Olet tässä:
Miten asiakirjojen toistaja toimii
Asiakirjamerkintä sieppaa ohjeet, hyväksyttävät lausekkeen kielet ja vara-asemat, joita laki- ja sopimustiimit noudattavat sopimusten neuvottelujen aikana. Kun sopimuksen tekijä suorittaa sopimukselle riskien analyysin Microsoft 365 Word -lisäosassa, Salesforce vertaa sopimusta aktiiviseen soittokirjaan ja korostaa poikkeamat, eskalointipolut ja ei-vakiomuotoiset kielet. Käytä asiakirjojen toistokirjoja hallitaksesi versioituja neuvotteluohjeita, joita sopimusten riskien analyysi käyttää arvioidakseen sopimusten muutoksia organisaatiosi standardien mukaisesti.
Vaaditut versiot
| Käytettävissä: Lightning Experiencessa |
| Käytettävissä: Enterprise-, Unlimited- ja Performance -versioissa. |
Asiakirjojen toistokirja erottaa toistokirjojen hallinnan toistokirjojen käyttämisestä. Asiakirjojen soittosivujen suunnittelijat luovat, versioivat, aktivoivat ja kohdistavat soittosivuja. Asiakirjojen soittosivun käyttäjillä on Vain luku -oikeus asiaankuuluviin ohjeisiin sopimusten riskien analyysin aikana.
Asiakirjojen toistaja -tietueet
Asiakirjojen toistokirja käyttää seuraavia tietuetyyppejä datan organisointiin.
| Tietuetyyppi | Käyttötarkoitus |
|---|---|
| Asiakirjojen toistaja | Ylimmän tason tietue, joka ryhmittää siihen liittyvät versiot ja kohdistukset. Leikkikirja siirtyy Luonnos-, Aktiivinen- ja Arkistoitu-tiloihin. Pääsoittokirjan tila saadaan sen versioista. Minkä tahansa version aktivoiminen siirtää ylätason soittosivun Aktiivinen-tilaan. |
| Asiakirjojen toistajan versio | Pelikirjan todellinen sisältö. Jokainen versio tallentaa palvelimelle ladatun tiedoston (PDF, DOCX tai XLSX) ja siirtyy luonnos-, Aktiivinen- ja Arkistoitu-tiloihin. Pelikirjassa voi olla useita versioita, mutta vain yksi Aktiivinen versio ja yksi luonnosversio kerralla. Uuden version aktivoiminen arkistoi aiemmin aktiivisen version automaattisesti. |
| Asiakirjojen toistokirjan kohdistaminen | Linkittää soittokirjan kohdeobjektiin ja tietuetyyppiin, jotta riskien analyysi voi noutaa asiaankuuluvan soittokirjan, kun tekijä suorittaa analyysin. Kohdeobjekti on sopimus. Kohdistus kuuluu ylätason toistajaan, ei yksittäiseen versioon. Voit luoda kohdistuksen vain, kun ylätason soittokirja on Aktiivinen, ja voit kohdistaa kohdeobjektin ja tietuetyypin yhdistelmän vain yhteen soittokirjaan kerralla. |
Data 360 -haku
Kun suunnittelija aktivoi version, Document Playbook Data Kit -datavirrat tuovat version tiedoston Data 360en (Data Cloud), pilkkovat sen semanttisesti hyödyllisiin segmentteihin ja tallentavat kyseiset segmentit hybridihakuindeksiin. Asiakirjojen soittolista -indeksi tukee avainsanojen ja vektoreiden hakua, joten riskien analyysi voi löytää saapuvan sopimuksen jokaiseen osioon sopivimmat segmentit.
Salesforce käyttää esitelmän ohjeita tässä järjestyksessä sopimusten riskien analysoinnin aikana.
- Tunnista analysoitavan sopimuksen Sopimus-tietuetyyppi.
- Etsi kyseistä tietuetyyppiä vastaava asiakirjojen toistokirjoituksen kohdistus.
- Etsi aktiivinen asiakirjojen toistokirjan versio, joka on linkitetty kohdistettuun toistokirjaan.
- Suorita versioiden indeksoidusta sisällöstä hybridihaku Data 360:ssa hakeaksesi kunkin sopimuksen osioon tärkeimmät segmentit.
- Tarjoa nämä segmentit riskien analyysin kulkuun, jotta tarkastaja näkee poikkeamat, eskalointipolut ja ei vakio -kielen.
Hakukysely suodattaa kohdistetun pelikirjan aktiivisen version, joten poistettua ja luonnossisältöä ei näytetä koskaan riskien analyysin aikana.
Asiakirjojen toistokirjojen käyttöoikeudet, tiedostot ja rajoitukset
Asiakirjojen toistokirjatietueet ovat oletusarvoisesti yksityisiä. Vain tietueen omistaja voi nähdä soittokirjan, kunnes jakosääntö myöntää käyttöoikeuden muille käyttäjille. Luo jakosääntöjä Asiakirjojen soittolista -objektille ja, jos alitason tietueiden täytyy olla jaettu omistajan lisäksi, Asiakirjojen soittolistan versio- ja Asiakirjojen soittolistan kohdistus -objekteille. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjojen toistokirjan jakosäännön luominen.
| Rajoitus | Arvo |
|---|---|
| Latausformaatit | PDF, DOCX ja XLSX |
| Tiedoston enimmäiskoko | 100 MT |
| Datapakettien pilkkomuodot | PDF, DOCX ja XLSX |
| Kielten tuki | Vain englanniksi |
Playbook- ja version tilat ja toiminnot
Jokaisella tietuetyypillä on elinkaari. Playbook- ja version tilat määrittävät käytettävissä olevat toiminnot ja milloin sisältöä voidaan käyttää riskien analyysin aikana. Jos haluat päivittää soittokirjan sisällön, luo uusi versio. Et voi muokata Aktiivinen-version kuvausta etkä arkistoitua versiota.
| Tietue | Tila | Merkitys | Käytettävissä olevat toiminnot | Miten toiminnot toimivat |
|---|---|---|---|---|
| Asiakirjojen toistaja | Luonnos | Äskettäin luotu soittokirja. Versiota ei ole vielä aktivoitu. Ei käytettävissä riskien analyysiä varten. | Tarkastelu, muokkaus, uusi versio, poisto | Lisää ja muokkaa versioita. Poistaminen poistaa soittokirjan ja sen versiot. Playbook siirtyy Aktiivinen-tilaan automaattisesti, kun jokin versio aktivoidaan. |
| Asiakirjojen toistaja | Aktiivinen | Vähintään yksi versio on aktiivinen. Ohjeita on saatavilla riskien analysointia varten. | Tarkastelu, muokkaus, uusi versio, kohdistus, arkistointi | Lisää uusia luonnosversioita tai korvaa aktiivinen versio. Luo tai päivitä kohdistus kohdeobjektille ja tietuetyypille. Arkistoi poistaaksesi soittokirjan. |
| Asiakirjojen toistaja | Arkistoitu | Poistettu soittokirja. Pidetty viitteeksi. Ei palautettu riskien analyysin aikana. | Poisto | Leikkikirjan arkistointi arkistoi sen kaikki Aktiivinen- ja Arkistoitu-versiot. Luonnosversio pysyy luonnosversiossa. Arkistoidun pelikirjan poistaminen poistaa sen ja kaikki sen versiot sekä niiden indeksoidut lohkot Data 360:sta, joten riskien analyysi ei palauta enää sisältöä poistetusta pelikirjasta. |
| Asiakirjojen toistajan versio | Luonnos | Uudet luodut tai muokatut versiot. Ei vielä käytettävissä riskien analysointia varten. | Muokkaa, korvaa asiakirja, aktivoi, poista | Muokkaa metadataa tai korvaa liitetty asiakirja. Aktivoi siirtääksesi tämän version ja ylätason soittosivun Aktiivinen-tilaan. Tämän version aktivoiminen arkistoi saman soittokirjan aiemmin aktiivisen version. |
| Asiakirjojen toistajan versio | Aktiivinen | Tällä hetkellä voimassa. Käytettävissä riskien analysoinnissa. Vain yksi versio per soittokirja voi olla Aktiivinen kerralla. | Arkistoi | Arkistoi poistaaksesi tämän version. Korvaa se aktivoimalla uusi luonnos, Salesforce arkistoi tämänhetkisen aktiivisen version automaattisesti. |
| Asiakirjojen toistajan versio | Arkistoitu | Poistettu versio. Säilytettiin viitteitä ja tarkastuksia varten. Ei palautettu riskien analyysin aikana. | Poisto | Version poistaminen poistaa sen lohkot Data 360:sta, joten riskien analysointi ei enää näytä poistetun version sisältöä. |
- Asiakirjojen toistajan luominen ja version aktivoiminen
Jos haluat iteroida toistaja-asiakirjan asiakirjan ennen sen julkaisemista, luo ensin toistaja-asiakirjan shell, lisää ja aktivoi versio ja kohdista toistaja-asiakirja sopimustietuetyyppiin. Jokainen toiminto on erillinen vaihe, joten voit keskeyttää sen välillä tarkastaaksesi tai päivittääksesi asiakirjan. - Asiakirjojen toistokirjan luominen tiedoston lataamalla palvelimelle
Luo soittokirja, aktivoi sen ensimmäinen versio ja kohdista se Sopimus-tietuetyyppiin yhdellä toiminnolla. Käytä tätä tehtävää, kun leikkikirjasi asiakirja on lopullinen etkä tarvitse iteroida luonnoksia ennen kuin teet siitä aktiivisen.
