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Synchronisation des données en utilisant la vérification des données
Utilisez Data True-Up pour aligner les documents de contrat et les enregistrements Salesforce. Visualisez les valeurs de jeton des deux sources, identifiez les différences et mettez à jour le document ou l'enregistrement sans perdre les lignes rouges. Cette synchronisation bidirectionnelle maintient la précision pendant tout le cycle de vie du contrat.
Éditions requises
| Disponible avec : Lightning Experience |
| Disponible avec : Professional Edition, Enterprise Edition, Unlimited Edition et Developer Edition |
Qu'est-ce que Data True-Up
Data True-Up compare les valeurs de jeton au niveau du champ entre un document de contrat et le champ correspondant dans l'enregistrement Salesforce associé. Depuis le complément Microsoft 365 Word, vous pouvez résoudre les incohérences en mettant à jour le document ou le champ d'enregistrement pour garder les données cohérentes.
Pourquoi l'utiliser
Gardez les valeurs de jeton alignées entre les documents de contrat et les enregistrements Salesforce, que les modifications soient effectuées dans le document ou dans Salesforce. Vous pouvez extraire des valeurs de champ mises à jour ou réécrire des modifications sans perdre la mise en forme ou les lignes rouges.
Data True-Up simplifie la gestion des contrats et améliore la précision en :
- Préserver la mise en forme des documents et les lignes rouges.
- Réduction des erreurs manuelles et des risques de conformité.
- Réduire le temps consacré à la validation et au rapprochement des données.
- La synchronisation des documents et des enregistrements à travers toutes les étapes de la négociation.
Fonctionnement
Lorsque vous ouvrez un document de contrat dans le complément Microsoft 365 Word et initiez le processus de vérification des données, le système analyse le document complet. Il identifie tous les types de contenu, y compris les clauses, les sections et les valeurs de jeton. Après l'analyse, vous pouvez :
- Extrayez les toutes dernières valeurs de jeton des champs d'enregistrement Salesforce.
- Comparez chaque valeur de jeton Data True-Up à sa valeur d'enregistrement Salesforce correspondante dans une vue côte à côte.
- Valeur du document : La valeur actuellement présente dans le document de contrat.
- Valeur d'enregistrement : La valeur correspondante, qui est stockée dans l'enregistrement Salesforce.
- Vérifiez le statut de synchronisation de chaque jeton pour déterminer si les valeurs correspondent, diffèrent ou si elles n'ont pas pu être récupérées. Le statut est En synchronisation, Désynchronisé ou Échec de la récupération.
- Si nécessaire, modifiez les valeurs de document, puis envoyez automatiquement les valeurs de jeton de document mises à jour aux champs d'enregistrement Salesforce.
- Actions et statuts de vérification des données
Comprenez les indicateurs de statut et les actions disponibles dans le panneau Récapitulatif des données. Découvrez comment chaque statut reflète l'état des données de votre jeton et ce que fait chaque bouton pendant le processus de synchronisation Data True-up. - Jetons de vérification des données dans les modèles de document
Utilisez des jetons de vérification des données dans des modèles DOCX pour activer la synchronisation bidirectionnelle entre le contenu du document et les valeurs de champ d'enregistrement Salesforce. - Champs de type de données pris en charge pour la vérification des données
Vérifiez les types de données pris en charge à utiliser avec des jetons de vérification des données. Il inclut la compatibilité, les descriptions et tous les problèmes ou considérations connus. - Activer la vérification des données
Activez la fonctionnalité Data True-Up dans Configuration pour autoriser la synchronisation des documents et des enregistrements, et accorder l'accès Fls (Sécurité au niveau du champ) à des champs spécifiques. - Comparaison et synchronisation des valeurs de jeton dans un document
Visualisez côte à côte les valeurs de jeton de vérification des données du document et de l'enregistrement Salesforce, puis déterminez si les valeurs doivent être mises à jour pour garantir la précision des données. - Cas d'utilisation de la vérification des données
Explorez des scénarios de cycle de vie de contrat courants dans lesquels la vérification des données (DT) permet de maintenir la cohérence entre les valeurs de document et les champs d'enregistrement Salesforce. Préservez les lignes rouges, réduisez les efforts manuels et assurez-vous que les données restent alignées entre les équipes et les systèmes. - Limitations de la vérification des données
Avant de configurer vos modèles, prenez connaissance des limitations relatives au nommage des jetons Data True-Up, aux formats de modèle, aux fonctionnalités prises en charge et aux capacités de modification. Ces restrictions affectent le comportement des jetons, les mises à jour d'enregistrements et la compatibilité des modèles. - Comment synchroniser les éléments de ligne de contrat avec la vérification des données
Data True-Up synchronise les détails des éléments de ligne entre un document généré et un enregistrement Élément de ligne de contrat de vente et ses enregistrements associés. Les modèles de document Service du contexte prennent en charge les jetons d'élément de ligne Data True-Up. - Jetons d'enregistrement imbriqués et associés dans la vérification des données
Si vous avez des références d'objets et des champs de référence imbriqués, vous pouvez extraire des données de l'enregistrement du contrat et des objets associés, tels que des comptes, des opportunités, des devis et des enregistrements de référence personnalisés. Les modèles de document Service du contexte prennent en charge les jetons imbriqués Data True-Up.
