使用資料驗證讓資料保持同步
使用「資料真實化」讓契約文件和 Salesforce 記錄保持一致。檢視兩個來源的權杖值、識別差異,並更新文件或記錄,而不會失去紅線。此雙向同步會在整個契約生命週期中維持準確性。
必要版本
| 提供版本：Lightning Experience |
| 可用版本：Professional、Enterprise、Unlimited及 Developer Edition |
什麼是資料實現
資料真證會比較契約文件與相關聯 Salesforce 記錄中對應欄位之間的欄位級權杖值。您可以從 Microsoft 365 Word 附加元件中,透過更新文件或記錄欄位來解決不相符的問題,讓資料保持一致。
為何使用
無論在文件或 Salesforce 中進行變更,都可讓權杖值在契約文件與 Salesforce 記錄之間保持一致。您可以提取更新的欄位值,或寫回編輯,而不會失去格式或紅色行。
資料確定可透過以下方式簡化契約管理並改善準確性:
- 保留文件格式與紅色行。
- 減少手動錯誤和合規性風險。
- 減少對資料驗證和協調所花費的時間。
- 讓文件和記錄在所有協商階段之間保持同步。
運作方式
當您在 Microsoft 365 Word 附加元件中開啟契約文件並起始「資料真實化」流程時,系統會掃描整個文件。它會識別所有類型的內容,包括子句、區段和權杖值。掃描完成後,您可以:
- 從 Salesforce 記錄欄位提取最新的權杖值。
- 在並列檢視中,將每個「資料實作權杖」值與其對應的 Salesforce 記錄值進行比較。
- 文件值:契約文件中目前存在的值。
- 記錄值:對應值,儲存在 Salesforce 記錄中。
- 檢查每個權杖的同步化狀態,以瞭解值是否相符、不同,或找不到。狀態會顯示為「同步中」、「不同步」或「提取失敗」。
- 視需要修改文件值,然後將更新的文件權杖值推送至 Salesforce 記錄欄位。
- 資料驗證動作與狀態
瞭解「資料真證」面板中的狀態指標和可用動作。瞭解每個狀態如何反映權杖資料的狀態,以及每個按鈕在「資料真實」同步化程序期間執行的動作。 - 文件範本中的資料實現權杖
在 DOCX 範本中使用資料實現權杖,以啟用文件內容與 Salesforce 記錄欄位值之間的雙向同步。 - 支援資料驗證的資料類型欄位
檢閱支援的資料類型以搭配資料實現權杖使用。其中包括相容性、描述,以及任何已知問題或考量事項。 - 啟用資料實現
在「設定」中開啟「資料真實化」功能,以允許文件和記錄同步化,並提供特定欄位的欄位級安全性 (FLS) 存取權。 - 在文件中比較和同步化權杖值
並列檢視文件和 Salesforce 記錄中的資料真實權杖值,並決定是否需要更新值以確保資料準確性。 - 資料真證的使用個案
探索常見的契約生命週期案例,其中「資料實現」(DT) 可協助您在文件值與 Salesforce 記錄欄位之間保持一致性。保留紅色線條、最小化手動工作量,並確保資料在整個小組與系統之間保持一致。 - 資料真證的限制
設定範本之前,請先檢閱資料真實權杖命名、範本格式、支援的功能和編輯功能的限制。這些限制會影響權杖行為、記錄更新和範本相容性。 - 如何將契約條列項目與資料真實同步化
資料實現會在產生的文件與「銷售契約條列項目」記錄及其相關記錄之間同步化條列項目詳細資料。「內容服務」文件範本支援「資料真實」條列項目權杖。 - 資料實現中的巢狀與相關記錄權杖
如果您有巢狀物件參照和對應欄位,您可以從契約記錄和相關物件 (例如帳戶、機會、報價和自訂對應記錄) 提取資料。「內容服務」文件範本支援資料驗證巢狀權杖。
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