Datan todennuksen käyttöskenaariot

Lakisääteiset tiimit rivittävät sopimusasiakirjat usein suoraan Microsoft Wordiin neuvotteluiden aikana. Kun he tekevät seurattuja muokkauksia, he päivittävät kenttäarvoja, kuten hinnoitteluehdot, sopimuksen kesto tai palvelun alkamispäivät. Asianajaja voi esimerkiksi päivittää alkamispäivän 1. elokuuta – 15. elokuuta suoraan asiakirjassa.

Datan todennus -ominaisuuden avulla voit tarkastaa kaikki asiaankuuluvat valtuudet, verrata niitä sitä vastaavaan Salesforce-kenttään ja päättää, päivitetäänkö asiakirja vai tietue. Tämä prosessi säilyttää punaiset viivat, joten säilytät edellisen arvon viitteenä ja varmista, että tietue pysyy paikkansapitävänä.

Kun Salesforcessa oleva sopimustietue linkitetään ulkoiseen järjestelmään, talouksiin liittyvät kentät, kuten maksuaikataulut tai tuoton tunnistamispäivät, saattavat muuttua automaattisesti. Lakitiimi päivittää muut termit suoraan asiakirjassa sisäisessä tarkastuksessa.

Datan todennuksen avulla voit noutaa uusimmat finanssitiedot Salesforcesta asiakirjaan ennen sen viimeistelyä. Varmista, että asiakirja vastaa uusimpia taloustietoja menettämättä lakitiimin muokkauksia.

Kun myyntitiimi tarkastaa sopimusehdotuksen asiakkaan palautteen perusteella, asiakaspäällikkö päivittää hinnoittelun. Oletetaan esimerkiksi, että asiakaspäällikkö nostaa konsultointisuhteen 150 dollarista 175 dollariin tunnissa. Asiakaspäällikkö säätää myös tunteja 200–220 suoraan rivikohteiden taulukossa asiakirjan luonnin jälkeen.

Kun Data True-Up on määritetty käyttämään DT_-etuliitteillä rivikohteiden toistuvia tokeneita, suorita True-Up verrataksesi asiakirjan rivikohteiden arvoja Salesforce-tietueeseen. Varmista, korvataanko Salesforcen rivikohteiden kentät asiakirjan päivitetyillä arvoilla vai päivitetäänkö asiakirja Salesforcesta. Datan todennuksen suorittaminen tässä skenaariossa auttaa varmistamaan, että hinnoittelun säädöt ja määrän muutokset pysyvät yhdenmukaisina sopimusasiakirjan ja Salesforce-tietueiden välillä. Näin vähennetään manuaalista täsmäystyötä ja laskutuksen ja ennusteraporttien tarkkuus paranee.

Sopimusasiakirjat sisältävät usein kenttiä, jotka on saatu sopimukseen liittyvistä objekteista, kuten tarjouksesta tai mahdollisuudesta, jotka muuttuvat sopimuskentistä riippumatta. Esimerkiksi manufacturing-organisaatiossa myynnin koordinaattori päivittää tarjouksen asiakkaan kanssa neuvotellun toimitusaikataulun mukaisesti. Lisäksi koordinaattori päivittää varaosien hinnoittelun sopimusasiakirjan luonnin jälkeen.

Kun Data True-Up -valtuudet käyttävät DT_-etuliitettä ja niihin liittyvien objektien sisäkkäisiä viitteitä, voit suorittaa Data True-Up -ominaisuuden noutaaksesi asiaan liittyvien objektien kenttäarvoja Salesforcesta ja synkronoidaksesi ne sopimusasiakirjaan. Varmista, että tarjouksen lisätiedot, kuten toimituspäivät ja hinnoittelu, pysyvät ajan tasalla sopimusasiakirjassa neuvottelun jälkeen. Näiden kenttien arvojen pitäminen synkronoituna vähentää asiakirjan sisällön ja Salesforce-datan välisiä ristiriitoja ja tukee yhdenmukaista suunnittelua ja suorittamista.