資料真證的使用個案
探索常見的契約生命週期案例,其中「資料實現」(DT) 可協助您在文件值與 Salesforce 記錄欄位之間保持一致性。保留紅色線條、最小化手動工作量,並確保資料在整個小組與系統之間保持一致。
必要版本
| 提供版本：Lightning Experience |
| 可用版本：Professional、Enterprise、Unlimited及 Developer Edition |
| 使用個案 | 描述 |
|---|---|
| 縮排保留 | 在協商期間,法律小組通常會直接在 Microsoft Word 中重新排列契約文件。進行追蹤編輯時,他們會更新欄位值,例如價目期限、契約期間或服務開始日期。例如,律師會直接在文件中更新從 8 月 1 日到 8 月 15 日的開始日期。 透過「資料真證」,檢閱每個受影響的權杖、將其與對應的 Salesforce 欄位進行比較,並決定要更新文件還是記錄。此流程會保留紅線,因此您可以保留先前的參考值,同時確保記錄保持準確。 |
| 在內部檢閱期間同步化財務資料 | 當 Salesforce 中的契約記錄連結至外部系統時,如付款排程或收入認可日期等財務相關欄位會自動變更。在內部審查期間,法律小組會直接在文件中更新其他詞彙。 透過「資料實現」,在完成之前,先將最新的財務資料從 Salesforce 提取到文件中。確保文件反映最新的財務資訊,而不會遺失法律小組的編輯。 |
| 修改提案後調整定價 | 當銷售小組根據客戶回饋意見修訂契約提案時,帳戶主管會更新價格。例如,帳戶主管將諮詢率從 $150 增加到每小時 $175。帳戶主管也會在文件產生後,直接在條列項目表格中調整時間從 200 點到 220 點。 當「資料實現」設定為使用 DT_ 字首行項目重複權杖時,執行「實作」以將文件的行項目值與 Salesforce 記錄進行比較。確認要以更新的文件值覆寫 Salesforce 條列項目欄位,或從 Salesforce 更新文件。在此情況下執行資料實現可協助確保契約文件與 Salesforce 記錄之間的定價調整和數量變更保持一致。因此,減少手動協調工作並改善帳單和預測報告的準確度。 |
| 使相關記錄資訊在契約中保持最新狀態 | 契約文件通常包含源自與契約相關物件的欄位,例如報價或機會,這些欄位會獨立從契約欄位變更。例如,在與客戶協商後的製造中,銷售協調員會更新報價以反映修訂後的遞送排程。協調員也會在產生契約文件後更新組件的價格。 透過使用 DT_ 字首和巢狀參照相關物件的「資料實作」權杖,您可以執行「資料實作」以從 Salesforce 中提取更新的相關物件欄位值,並將其同步化至契約文件。確保在協商後,報價詳細資料 (例如遞送日期和定價) 保持在契約文件中最新的狀態。將這些相關欄位值保持同步可減少文件內容與 Salesforce 資料之間的不一致,並支援一致的規劃與執行。 |
