Cas d'utilisation de la vérification des données

Pendant la négociation, les équipes juridiques redignent souvent les documents contractuels directement dans Microsoft Word. En effectuant des modifications suivies, ils mettent à jour les valeurs de champ telles que les conditions tarifaires, la durée du contrat ou les dates de début du service. Par exemple, un avocat met à jour la date de début du 1er au 15 août directement dans le document.

Avec Data True-Up, examinez chaque jeton affecté, comparez-le au champ Salesforce correspondant et déterminez si le document ou l'enregistrement doit être mis à jour. Ce processus conserve les lignes rouges. Par conséquent, vous conservez la valeur précédente pour référence tout en vous assurant que l'enregistrement reste précis.

Lorsqu'un enregistrement de contrat dans Salesforce est lié à un système externe, les champs liés aux finances, tels que les calendriers de paiement ou les dates de comptabilisation du revenu, peuvent changer automatiquement. Lors d'un examen interne, l'équipe juridique met à jour les autres termes directement dans le document.

Avec Data True-Up, extrayez les toutes dernières données financières de Salesforce dans le document avant de le finaliser. Assurez-vous que le document reflète les informations financières les plus récentes sans perdre les modifications de l'équipe juridique.

Lorsqu'une équipe commerciale révise une proposition de contrat en fonction des commentaires des clients, le chargé de compte met à jour la tarification. Par exemple, le chargé de compte augmente le prix du service de consultation de 150 $ à 175 $ de l'heure. Le chargé de compte ajuste également les heures de 200 à 220 directement dans le tableau des éléments de ligne après la génération du document.

Lorsque Data True-Up est configuré pour utiliser des jetons de répétition d'élément de ligne préfixés DT_, exécutez True-Up pour comparer les valeurs d'élément de ligne du document à l'enregistrement Salesforce. Vérifiez si les champs d'élément de ligne Salesforce doivent être remplacés par les valeurs de document mises à jour ou si le document doit être mis à jour depuis Salesforce. L'exécution de la vérification des données dans ce scénario permet de s'assurer que les ajustements de prix et les changements de quantité restent cohérents entre le document de contrat et les enregistrements Salesforce. Réduisant ainsi le travail de rapprochement manuel et améliorant la précision de la facturation et des rapports sur les prévisions.

Les documents de contrat contiennent souvent des champs provenant d'objets associés au contrat, par exemple devis ou opportunité, qui changent indépendamment des champs de contrat. Par exemple, dans la fabrication après une négociation avec un client, un coordinateur commercial met à jour le devis pour refléter un calendrier de livraison révisé. Le coordinateur met également à jour la tarification des pièces après la génération du document de contrat.

Avec des jetons de vérification des données qui utilisent le préfixe DT_ et des références imbriquées à des objets associés, vous pouvez exécuter la vérification des données pour récupérer les valeurs de champ d'objet associé mises à jour dans Salesforce et les synchroniser dans le document de contrat. Assurez-vous que les détails du devis, tels que les dates de livraison et la tarification, restent à jour dans le document du contrat après la négociation. La synchronisation de ces valeurs de champ associées réduit les écarts entre le contenu du document et les données Salesforce, et permet une planification et une exécution cohérentes.