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Funktionsweise des Dokument-Playbooks
In einem Dokument-Playbook werden die Richtlinien, die akzeptable Klauselsprache und Ausweichpositionen erfasst, denen Rechts- und Vertragsteams bei Vertragsverhandlungen folgen. Wenn ein Vertragsautor eine Risikoanalyse für einen Vertrag im Microsoft 365 Word-Add-In ausführt, vergleicht Salesforce den Vertrag mit dem aktiven Playbook und hebt Abweichungen, Eskalationspfade und die nicht standardmäßige Sprache hervor. Verwenden Sie Dokument-Playbooks, um versionierte Verhandlungsrichtlinien zu verwalten, mit denen die Vertragsrisikoanalyse Vertragsänderungen anhand der Standards Ihrer Organisation auswertet.
Erforderliche Editionen
| Verfügbarkeit: Lightning Experience |
| Verfügbarkeit: Enterprise, Unlimited und Performance Edition. |
Das Dokument-Playbook trennt die Playbook-Verwaltung von der Playbook-Nutzung. Dokument-Playbook-Designer erstellen, versionieren, aktivieren und weisen Playbooks zu. Dokument-Playbook-Benutzer haben während der Vertragsrisikoanalyse schreibgeschützten Zugriff auf relevante Anleitungen.
Dokumentwiedergabebuch-Datensätze
Das Dokument-Wiedergabebuch verwendet diese Datensatztypen zum Organisieren von Daten.
| Datensatztyp | Zweck |
|---|---|
| Dokument-Wiedergabebuch | Der Datensatz der obersten Ebene, der zugehörige Versionen und Zuweisungen gruppiert. Ein Playbook durchläuft die Status "Entwurf", "Aktiv" und "Archiviert". Der Status des übergeordneten Playbooks wird aus seinen Versionen abgeleitet. Durch Aktivieren einer beliebigen Version wird das übergeordnete Playbook in "Aktiv" verschoben. |
| Dokument-Playbook-Version | Der tatsächliche Playbook-Inhalt. Jede Version speichert eine hochgeladene Datei (PDF, DOCX oder XLSX) und durchläuft den Status "Entwurf", "Aktiv" und "Archiviert". Ein Playbook kann viele Versionen aufweisen, jedoch jeweils nur eine aktive Version und eine Entwurfsversion. Wenn Sie eine neue Version aktivieren, wird die zuvor aktive automatisch archiviert. |
| Dokument-Playbook-Zuweisung | Verknüpft ein Wiedergabebuch mit einem Zielobjekt und einem Datensatztyp, sodass die Risikoanalyse das entsprechende Wiedergabebuch abrufen kann, wenn der Autor die Analyse ausführt. Das Zielobjekt ist ein Vertrag. Eine Zuweisung gehört zum übergeordneten Playbook und nicht zu einer einzelnen Version. Sie können eine Zuweisung nur erstellen, wenn das übergeordnete Wiedergabebuch "Aktiv" lautet, und Sie können ein Zielobjekt und eine Datensatztypkombination jeweils nur einem Wiedergabebuch zuweisen. |
Data 360-Suche
Wenn ein Designer eine Version aktiviert, nehmen die Datenströme des Dokument-Playbook-Daten-Kits die Datei der Version in Data 360 (Data Cloud) auf, unterteilen sie in semantisch aussagekräftige Segmente und speichern diese Segmente in einem hybriden Suchindex. Der Dokument-Playbook-Index unterstützt sowohl die Stichwort- als auch die Vektorsuche, sodass die Risikoanalyse die für jeden Abschnitt eines eingehenden Vertrags relevantesten Segmente finden kann.
Während der Vertragsrisikoanalyse verwendet Salesforce die Playbook-Anleitung in dieser Reihenfolge.
- Identifizieren Sie den Vertragsdatensatztyp des analysierten Vertrags.
- Suchen Sie nach der Dokument-Wiedergabebuchzuweisung, die mit diesem Datensatztyp übereinstimmt.
- Suchen Sie die aktive Dokument-Wiedergabebuchversion, die mit dem zugewiesenen Wiedergabebuch verknüpft ist.
- Führen Sie eine Hybridsuche für den indizierten Inhalt der Version in Data 360 aus, um die für jeden Vertragsabschnitt relevantesten Segmente abzurufen.
- Stellen Sie diese Segmente dem Risikoanalyse-Flow bereit, damit der Überprüfer Abweichungen, Eskalationspfade und eine nicht standardmäßige Sprache sieht.
Die Suchabfrage filtert nach der aktiven Version des zugewiesenen Playbooks. Daher werden eingestellte und Entwurfsinhalte während der Risikoanalyse nie angezeigt.
Dokument-Playbook-Zugriff, Dateien und Obergrenzen
Dokumentwiedergabebuch-Datensätze sind standardmäßig privat. Nur der Datensatzinhaber kann ein Wiedergabebuch anzeigen, bis eine Freigaberegel anderen Benutzern Zugriff erteilt. Erstellen Sie Freigaberegeln für das Dokument-Playbook-Objekt und, wenn untergeordnete Datensätze über den Inhaber hinaus freigegeben werden müssen, für Dokument-Playbook-Version und Dokument-Playbook-Zuweisung. Entsprechende Informationen finden Sie unter Erstellen einer Dokument-Playbook-Freigaberegel.
| Obergrenze | Wert |
|---|---|
| Hochladen von Formaten | PDF, DOCX und XLSX |
| Maximale Dateigröße | 100 MB |
| Daten-Kit-Aufschlüsselungsformate | PDF, DOCX und XLSX |
| Sprachunterstützung | Nur Englisch |
Playbook- und Versionsstatus und -aktionen
Jeder Datensatztyp hat einen Lebenszyklus. Playbook- und Versionsstatus bestimmen, welche Aktionen verfügbar sind und wann Inhalte während der Risikoanalyse verwendet werden können. Erstellen Sie zum Aktualisieren des Playbook-Inhalts eine neue Version. Sie können die Beschreibung einer aktiven Version nicht ändern und auch keine archivierte Version.
| Datensatz | Status | Bedeutung | Verfügbare Aktionen | Funktionsweise der Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Dokument-Wiedergabebuch | Entwurf | Neu erstelltes Playbook. Es wurde noch keine Version aktiviert. Nicht für die Risikoanalyse verfügbar. | Anzeigen, Bearbeiten, Neue Version, Löschen | Fügen Sie Versionen hinzu und bearbeiten Sie sie. Durch Löschen werden das Wiedergabebuch und seine Versionen entfernt. Das Wiedergabebuch wird automatisch zu "Aktiv" geändert, wenn eine beliebige Version aktiviert wird. |
| Dokument-Wiedergabebuch | Aktiv | Mindestens eine Version ist aktiv. Anleitungen sind für die Risikoanalyse verfügbar. | Anzeigen, Bearbeiten, Neue Version, Zuweisung, Archivieren | Fügen Sie neue Entwurfsversionen hinzu oder ersetzen Sie die aktive Version. Erstellen oder aktualisieren Sie die Zuweisung für ein Zielobjekt und einen Datensatztyp. Archivieren, um das Playbook einzustellen. |
| Dokument-Wiedergabebuch | Archiviert | Playbook eingestellt. Wird als Referenz aufbewahrt. Wird während der Risikoanalyse nicht zurückgegeben. | Löschen | Beim Archivieren eines Wiedergabebuchs werden alle seine aktiven und archivierten Versionen zusammen mit ihm archiviert. Die Entwurfsversion verbleibt im Entwurf. Beim Löschen eines archivierten Wiedergabebuchs werden es und alle seine Versionen sowie die indizierten Blöcke aus Data 360 entfernt, sodass die Risikoanalyse keine Inhalte mehr aus dem gelöschten Wiedergabebuch zurückgibt. |
| Dokument-Playbook-Version | Entwurf | Neu erstellte oder bearbeitete Version. Noch nicht für die Risikoanalyse verfügbar. | Bearbeiten, Dokument ersetzen, Aktivieren, Löschen | Bearbeiten Sie Metadaten oder ersetzen Sie das angehängte Dokument. Aktivieren Sie die Option, um diese Version und das übergeordnete Playbook in "Aktiv" zu verschieben. Durch Aktivieren dieser Version wird die zuvor aktive Version desselben Playbooks archiviert. |
| Dokument-Playbook-Version | Aktiv | Derzeit in Kraft. Verfügbar für die Risikoanalyse. Pro Playbook kann jeweils nur eine Version aktiv sein. | Archivieren | Archivieren, um diese Version einzustellen. Aktivieren Sie zum Ersetzen einen neuen Entwurf, damit Salesforce die aktuelle aktive Version automatisch archiviert. |
| Dokument-Playbook-Version | Archiviert | Version eingestellt. Wird als Referenz und Prüfung aufbewahrt. Wird während der Risikoanalyse nicht zurückgegeben. | Löschen | Beim Löschen einer Version werden ihre Blöcke aus Data 360 entfernt, sodass bei der Risikoanalyse keine Inhalte aus der gelöschten Version mehr angezeigt werden. |
- Erstellen eines Dokument-Wiedergabebuchs und Aktivieren einer Version
Wenn Sie ein Wiedergabebuchdokument wiederholen möchten, bevor Sie es live schalten, erstellen Sie zunächst die Wiedergabebuch-Shell, fügen Sie dann eine Version hinzu und aktivieren Sie sie und weisen Sie das Wiedergabebuch einem Vertragsdatensatztyp zu. Jede Aktion ist ein separater Schritt, sodass Sie zwischen ihnen anhalten können, um das Dokument zu überprüfen oder zu aktualisieren. - Erstellen eines Dokument-Wiedergabebuchs durch Hochladen einer Datei
Erstellen Sie ein Wiedergabebuch, aktivieren Sie dessen erste Version und weisen Sie das Wiedergabebuch in einer einzelnen Aktion einem Vertragsdatensatztyp zu. Verwenden Sie diese Aufgabe, wenn Ihr Wiedergabebuchdokument endgültig ist und Sie keine Entwürfe durchlaufen müssen, bevor Sie das Wiedergabebuch aktivieren.
