breadcrumbDescription
Sådan fungerer dokumentplukliste
En dokumentplukliste registrerer retningslinjerne, acceptabelt sætningssprog og tilbagerulningspositioner, som juridiske og kontraktteams følger under kontraktforhandlinger. Når en kontraktopretter kører en risikanalyse på en kontrakt i Microsoft 365 Word-tilføjelsesprogrammet, sammenligner Salesforce kontrakten med den aktive playbook og fremhæver afvigelser, eskaleringsstier og ikke-standardsprog. Brug dokumentpluklister til at administrere versionerede forhandlingsretningslinjer, som Kontraktrisikanalyse bruger til at evaluere kontraktændringer i forhold til din organisations standarder.
EditionsHeading
| Tilgængelig i: Lightning Experience |
| Tilgængelig i: Enterprise, Unlimited og Performance Edition. |
Dokumentafspilning adskiller afspilningsstyring fra afspilningsbrugerbrug. Dokumentoplevelsesdesignere opretter, versionerer, aktiverer og tildeler afspilningsark. Dokumentafspilningsbruger har skrivebeskyttet adgang til relevant vejledning under Kontraktrisikanalyse.
Dokumentafspilningsregistreringer
Dokumentoplevelsesliste bruger disse registreringstyper til at organisere data.
| Registreringstype | Formål |
|---|---|
| Dokumentplukliste | Den registrering på topniveau, der grupperer relaterede versioner og tildelinger. En afspilningsoversigt flytter gennem statusserne Kladde, Aktiv og Arkiveret. Den overordnede afspilningsoversigts status er afledt fra dens versioner. Aktivering af enhver version flytter den overordnede afspilningsoversigt til Aktiv. |
| Dokumentafspilningsoversigt | Det faktiske afspilningsoversigtsindhold. Hver version lagrer en uploadet fil (PDF, DOCX eller XLSX) og flytter gennem statusserne Kladde, Aktiv og Arkiveret. En afspilningsoversigt kan have mange versioner, men kun en aktiv version og en kladdeversion ad gangen. Aktivering af en ny version arkiverer automatisk den tidligere aktive version. |
| Tildeling af dokumentplukliste | Linker en plukliste til et målobjekt og en registreringstype, så risikanalyser kan hente den relevante plukliste, når forfatteren kører analysen. Målobjektet er en kontrakt. En tildeling hører til den overordnede afspilningsoversigt, ikke til en individuel version. Du kan kun oprette en tildeling, når den overordnede afspilningsoversigt er Aktiv, og du kan kun tildele et målobjekt og en registreringstypekombination til en afspilningsoversigt ad gangen. |
Data 360-søgning
Når en designer aktiverer en version, overfører datastreams fra Document Playbook-datasættet versionens fil til Data 360 (Data Cloud), opdeler den i semantisk meningsfulde segmenter og gemmer disse segmenter i et hybrid søgeindeks. Indekset Document Playbook understøtter både nøgleord og vektorsøgning, så risikanalyser kan finde de segmenter, der er mest relevante for hvert afsnit af en indgående kontrakt.
Under Kontraktrisikanalyse bruger Salesforce afspilningsoversigtsvejledning i denne rækkefølge.
- Identificer kontraktregistreringstypen for den kontrakt, der analyseres.
- Find den dokumentafspilningstildeling, der matcher denne registreringstype.
- Find den aktive dokumentafspilningsoversigt, der er linket til den tildelte afspilningsoversigt.
- Kør en hybridsøgning på versionens indekserede indhold i Data 360 for at hente de segmenter, der er mest relevante for hvert kontraktafsnit.
- Lever disse segmenter til risikanalysforløbet, så korrekturlæseren ser afvigelser, eskaleringsstier og ikke-standardsprog.
Søgeforespørgslen filtrerer til den aktive version af den tildelte playbook, så tilbagetrukket og kladdeindhold vises aldrig under risikanalyser.
Dokumentafspilningsoversigtsadgang, filer og begrænsninger
Dokumentafspilningsregistreringer er som standard private. Det er kun registreringsejeren, der kan se en afspilningsbog, indtil en delingsregel giver adgang til andre brugere. Opret delingsregler på objektet Dokumentafspilningsoversigt og, hvis underordnede registreringer skal deles ud over ejeren, på Dokumentafspilningsoversigt og Tildeling af dokumentafspilningsoversigt. Se Opret en delingsregel for dokumentafspilningsoversigt.
| Limit (Grænse) | Værdi |
|---|---|
| Uploadformater | PDF, DOCX og XLSX |
| Maksimal filstørrelse | 100 MB |
| Opdelingsformater for datasæt | PDF, DOCX og XLSX |
| Sprogunderstøttelse | Kun på engelsk |
Afspilningsoversigts- og versionsstatusser og -handlinger
Hver registreringstype har en livscyklus. Afspilningsoversigts- og versionsstatusser bestemmer, hvilke handlinger der er tilgængelige, og hvornår indhold kan bruges under risikanalyser. Hvis du vil opdatere afspilningsoversigtsindhold, skal du oprette en ny version. Du kan ikke redigere beskrivelsen af en aktiv version, og du kan ikke redigere en arkiveret version.
| Registrering | Status | Betydning | Tilgængelige handlinger | Sådan fungerer handlingerne |
|---|---|---|---|---|
| Dokumentplukliste | Kladde | Netop oprettet playbook. Der er endnu ingen version aktiveret. Ikke tilgængelig for risikanalyser. | Vis, Rediger, Ny version, Slet | Tilføj og rediger versioner. Sletning fjerner afspilningsoversigten og dens versioner. Afspilningsoversigten flyttes automatisk til Aktiv, når en version er aktiveret. |
| Dokumentplukliste | Aktiv | Der er mindst en version aktiv. Vejledning er tilgængelig for risikanalyser. | Vis, Rediger, Ny version, Tildeling, Arkiver | Tilføj nye kladdeversioner, eller erstat den aktive version. Opret eller opdater tildelingen for et målobjekt og en registreringstype. Arkiver for at trække afspilningsområdet tilbage. |
| Dokumentplukliste | Arkiverede | Tilbagetrukket playbook. Beholdt til reference. Ikke returneret under risikanalyser. | Slet | Arkivering af en plukliste arkiverer alle dens aktive og arkiverede versioner sammen med den. Kladdeversionen forbliver i Kladde. Sletning af en arkiveret plukliste fjerner den og alle dens versioner sammen med deres indekserede segmenter fra Data 360, så risikanalyser returnerer ikke længere indhold fra den slettede plukliste. |
| Dokumentafspilningsoversigt | Kladde | Nyligt oprettet eller redigeret version. Ikke endnu tilgængelig for risikanalyser. | Rediger, Erstat dokument, Aktiver, Slet | Rediger metadata, eller erstat det vedhæftede dokument. Aktiver for at flytte denne version og den overordnede afspilningsoversigt til Aktiv. Aktivering af denne version arkiverer den tidligere aktive version af den samme afspilningsoversigt. |
| Dokumentafspilningsoversigt | Aktiv | I øjeblikket i kraft. Tilgængelig for risikanalyser. Kun en version pr. playbook kan være aktiv ad gangen. | Arkiver | Arkiver for at trække denne version tilbage. Hvis du vil erstatte den, skal du aktivere en ny kladde. Salesforce arkiverer den aktuelle aktive version automatisk. |
| Dokumentafspilningsoversigt | Arkiverede | Trukket version. Beholdt til reference og revision. Ikke returneret under risikanalyser. | Slet | Sletning af en version fjerner dens segmenter fra Data 360, så risikanalyser viser ikke længere indhold fra den slettede version. |
- Opret en dokumentoplevelsesbog, og aktiver en version
Hvis du vil gentage på et afspilningsoversigtsdokument, før du gør det live, skal du først oprette afspilningsoversigtsskallen, derefter tilføje og aktivere en version og tildele afspilningsoversigten til en kontraktregistreringstype. Hver handling er et separat trin, så du kan sætte dem på pause for at gennemse eller opdatere dokumentet. - Opret en dokumentplukliste ved at uploade en fil
Opret en plukliste, aktiver dens første version, og tildel pluklisten til en kontraktregistreringstype i en enkelt handling. Brug denne opgave, når dit afspilningsoversigtsdokument er endelig, og du ikke behøver at gentage på kladder, før du gør afspilningsoversigten aktiv.
