Definir un proceso de aprobación de contratos

Cree un proceso de aprobación de contratos que se integre con su modelo de estado de contrato. El proceso de aprobación controla lo que sucede con el estado del contrato cuando se aprueba, se rechaza o se recupera un contrato.

1. Desde Configuración, en el cuadro Búsqueda rápida, ingrese Procesos de aprobación.
2. Haga clic en Procesos de aprobación.
3. En el menú desplegable Gestionar procesos de aprobación, seleccione Contratar.
4. Haga clic en Crear nuevo proceso de aprobación y luego haga clic en Utilizar asistente de configuración estándar.
5. En el Paso 1 (Ingrese Nombre y Descripción), ingrese un nombre de proceso, un nombre exclusivo y una descripción para el proceso de aprobación.

   Utilice un nombre descriptivo que identifique el tipo de contrato o escenario, como "Revisión y aprobación de contratos".

6. Haga clic en Siguiente.
7. En Paso 2 (Especificar criterios de entrada), acepte los valores predeterminados y haga clic en Siguiente.

   Los criterios de entrada determinan qué contratos se pueden enviar para su aprobación. Dejar los criterios en blanco permite enviar cualquier contrato. Puede agregar condiciones de filtro más adelante si desea restringir las aprobaciones a contratos específicos, como aquellos por encima de un valor determinado o en un estado concreto.

8. En Paso 3 (Especificar campo de aprobador y propiedades de capacidad de modificación de registros), seleccione SÓLO los administradores pueden modificar registros durante el proceso de aprobación y haga clic en Siguiente.

   Esta configuración evita que los usuarios no administradores modifiquen el contrato mientras espera su aprobación.

9. En Paso 4 (Seleccionar plantillas de notificación), acepte los valores predeterminados y haga clic en Siguiente.

   Las plantillas de notificación controlan los emails enviados a aprobadores y remitentes. Omitir este paso utiliza notificaciones predeterminadas de Salesforce. Puede asignar plantillas de email personalizadas más adelante.

10. En Paso 5 (Seleccionar campos para mostrar en Formato de página de aprobación), configure la página de aprobación:
    1. Agregue Número de contrato y Propietario de contrato a la lista Campos seleccionados.
    2. Seleccione Mostrar información del historial de aprobaciones además de los campos seleccionados anteriormente.
    3. Seleccione Permitir a los aprobadores acceder a la página de aprobación solo desde la aplicación Salesforce. (Recomendado).
    4. Haga clic en Siguiente.
11. En el paso 6 (Especificar remitentes iniciales), configure quién puede enviar contratos para su aprobación:
    1. En el menú desplegable Buscar, seleccione Propietario.
    2. Agregue Propietario de contrato a la lista Remitentes permitidos.
    3. Seleccione Agregar el botón Enviar para aprobación y la lista relacionada Historial de aprobaciones a todos los formatos de página Contrato.
    4. Seleccione la opción Permitir a los remitentes recuperar solicitudes de aprobación.
    5. Guarde sus cambios.
    6. Seleccione Lo haré más tarde. Vuelva a la lista de todos los procesos de aprobación para este objeto y haga clic en Ir.