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Cómo funciona el libro de jugadas de documentos
Un libro de jugadas de documentos captura las directrices, el lenguaje de cláusulas aceptable y las posiciones de reserva que los equipos legales y contractuales siguen durante las negociaciones de contratos. Cuando un autor de contrato ejecuta un análisis de riesgo en un contrato en el complemento Microsoft 365 Word, Salesforce compara el contrato con el libro de jugadas activo y resalta desviaciones, rutas de distribución y lenguaje no estándar. Utilice libros de jugadas de documentos para gestionar directrices de negociación versionadas que Análisis de riesgo de contratos utiliza para evaluar cambios de contratos con respecto a los estándares de su organización.
Ediciones necesarias
| Disponible en: Lightning Experience |
| Disponible en: Ediciones Enterprise, Unlimited y Performance. |
Libro de documentos separa la gestión de libros de jugadas del uso de libros de jugadas. Los diseñadores de libros de jugadas de documentos crean, versionan, activan y asignan libros de jugadas. Los usuarios de Libro de jugadas de documentos tienen acceso de solo lectura a directrices relevantes durante Análisis de riesgo de contrato.
Registros de libro de reproducción de documentos
Document Playbook utiliza estos tipos de registro para organizar datos.
| Tipo de registro | Objetivo |
|---|---|
| Libro de jugadas de documentos | El registro de nivel superior que agrupa versiones y asignaciones relacionadas. Un libro de jugadas pasa por los estados Borrador, Activo y Archivado. El estado del libro de jugadas principal se deriva de sus versiones. La activación de cualquier versión mueve el libro de jugadas principal a Activo. |
| Versión de libro de documentos | El contenido real del libro de jugadas. Cada versión almacena un archivo cargado (PDF, DOCX o XLSX) y pasa por los estados Borrador, Activo y Archivado. Un libro de jugadas puede tener varias versiones, pero solo una versión Activa y una versión Borrador a la vez. La activación de una nueva versión archiva automáticamente la versión activa anterior. |
| Asignación de libro de jugadas de documentos | Vincula un libro de jugadas a un objeto de destino y tipo de registro de modo que el análisis de riesgo pueda recuperar el libro de jugadas apropiado cuando el autor ejecuta el análisis. El objeto de destino es un contrato. Una asignación pertenece al libro de jugadas principal, no a una versión individual. Puede crear una asignación solo cuando el libro de jugadas principal está Activo y puede asignar una combinación de objeto de destino y tipo de registro a solo un libro de jugadas a la vez. |
Búsqueda de Data 360
Cuando un diseñador activa una versión, las transmisiones de datos del Kit de datos de Document Playbook introducen el archivo de la versión en Data 360 (Data Cloud), lo dividen en segmentos con significado semántico y almacenan esos segmentos en un índice de búsqueda híbrido. El índice Document Playbook admite la búsqueda de palabras clave y vectores de modo que el análisis de riesgos pueda encontrar los segmentos más relevantes para cada sección de un contrato entrante.
Durante el análisis de riesgo de contratos, Salesforce utiliza directrices de manual en este orden.
- Identifique el tipo de registro Contrato del contrato que se está analizando.
- Busque la Asignación de libro de jugadas de documentos que coincida con ese tipo de registro.
- Busque la versión de libro de jugadas de documentos activa vinculada al libro de jugadas asignado.
- Ejecute una búsqueda híbrida en el contenido indexado de la versión en Data 360 para recuperar los segmentos más relevantes para cada sección de contrato.
- Proporcione esos segmentos al flujo de análisis de riesgo de modo que el revisor vea desviaciones, rutas de distribución y lenguaje no estándar.
La consulta de búsqueda filtra a la versión activa del libro de jugadas asignado, de modo que el contenido retirado y borrador nunca se aflora durante el análisis de riesgo.
Acceso a libros de jugadas de documentos, archivos y límites
Los registros del libro de reproducción de documentos son privados de forma predeterminada. Solo el propietario del registro puede ver un libro de reproducción hasta que una regla de colaboración otorgue acceso a otros usuarios. Cree reglas de colaboración en el objeto Libro de jugadas de documentos y, si los registros secundarios deben compartirse más allá del propietario, en Versión de libro de jugadas de documentos y Asignación de libro de jugadas de documentos. Consulte Crear una regla de colaboración de libro de jugadas de documentos.
| Límite | Valor |
|---|---|
| Cargar formatos | PDF, DOCX y XLSX |
| Tamaño máximo de archivo | 100 MB |
| Formatos de fragmentos de kit de datos | PDF, DOCX y XLSX |
| Compatibilidad de idiomas | Solo en inglés |
Estados y acciones de Libro de jugadas y versión
Cada tipo de registro tiene un ciclo de vida. Los estados de Playbook y versión determinan qué acciones están disponibles y cuándo se puede utilizar el contenido durante el análisis de riesgos. Para actualizar el contenido del libro de jugadas, cree una nueva versión. No puede modificar la descripción de una versión Activa y no puede modificar una versión Archivada.
| Registro | Estado | Significado | Acciones disponibles | Cómo funcionan las acciones |
|---|---|---|---|---|
| Libro de jugadas de documentos | Borrador | Libro de jugadas de nueva creación. Aún no se ha activado ninguna versión. No disponible para análisis de riesgo. | Ver, Modificar, Nueva versión, Eliminar | Agregar y modificar versiones. La eliminación elimina el libro de jugadas y sus versiones. El libro de jugadas pasa a Activo automáticamente cuando se activa cualquier versión. |
| Libro de jugadas de documentos | Activo | Al menos una versión está activa. Las directrices están disponibles para el análisis de riesgos. | Ver, Modificar, Nueva versión, Asignación, Archivar | Agregue nuevas versiones borrador o sustituya la versión activa. Cree o actualice la asignación para un objeto de destino y tipo de registro. Archive para retirar el libro de jugadas. |
| Libro de jugadas de documentos | Archivado | Libro de jugadas retirado. Se mantiene como referencia. No devuelto durante el análisis de riesgo. | Eliminar | El archivado de un libro de jugadas archiva todas sus versiones Activa y Archivada junto con él. La versión Borrador permanece en Borrador. La eliminación de un libro de reproducción archivado lo elimina y todas sus versiones, junto con sus fragmentos indexados de Data 360, de modo que el análisis de riesgos ya no devuelve contenido del libro de reproducción eliminado. |
| Versión de libro de documentos | Borrador | Versión recién creada o modificada. Aún no disponible para el análisis de riesgos. | Modificar, Sustituir documento, Activar, Eliminar | Modifique los metadatos o sustituya el documento adjunto. Active para mover esta versión y el libro de jugadas principal a Activo. La activación de esta versión archiva la versión activa anterior del mismo libro de jugadas. |
| Versión de libro de documentos | Activo | Actualmente en vigor. Disponible para análisis de riesgo. Solo una versión por libro de jugadas puede estar Activa a la vez. | Archivo | Archive para retirar esta versión. Para sustituirlo, active un nuevo borrador de Salesforce archiva la versión activa actual automáticamente. |
| Versión de libro de documentos | Archivado | Versión retirada. Se mantiene como referencia y auditoría. No devuelto durante el análisis de riesgo. | Eliminar | La eliminación de una versión elimina sus fragmentos de Data 360, de modo que el análisis de riesgo ya no muestra contenido de la versión eliminada. |
- Crear un libro de jugadas de documentos y activar una versión
Para iterar en un documento de libro de jugadas antes de ponerlo en marcha, cree primero el shell del libro de jugadas, luego agregue y active una versión y asigne el libro de jugadas a un tipo de registro Contrato. Cada acción es un paso separado, de modo que puede realizar una pausa entre ellas para revisar o actualizar el documento. - Crear un manual de documentos cargando un archivo
Cree un libro de jugadas, active su primera versión y asigne el libro de jugadas a un tipo de registro Contrato en una sola acción. Utilice esta tarea cuando su documento de libro de jugadas sea final y no necesite iterar en borradores antes de activar el libro de jugadas.
