden tokeneita. - Sisäkkäiset ja asiaan liittyvät tietuetunnukset datan todennuksessa
Jos sinulla on sisäkkäisiä objektien viitteitä ja hakukenttiä, voit noutaa tietoja sopimustietueesta ja siihen liittyvistä objekteista, kuten tileistä, mahdollisuuksista, tarjouksista ja mukautetuista hakutietueista. Context Service -asiakirjamallit tukevat sisäkkäisiä Datan todennus -valtuuksia.
